PAGE測(cè)繪檔案及資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司測(cè)繪檔案及資料的管理，確保測(cè)繪檔案及資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮其在公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理及技術(shù)創(chuàng)新中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及測(cè)繪檔案及資料管理的部門、項(xiàng)目組及相關(guān)人員。（三）相關(guān)職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善測(cè)繪檔案及資料管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。集中統(tǒng)一管理公司測(cè)繪檔案及資料，包括收集、整理、歸檔、保管、借閱、利用和銷毀等工作。定期對(duì)測(cè)繪檔案及資料進(jìn)行清查、統(tǒng)計(jì)和鑒定，確保檔案及資料的質(zhì)量和安全。開展檔案信息化建設(shè)，提高測(cè)繪檔案及資料的管理效率和服務(wù)水平。2.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目測(cè)繪資料的收集、整理和歸檔工作，確保項(xiàng)目資料的完整性和準(zhǔn)確性。按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將項(xiàng)目測(cè)繪資料移交歸檔，并對(duì)資料的真實(shí)性和完整性負(fù)責(zé)。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，督促項(xiàng)目組成員遵守檔案管理制度，保護(hù)項(xiàng)目資料的安全。3.測(cè)繪人員嚴(yán)格按照測(cè)繪規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行作業(yè)，及時(shí)整理和保存?zhèn)€人在項(xiàng)目中形成的測(cè)繪資料。在項(xiàng)目結(jié)束后，將個(gè)人測(cè)繪資料按要求移交項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，并協(xié)助做好項(xiàng)目資料的歸檔工作。不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借測(cè)繪資料，確保個(gè)人資料的安全和完整。二、測(cè)繪檔案及資料的收集與整理（一）收集范圍1.測(cè)繪項(xiàng)目前期資料，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、技術(shù)設(shè)計(jì)書等。2.測(cè)繪過(guò)程中形成的原始記錄、觀測(cè)數(shù)據(jù)、計(jì)算成果、草圖、航片、衛(wèi)片等。3.測(cè)繪成果資料，包括地形圖、地籍圖、房產(chǎn)圖、工程測(cè)量圖、地理信息數(shù)據(jù)等。4.測(cè)繪項(xiàng)目驗(yàn)收文件，包括驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、成果鑒定證書等。5.與測(cè)繪項(xiàng)目相關(guān)的其他資料，如技術(shù)總結(jié)、工作報(bào)告、用戶反饋等。（二）收集要求1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)，明確資料收集的范圍、要求和責(zé)任人，并及時(shí)向項(xiàng)目組成員傳達(dá)。2.測(cè)繪人員應(yīng)在作業(yè)過(guò)程中，認(rèn)真做好資料的收集和記錄工作，確保資料的真實(shí)性和完整性。3.對(duì)于外來(lái)資料，如委托測(cè)繪項(xiàng)目中的委托方提供的資料，應(yīng)進(jìn)行登記和簽收，并妥善保管。4.項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)組織對(duì)項(xiàng)目資料進(jìn)行收集和整理，確保資料無(wú)遺漏。（三）整理原則1.遵循測(cè)繪工作的流程和規(guī)律，按照項(xiàng)目階段和資料類別進(jìn)行分類整理。2.保持資料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用。3.確保資料的準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)不符合要求的資料進(jìn)行補(bǔ)充、修正或重新整理。（四）整理方法1.分類按照測(cè)繪專業(yè)分類，如大地測(cè)量、地形測(cè)量、攝影測(cè)量與遙感、工程測(cè)量、地籍測(cè)繪、房產(chǎn)測(cè)繪等。按照資料形成的階段分類，如項(xiàng)目前期資料、測(cè)繪過(guò)程資料、成果資料、驗(yàn)收資料等。按照資料的載體形式分類，如圖紙、數(shù)據(jù)、文檔、實(shí)物等。2.編號(hào)對(duì)每一類測(cè)繪檔案及資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用數(shù)字編碼、字母編碼或數(shù)字與字母混合編碼的方式，便于識(shí)別和管理。3.編目編制測(cè)繪檔案及資料目錄，目錄應(yīng)包括編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息。目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案及資料裝訂成冊(cè)，另一份單獨(dú)成冊(cè)，便于查閱和檢索。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)測(cè)繪檔案及資料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，對(duì)破損的資料進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。三、測(cè)繪檔案及資料的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.測(cè)繪項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將整理好的項(xiàng)目測(cè)繪資料移交檔案管理部門歸檔。2.對(duì)于跨年度的測(cè)繪項(xiàng)目，應(yīng)在每年年底將本年度形成的測(cè)繪資料移交歸檔。（二）歸檔程序1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人填寫《測(cè)繪檔案及資料歸檔清單》，詳細(xì)列出移交資料的名稱、數(shù)量、編號(hào)等信息，并簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對(duì)移交的測(cè)繪檔案及資料進(jìn)行核對(duì)和驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)資料不完整或不符合要求，應(yīng)及時(shí)通知項(xiàng)目負(fù)責(zé)人補(bǔ)充或修正。3.經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，檔案管理部門在《測(cè)繪檔案及資料歸檔清單》上簽字確認(rèn)，并將資料進(jìn)行歸檔保存。（三）歸檔要求1.歸檔的測(cè)繪檔案及資料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確、規(guī)范，符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.歸檔的測(cè)繪檔案及資料應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列，便于查找和利用。3.歸檔的測(cè)繪檔案及資料應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種載體形式保存，電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。四、測(cè)繪檔案及資料的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的測(cè)繪檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等。3.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管方式1.測(cè)繪檔案及資料應(yīng)采用分類存放的方式，按照檔案類別和編號(hào)順序排列在檔案柜或貨架上。2.對(duì)于重要的測(cè)繪檔案及資料，應(yīng)采用專柜保管或異地備份保管的方式，確保檔案及資料的安全。3.電子測(cè)繪檔案及資料應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）保管期限1.測(cè)繪檔案及資料的保管期限應(yīng)根據(jù)其重要程度、使用價(jià)值和法律法規(guī)的要求確定。2.一般情況下，測(cè)繪檔案及資料的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案及資料包括具有重要?dú)v史價(jià)值、法律憑證作用或涉及國(guó)家安全和利益的資料。長(zhǎng)期保管的檔案及資料保管期限為[X]年，包括在一定時(shí)期內(nèi)具有參考價(jià)值的資料。短期保管的檔案及資料保管期限為[X]年，包括一般性的測(cè)繪資料。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)測(cè)繪檔案及資料的保管期限進(jìn)行鑒定，對(duì)已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案及資料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（四）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)建立健全測(cè)繪檔案及資料安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理。2.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防盜報(bào)警裝置、監(jiān)控設(shè)備和消防設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)測(cè)繪檔案及資料進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，并做好記錄，如發(fā)現(xiàn)檔案及資料丟失、損壞或被盜，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施。五、測(cè)繪檔案及資料的借閱與利用（一）借閱范圍1.公司內(nèi)部因工作需要查閱測(cè)繪檔案及資料的人員。2.外單位因工作需要查閱測(cè)繪檔案及資料的人員，須經(jīng)公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。（二）借閱手續(xù)1.借閱人員填寫《測(cè)繪檔案及資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案及資料的名稱、編號(hào)、用途、借閱期限等信息，并簽字確認(rèn)。2.借閱人員所在部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核簽字，如涉及外單位借閱，還需公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)簽字。3.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表，對(duì)借閱檔案及資料進(jìn)行核對(duì)和登記，并向借閱人員發(fā)放《測(cè)繪檔案及資料借閱證》。4.借閱人員憑《測(cè)繪檔案及資料借閱證》到檔案庫(kù)房借閱檔案及資料，檔案管理人員應(yīng)在借閱現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督借閱人員查閱檔案及資料，確保檔案及資料的安全。（三）借閱期限1.公司內(nèi)部人員借閱測(cè)繪檔案及資料的期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.外單位人員借閱測(cè)繪檔案及資料的期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，須經(jīng)公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并重新辦理借閱手續(xù)。（四）利用規(guī)定1.借閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)測(cè)繪檔案及資料，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄、拍照、錄像等，如需復(fù)制或摘錄，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。2.借閱人員在查閱檔案及資料過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案及資料有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.檔案管理部門應(yīng)積極為公司內(nèi)部人員提供測(cè)繪檔案及資料的利用服務(wù)，根據(jù)工作需要及時(shí)提供相關(guān)檔案及資料，并做好利用記錄。六（五）歸還手續(xù)1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還測(cè)繪檔案及資料，歸還時(shí)應(yīng)保持檔案及資料的完好無(wú)損。2.檔案管理人員對(duì)歸還的檔案及資料進(jìn)行核對(duì)和驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)檔案及資料有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)通知借閱人員進(jìn)行處理。3.經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，檔案管理人員在《測(cè)繪檔案及資料借閱申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并收回《測(cè)繪檔案及資料借閱證》。七、測(cè)繪檔案及資料的鑒定與銷毀（一）鑒定組織1.檔案管理部門應(yīng)定期組織對(duì)測(cè)繪檔案及資料進(jìn)行鑒定，鑒定工作由檔案管理部門負(fù)責(zé)人牽頭，相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員和檔案管理人員參加。2.鑒定人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉測(cè)繪業(yè)務(wù)和檔案管理規(guī)定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.鑒定測(cè)繪檔案及資料應(yīng)依據(jù)其重要程度、使用價(jià)值、歷史意義、法律法規(guī)要求等因素進(jìn)行綜合評(píng)估。2.對(duì)于已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案及資料，應(yīng)予以銷毀；對(duì)于仍有保存價(jià)值但保管期限已滿的檔案及資料，可根據(jù)實(shí)際情況延長(zhǎng)保管期限或進(jìn)行數(shù)字化處理后繼續(xù)保存。（三）銷毀程序1.檔案管理部門根據(jù)鑒定結(jié)果，編制《測(cè)繪檔案及資料銷毀清單》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案及資料的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息，并簽字確認(rèn)。2.《測(cè)繪檔案及資料銷毀清單》經(jīng)公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。