PAGE檔案借(查)閱管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案的借（查）閱管理，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要借（查）閱檔案的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.確保檔案借（查）閱過程的規(guī)范性、嚴(yán)肅性和保密性。3.提高檔案利用效率，滿足公司/組織各項(xiàng)工作對(duì)檔案信息的需求。二、檔案借閱管理（一）借閱申請(qǐng)1.員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.申請(qǐng)表需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，重要檔案的借閱申請(qǐng)還需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核同意。（二）借閱審批1.檔案管理部門收到借閱申請(qǐng)表后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批。2.審批通過的，由檔案管理人員在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并告知借閱人辦理借閱手續(xù)的具體時(shí)間和地點(diǎn)。3.審批未通過的，應(yīng)向借閱人說明原因。（三）借閱手續(xù)辦理1.借閱人憑審批通過的《檔案借閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容，核對(duì)借閱檔案的名稱、數(shù)量等信息，并與借閱人當(dāng)面清點(diǎn)。3.借閱人需在《檔案借閱登記薄》上簽字，注明借閱日期、檔案名稱、數(shù)量、歸還日期等信息。4.檔案管理人員向借閱人發(fā)放檔案，并提供必要的借閱指導(dǎo)。（四）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，借閱人應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。2.重要檔案的借閱期限由檔案管理部門根據(jù)實(shí)際情況確定，最長不超過[X]個(gè)工作日。（五）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還檔案時(shí)，借閱人應(yīng)確保檔案的完整性和整潔性，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.檔案管理人員在收到歸還的檔案后，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的名稱、數(shù)量等信息，確認(rèn)無誤后在《檔案借閱登記薄》上注明歸還日期，并將檔案歸位。三、檔案查閱管理（一）查閱申請(qǐng)1.員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明查閱檔案的名稱、數(shù)量、查閱目的等信息。2.申請(qǐng)表需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，重要檔案的查閱申請(qǐng)還需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核同意。（二）查閱審批1.檔案管理部門收到查閱申請(qǐng)表后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批。2.審批通過的，由檔案管理人員在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并告知查閱人查閱檔案的具體時(shí)間和地點(diǎn)。3.審批未通過的，應(yīng)向查閱人說明原因。（三）查閱手續(xù)辦理1.查閱人憑審批通過的《檔案查閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容，核對(duì)查閱檔案的名稱、數(shù)量等信息，并與查閱人當(dāng)面清點(diǎn)。3.查閱人需在《檔案查閱登記薄》上簽字，注明查閱日期、檔案名稱、數(shù)量等信息。4.檔案管理人員向查閱人提供查閱檔案的場(chǎng)所，并監(jiān)督查閱過程。（四）查閱限制1.查閱人只能在檔案管理部門指定的場(chǎng)所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。2.查閱人不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞等。3.涉及公司/組織機(jī)密的檔案，查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（五）查閱記錄1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)查閱過程進(jìn)行記錄，包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱檔案名稱、數(shù)量、查閱目的等信息。2.查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備日后查閱和審計(jì)。四、特殊情況處理（一）檔案丟失或損壞1.如發(fā)生檔案丟失或損壞的情況，借閱人或查閱人應(yīng)立即向檔案管理部門報(bào)告，并采取必要的措施進(jìn)行查找或補(bǔ)救。2.檔案管理部門應(yīng)及時(shí)對(duì)丟失或損壞的檔案進(jìn)行調(diào)查，并根據(jù)情況追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.對(duì)于重要檔案的丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)告，并按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（二）逾期未歸還1.如借閱人逾期未歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)催還，并記錄逾期情況。2.對(duì)于逾期未歸還且無正當(dāng)理由的借閱人，檔案管理部門有權(quán)暫停其借閱檔案的資格，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。（三）涉及法律糾紛1.如檔案借（查）閱過程中涉及法律糾紛，檔案管理部門應(yīng)積極配合相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查，并提供必要的檔案資料。2.在法律糾紛未解決之前，檔案管理部門應(yīng)暫停相關(guān)檔案的借（查）閱活動(dòng)。五、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案借（查）閱情況進(jìn)行檢查，包括借閱登記、歸還情況、查閱記錄等。2.檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改。（二）不定期抽查1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門或其他相關(guān)部門應(yīng)不定期對(duì)檔案借（查）閱情況進(jìn)行抽查，確保檔案借（查）閱管理工作的規(guī)范執(zhí)行。2.對(duì)于抽查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正，并按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。六、保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.借閱人或查閱人在借（查）閱檔案過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播檔案內(nèi)容。3.涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)在專門的保密場(chǎng)所進(jìn)行借（查）閱，并采取必要的保密措施。（二）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案保管場(chǎng)所的安全管理，確保檔案的安全存放。2.檔案借（查）閱過程中，應(yīng)注意防火、防盜、防潮、防蟲等，確保檔案的安全。3.如發(fā)生檔案安全事故，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)告。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案借（查）閱管理相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，提高員工的檔案管理意識(shí)和操作技能。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案借（查）閱管理制度、操作流程、保密規(guī)定等。（二）宣傳1.公司/組織應(yīng)通過內(nèi)部刊物、宣傳欄等形式，宣傳檔案借（查）閱管理的重要性和相關(guān)規(guī)定，提高員工的知曉率和遵守意識(shí)。2.鼓勵(lì)員工積極參與檔案管理工作，提出合理化建議和意見。八