PAGE教育局檔案查閱利用制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)教育局檔案的管理，規(guī)范檔案查閱利用行為，充分發(fā)揮檔案的作用，保障檔案的安全與完整，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合教育局工作實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于教育局機(jī)關(guān)各科室、下屬各單位以及與教育局有檔案業(yè)務(wù)往來的單位和個(gè)人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則檔案查閱利用必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和檔案管理的有關(guān)規(guī)定，確保檔案信息的合法使用。2.安全保密原則在檔案查閱利用過程中，要嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息不泄露，維護(hù)檔案的安全。3.服務(wù)教育原則以服務(wù)教育工作為宗旨，充分發(fā)揮檔案的憑證和參考作用，為教育決策、教學(xué)研究、教育管理等提供有力支持。二、檔案查閱利用的范圍（一）內(nèi)部查閱1.教育局機(jī)關(guān)工作人員因工作需要查閱本單位檔案，包括但不限于政策文件、工作規(guī)劃、會(huì)議記錄、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.下屬各單位工作人員因履行工作職責(zé)，查閱本單位在教育局留存的相關(guān)檔案。（二）外部查閱1.上級(jí)主管部門因工作指導(dǎo)、監(jiān)督檢查等需要，查閱教育局相關(guān)檔案。2.其他政府部門因工作協(xié)調(diào)、信息共享等原因，依法依規(guī)查閱教育局有關(guān)檔案。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要，按照法定程序查閱教育局相關(guān)檔案。4.社會(huì)組織、公民個(gè)人因涉及教育權(quán)益、歷史研究等正當(dāng)理由，在履行相關(guān)手續(xù)后，可查閱教育局公開的部分檔案信息。三、檔案查閱利用的流程（一）查閱申請(qǐng)1.內(nèi)部查閱教育局機(jī)關(guān)工作人員需查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱及文號(hào)、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。下屬各單位工作人員查閱本單位在教育局留存檔案的，由單位出具查閱申請(qǐng)函，注明查閱事由、檔案范圍等，加蓋單位公章后提交至教育局檔案管理部門。2.外部查閱上級(jí)主管部門、其他政府部門查閱檔案的，應(yīng)出具正式的查閱公函，并注明查閱內(nèi)容、目的、時(shí)間等要求。司法機(jī)關(guān)查閱檔案的，應(yīng)持有相關(guān)法律文書和工作證件，按照規(guī)定程序辦理查閱手續(xù)。社會(huì)組織、公民個(gè)人查閱檔案的，需提交查閱申請(qǐng)書，說明查閱目的、涉及教育事項(xiàng)的具體情況等，并提供有效身份證明。檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合條件的予以受理。（二）審批1.檔案管理部門收到查閱申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。重點(diǎn)審核查閱目的是否正當(dāng)、查閱范圍是否合理、查閱人員身份是否合法等。2.對(duì)于內(nèi)部查閱申請(qǐng)，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后，即可辦理查閱手續(xù)。3.對(duì)于外部查閱申請(qǐng)，涉及重要檔案或敏感信息的，需經(jīng)教育局分管領(lǐng)導(dǎo)審批；一般檔案查閱申請(qǐng)，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。審批通過后，方可進(jìn)行查閱。（三）查閱登記1.查閱申請(qǐng)經(jīng)審批同意后，檔案管理人員對(duì)查閱人員進(jìn)行登記，包括查閱人員姓名、單位、身份信息、查閱時(shí)間、查閱檔案名稱及文號(hào)等。2.查閱人員需在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（四）檔案提供1.檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)，按照審批確定的查閱范圍，及時(shí)提供檔案。2.提供檔案時(shí)，應(yīng)遵循方便查閱、確保安全的原則。對(duì)于紙質(zhì)檔案，一般應(yīng)在檔案查閱室提供查閱；如需借出，應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，并限定歸還時(shí)間。對(duì)于電子檔案，可根據(jù)實(shí)際情況，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)确绞教峁┎殚?，但要確保信息安全。（五）查閱利用1.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出指定場(chǎng)所。2.查閱人員查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記破壞、抽取、撤換、污損等。如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)事先經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的方式進(jìn)行操作。3.檔案管理人員應(yīng)在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱過程符合規(guī)定要求。對(duì)于查閱過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)制止并采取相應(yīng)措施。（六）歸還1.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案是否完整、有無(wú)損壞等情況。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，查閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，并按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。3.檔案歸還后，檔案管理人員在《檔案查閱登記表》上記錄歸還時(shí)間，并注明檔案歸還情況。四、檔案的復(fù)制與摘錄（一）復(fù)制與摘錄的申請(qǐng)查閱人員如需復(fù)制或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)在查閱申請(qǐng)時(shí)一并提出，注明復(fù)制或摘錄的具體內(nèi)容、用途等。（二）審批1.對(duì)于內(nèi)部查閱人員復(fù)制或摘錄檔案的申請(qǐng)，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.對(duì)于外部查閱人員復(fù)制或摘錄檔案的申請(qǐng)，涉及重要檔案或敏感信息的，需經(jīng)教育局分管領(lǐng)導(dǎo)審批；一般檔案復(fù)制或摘錄申請(qǐng)，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。（三）復(fù)制與摘錄的辦理1.經(jīng)審批同意后，檔案管理人員按照規(guī)定的方式為查閱人員辦理復(fù)制或摘錄手續(xù)。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案的復(fù)制，一般采用復(fù)印、掃描等方式；對(duì)于電子檔案的復(fù)制，可根據(jù)實(shí)際情況提供電子文檔或允許查閱人員進(jìn)行必要的下載操作，但要進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限管理和記錄。3.復(fù)制或摘錄的檔案內(nèi)容應(yīng)與原件一致，并注明出處。檔案管理人員應(yīng)對(duì)復(fù)制或摘錄的內(nèi)容進(jìn)行審核，確保其準(zhǔn)確性和完整性。（四）復(fù)制與摘錄檔案的使用1.查閱人員獲得復(fù)制或摘錄的檔案內(nèi)容后，應(yīng)按照申請(qǐng)用途使用，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或用于其他目的。2.如需將復(fù)制或摘錄的檔案內(nèi)容提供給其他單位或個(gè)人，應(yīng)事先經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。五、檔案的借閱（一）借閱申請(qǐng)1.因特殊情況確需借閱檔案的，查閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱目的、借閱檔案名稱及文號(hào)、借閱時(shí)間及預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。2.內(nèi)部借閱申請(qǐng)，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)教育局分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.外部借閱申請(qǐng)，由申請(qǐng)單位出具正式借閱函，注明借閱事由、檔案范圍、借閱時(shí)間等，加蓋單位公章后，經(jīng)教育局檔案管理部門審核，報(bào)教育局分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）借閱審批教育局分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審批，重點(diǎn)審查借閱必要性、借閱期限合理性、借閱人員資質(zhì)及保管條件等。審批通過后方可辦理借閱手續(xù)。（三）借閱登記1.檔案管理人員對(duì)批準(zhǔn)借閱的檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，包括借閱人員姓名、單位、身份信息、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間、借閱檔案名稱及文號(hào)等。2.借閱人員需在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。（四）借閱檔案的提供與交付1.檔案管理人員按照審批確定的借閱范圍和要求，將檔案整理包裝好，交付給借閱人員。2.交付檔案時(shí)，應(yīng)向借閱人員說明檔案保管要求和注意事項(xiàng)，如不得轉(zhuǎn)借他人、不得擅自更改檔案內(nèi)容、按時(shí)歸還等。（五）借閱期間的管理1.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，確保檔案安全。不得在非規(guī)定場(chǎng)所存放檔案，不得將檔案暴露于有損檔案安全的環(huán)境中。2.借閱人員如需對(duì)檔案進(jìn)行摘錄、復(fù)制等操作，應(yīng)按照本制度關(guān)于復(fù)制與摘錄的規(guī)定辦理手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)借閱檔案進(jìn)行跟蹤檢查，了解檔案使用情況，確保借閱人員按時(shí)歸還檔案。如發(fā)現(xiàn)借閱人員有違反檔案管理規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)制止并要求其改正；情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)收回借閱檔案，并按照有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。（六）歸還1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的歸還時(shí)間內(nèi)將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真清點(diǎn)和檢查，核對(duì)檔案數(shù)量、內(nèi)容是否完整，有無(wú)損壞、涂改等情況。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有問題，借閱人員應(yīng)說明原因，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。檔案管理人員應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如修復(fù)、補(bǔ)充等。3.檔案歸還后，檔案管理人員在《檔案借閱登記表》上記錄歸還時(shí)間，并注明檔案歸還情況。同時(shí)，將借閱檔案歸還原位，恢復(fù)檔案的正常保管狀態(tài)。六、檔案查閱利用的安全與保密（一）安全管理1.檔案查閱室應(yīng)具備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保檔案存放環(huán)境安全。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案查閱室進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.查閱人員進(jìn)入檔案查閱室應(yīng)遵守安全規(guī)定，不得在室內(nèi)吸煙、使用明火、私拉亂接電線等。（二）保密管理1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密。不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案信息，不得擅自傳播檔案中的敏感內(nèi)容。2.查閱人員在查閱檔案過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得將檔案內(nèi)容告知無(wú)關(guān)人員。對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，查閱人員應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行處理，不得擅自摘抄、復(fù)制或傳播。3.檔案查閱利用過程中形成的各種記錄、資料等，應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄或泄露。4.對(duì)于違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)按照有關(guān)法律法規(guī)和單位規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.教育局檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)本單位檔案查閱利用制度的執(zhí)行情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期對(duì)檔案查閱利用記錄進(jìn)行審查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。2.檔案管理部門應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，提高其業(yè)務(wù)水平和責(zé)任意識(shí)，確保檔案查閱利用工作規(guī)范有序進(jìn)行。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門等對(duì)教育局檔案查閱利用工作的監(jiān)督檢查，積極配合并如實(shí)提供相關(guān)資料和情況。2.對(duì)于外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議，應(yīng)認(rèn)真研究并及時(shí)整改，不斷完善檔案查閱利用制度和工作流程。八、責(zé)任追究（一）查閱人員責(zé)任1.查閱人員違反本制度規(guī)定，擅自涂改、標(biāo)記破壞、抽取、撤換、污損檔案，或擅自將檔案帶出指定場(chǎng)所、轉(zhuǎn)借他人、擴(kuò)大使用范圍等，應(yīng)責(zé)令其改正，并視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育或相應(yīng)的紀(jì)律處分。2.因查閱人員保管不善導(dǎo)致檔案丟失、損壞的，查閱人員應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。（二）檔案管理人員責(zé)任1.檔案管理人員違反本制度規(guī)定，未按要求提供檔案、未履行審批手續(xù)、未對(duì)查閱利用過程進(jìn)行有效監(jiān)督等，應(yīng)責(zé)令其改正，并視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育或相