PAGE公司人事檔案管理制度6一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司人事檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司人力資源管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司人事檔案由人力資源部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映員工的實(shí)際情況，嚴(yán)禁虛假信息錄入。3.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)人事檔案的內(nèi)容予以保密，防止檔案信息泄露。4.及時(shí)更新原則隨著員工工作經(jīng)歷、崗位變動(dòng)、獎(jiǎng)懲情況等的變化，及時(shí)更新檔案內(nèi)容。二、人事檔案的內(nèi)容（一）員工基本信息1.個(gè)人簡(jiǎn)歷：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等。2.身份證復(fù)印件：清晰反映員工身份證號(hào)碼及個(gè)人信息。3.學(xué)歷證書復(fù)印件：從最高學(xué)歷到最低學(xué)歷依次排列，包括畢業(yè)證書、學(xué)位證書等。4.專業(yè)技術(shù)資格證書復(fù)印件：如職稱證書、職業(yè)資格證書等。5.就業(yè)報(bào)到證復(fù)印件：記錄員工初次就業(yè)的相關(guān)信息。（二）工作經(jīng)歷1.勞動(dòng)合同：詳細(xì)記錄員工與公司簽訂的勞動(dòng)合同期限、工作崗位、薪資待遇等內(nèi)容。2.工作變動(dòng)記錄：包括內(nèi)部調(diào)動(dòng)、晉升、降職、離職等相關(guān)手續(xù)及文件。3.培訓(xùn)經(jīng)歷：參加公司內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)的記錄，包括培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)效果評(píng)估等。（三）考核與獎(jiǎng)懲1.績(jī)效考核記錄：定期對(duì)員工進(jìn)行績(jī)效考核的結(jié)果，包括考核指標(biāo)完成情況、考核等級(jí)等。2.獎(jiǎng)懲記錄：記錄員工獲得的獎(jiǎng)勵(lì)和受到的處罰，如表彰、榮譽(yù)證書、警告、記過、辭退等相關(guān)文件。（四）薪資福利1.薪資調(diào)整記錄：每次薪資調(diào)整的依據(jù)、調(diào)整幅度、調(diào)整時(shí)間等。2.福利享受情況：如社會(huì)保險(xiǎn)、住房公積金、帶薪年假、節(jié)日福利等相關(guān)記錄。（五）其他重要材料1.體檢報(bào)告：?jiǎn)T工入職、定期體檢的報(bào)告，確保員工身體健康狀況符合公司要求。2.職業(yè)資格考試成績(jī)及證書：如通過國(guó)家統(tǒng)一考試獲得的職業(yè)資格證書等相關(guān)材料。3.員工個(gè)人總結(jié)、述職報(bào)告等反映員工工作表現(xiàn)和能力的材料。三、人事檔案的收集與整理（一）收集渠道1.新員工入職時(shí)，由人力資源部門負(fù)責(zé)收集其個(gè)人基本信息、學(xué)歷證書、身份證復(fù)印件等相關(guān)檔案材料，并要求員工如實(shí)填寫個(gè)人信息登記表。2.員工工作過程中產(chǎn)生的各類材料，如績(jī)效考核表、獎(jiǎng)懲決定、薪資調(diào)整通知等，由相關(guān)部門及時(shí)整理后移交人力資源部門。3.員工主動(dòng)提交的與個(gè)人工作、學(xué)習(xí)、生活相關(guān)的重要材料，如培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、職業(yè)資格證書等，應(yīng)及時(shí)交至人力資源部門。（二）整理要求1.分類清晰：按照檔案內(nèi)容的類別，將各類材料分別整理，如基本信息類、工作經(jīng)歷類、考核與獎(jiǎng)懲類等。2.編號(hào)規(guī)范：為每份檔案材料編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，便于查詢和管理。3.排序有序：同一類別材料按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排序，確保檔案內(nèi)容的邏輯性和連貫性。4.裝訂整齊：對(duì)紙張較多的材料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不影響材料的查閱。四、人事檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.人力資源部門負(fù)責(zé)對(duì)收集到的人事檔案材料進(jìn)行審核，確保材料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.審核通過后，將檔案材料按照分類整理的結(jié)果進(jìn)行歸檔，存入專門的檔案柜或電子檔案系統(tǒng)。3.建立檔案索引目錄，詳細(xì)記錄每份檔案的編號(hào)、類別、存放位置等信息，方便快速查找和調(diào)閱檔案。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專門的檔案庫房，保持庫房清潔、干燥、通風(fēng)良好，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。檔案柜應(yīng)排列整齊，標(biāo)識(shí)清晰，按照檔案類別和編號(hào)順序存放檔案。定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行清查，檢查檔案的完整性和存放狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.電子檔案保管建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)人事檔案進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)。對(duì)電子檔案進(jìn)行加密處理，設(shè)置不同級(jí)別的訪問權(quán)限，確保檔案信息安全。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.員工在職期間，其人事檔案應(yīng)長(zhǎng)期保管。2.員工離職后，其人事檔案應(yīng)繼續(xù)保管一定期限，具體保管期限按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，離職員工人事檔案保管期限為[X]年，期滿后經(jīng)公司批準(zhǔn)方可銷毀。五、人事檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.人力資源部門工作人員因工作需要可查閱員工人事檔案。2.公司領(lǐng)導(dǎo)因工作需要可查閱員工人事檔案，但需提前向人力資源部門提出申請(qǐng)，經(jīng)同意后方可查閱。3.其他部門因工作需要查閱員工人事檔案時(shí)，需填寫查閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱原因、查閱檔案范圍等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由人力資源部門工作人員陪同查閱人員到檔案庫房或電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行查閱。3.查閱人員只能在規(guī)定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。查閱過程中應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取檔案材料。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)在查閱登記表上簽字確認(rèn)，注明查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。（三）借閱權(quán)限1.一般情況下，員工人事檔案不允許借閱。如有特殊情況需要借閱，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫借閱申請(qǐng)表。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，需提前向人力資源部門申請(qǐng)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，由人力資源部門工作人員進(jìn)行核對(duì)，確保檔案完整無損。六、人事檔案的轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞原因1.員工離職：?jiǎn)T工與公司解除勞動(dòng)關(guān)系后，其人事檔案應(yīng)按照規(guī)定轉(zhuǎn)遞至新的工作單位或相關(guān)部門。2.組織調(diào)動(dòng)：?jiǎn)T工因工作需要在公司內(nèi)部或外部進(jìn)行組織調(diào)動(dòng)時(shí)，其人事檔案應(yīng)隨之轉(zhuǎn)遞。3.其他原因：如檔案保管期限屆滿、檔案信息變更需要轉(zhuǎn)遞等。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.人力資源部門根據(jù)轉(zhuǎn)遞原因，確定檔案轉(zhuǎn)遞的接收單位和地址。2.填寫檔案轉(zhuǎn)遞通知單，詳細(xì)注明檔案編號(hào)、員工姓名、轉(zhuǎn)遞原因、接收單位名稱及地址等信息。3.將檔案材料進(jìn)行密封包裝，并在封口處加蓋公司公章。4.通過機(jī)要交通、專人送取或郵政特快專遞等方式將檔案轉(zhuǎn)遞至接收單位，并要求接收單位在檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)上簽字確認(rèn)。5.及時(shí)更新檔案管理系統(tǒng)中的檔案狀態(tài)信息，記錄檔案轉(zhuǎn)遞的時(shí)間、接收單位等相關(guān)內(nèi)容。七、人事檔案的保密與安全（一）保密措施1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。2.嚴(yán)格控制檔案查閱和借閱范圍，對(duì)涉及個(gè)人隱私和公司機(jī)密的檔案內(nèi)容予以嚴(yán)格保密。3.對(duì)檔案庫房和電子檔案管理系統(tǒng)采取安全防護(hù)措施，設(shè)置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無關(guān)人員進(jìn)入。4.在檔案整理、歸檔、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不被泄露。（二）安全管理1.定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行安全檢查，檢查防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施的運(yùn)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。2.對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全維護(hù)，安裝殺毒軟件、防火墻等安全防護(hù)軟件，防止病毒入侵和數(shù)據(jù)丟失。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件時(shí)的應(yīng)急處理措施，確保檔案安全。八、人事檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的人事檔案電子管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、查閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能。2.通過信息化手段提高人事檔案管理的工作效率和準(zhǔn)確性，為公司人力資源決策提供有力支持。3.確保人事檔案信息的安全存儲(chǔ)和傳輸，防止信息泄露和丟失。（二）系統(tǒng)功能模塊1.檔案錄入模塊：用于錄入員工人事檔案的基本信息、工作經(jīng)歷、考核與獎(jiǎng)懲等各類數(shù)據(jù)。2.檔案查詢模塊：提供多種查詢方式，如按員工姓名、編號(hào)、檔案類別等進(jìn)行查詢，方便快速獲取檔案信息。3.權(quán)限管理模塊：設(shè)置不同用戶的訪問權(quán)限，確保檔案信息的安全性和保密性。4.統(tǒng)計(jì)分析模塊：對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如員工年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷分布、績(jī)效考核情況等，為公司人力資源管理提供數(shù)據(jù)支持。5.檔案轉(zhuǎn)遞模塊：記錄檔案轉(zhuǎn)遞的相關(guān)信息，包括轉(zhuǎn)遞原因、接收單位、轉(zhuǎn)遞時(shí)間等，實(shí)現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)遞的信息化管理。（三）數(shù)據(jù)維護(hù)與更新1.定期對(duì)人事檔案電子管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。2.隨著員工信息的變化，及時(shí)更新系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)，保證檔案信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。3.對(duì)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行定期清理，刪除過期或無用的數(shù)據(jù)，提高系統(tǒng)運(yùn)行效率。九、人事檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，對(duì)保管期滿或失去保存價(jià)值的人事檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是、全面審查的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。（二）鑒定組織成立人事檔案鑒定小組，由人力資源部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)部門代表組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)人事檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的保管期限是否已滿。2.檔案內(nèi)容是否已失去保存價(jià)值，如員工離職多年且無新的重要信息補(bǔ)充等。3.檔案是否存在重復(fù)、虛假或其他不符合檔案管理規(guī)定的情況。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定確需銷毀的人事檔案，填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，詳細(xì)說明銷毀檔案的編號(hào)、名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理