PAGE干部人事檔案聯(lián)席會制度一、總則（一）目的為了加強干部人事檔案管理，規(guī)范干部人事檔案聯(lián)席會的組織與運行，確保干部人事檔案信息的真實、準確、完整、規(guī)范，充分發(fā)揮干部人事檔案在干部選拔任用、培養(yǎng)教育、管理監(jiān)督等工作中的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內部涉及干部人事檔案管理的各部門及相關工作人員。（三）基本原則1.真實性原則：干部人事檔案內容必須如實反映干部個人的真實情況，嚴禁任何形式的虛假信息。2.準確性原則：檔案信息的記錄應準確無誤，確保各項數據和表述的精準性。3.完整性原則：全面收集干部人事相關材料，保證檔案內容完整，避免重要信息缺失。4.規(guī)范性原則：嚴格按照國家有關法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司/組織的規(guī)定進行檔案管理和聯(lián)席會操作。二、組織架構（一）聯(lián)席會成員構成干部人事檔案聯(lián)席會由公司/組織的組織人事部門負責人擔任召集人，成員包括紀檢監(jiān)察部門、財務部門、審計部門、人力資源部門等相關部門的負責人或指定代表。（二）成員職責1.召集人職責負責組織和主持干部人事檔案聯(lián)席會會議。確定會議議題，協(xié)調各成員之間的工作，確保會議順利進行。對會議討論的結果進行總結和決策，推動相關工作的落實。2.紀檢監(jiān)察部門代表職責監(jiān)督干部人事檔案管理過程中的紀律執(zhí)行情況，確保檔案管理工作依法依規(guī)進行。對檔案管理中發(fā)現的違規(guī)違紀問題進行調查和處理，提出相應的紀律處分建議。3.財務部門代表職責審核干部人事檔案管理工作中涉及的經費預算和支出情況，確保費用使用合理合規(guī)。協(xié)助提供與財務相關的信息和數據，為檔案管理決策提供財務依據。4.審計部門代表職責對干部人事檔案管理工作進行定期審計或專項審計，檢查檔案管理的內部控制制度執(zhí)行情況。對審計中發(fā)現的問題提出整改意見和建議，促進檔案管理工作的規(guī)范和完善。5.人力資源部門代表職責負責干部人事檔案的日常收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案資料的完整性和準確性。提供干部人事檔案相關的基礎信息和數據，配合聯(lián)席會開展各項工作。根據聯(lián)席會的決策，落實干部人事檔案管理的各項具體措施。三、會議制度（一）會議召開頻率干部人事檔案聯(lián)席會原則上每季度召開一次，如有特殊情況可臨時召開。（二）會議議題確定1.召集人根據干部人事檔案管理工作的實際情況和需要，提前確定每次會議的議題。議題應圍繞檔案管理中的重點、難點問題，以及涉及干部人事檔案的重要事項。2.各成員也可在會前向召集人提出會議議題建議，經召集人審核后納入會議議程。（三）會議準備1.召集人提前將會議的時間、地點、議題等通知各成員，并要求相關部門準備好與議題相關的材料和匯報內容。2.人力資源部門負責整理和匯總近期干部人事檔案管理工作的情況，形成書面報告，供會議討論。（四）會議流程1.主持人介紹會議目的、議程和參會人員。2.人力資源部門匯報近期干部人事檔案管理工作情況，包括檔案收集、整理、審核、保管等方面的工作進展，存在的問題及下一步工作計劃。3.各成員就匯報內容發(fā)表意見和建議，重點討論檔案管理中涉及的重要事項、存在的風險以及需要協(xié)調解決的問題。4.針對討論的問題，各成員充分發(fā)表看法，進行深入分析和研究，提出具體的解決方案或措施。5.主持人對會議討論的結果進行總結，明確各項工作的責任部門和責任人，確定下一步工作的時間節(jié)點和要求。6.形成會議紀要，由召集人審核后印發(fā)給各成員，并抄送相關部門。會議紀要應詳細記錄會議討論的內容、決策結果以及工作安排。四、檔案管理流程（一）檔案收集1.人力資源部門按照干部人事檔案管理的相關規(guī)定，明確檔案材料的收集范圍和要求。2.各部門負責及時將涉及干部人事的各類材料收集齊全，并移交至人力資源部門。收集的材料應包括但不限于干部履歷表、任免文件、考核評價材料、學歷學位證書、獎懲情況等。3.人力資源部門對接收的檔案材料進行初步審核，檢查材料的完整性、真實性和規(guī)范性，對不符合要求的材料及時反饋給相關部門進行補充或更正。（二）檔案整理1.人力資源部門按照干部人事檔案整理工作細則，對收集到的檔案材料進行分類、排序、編目、裝訂等整理工作。2.整理過程中，要確保檔案材料的順序合理，編號準確，目錄清晰，便于查閱和管理。3.對破損、褪色的檔案材料進行修復或復制，保證檔案的質量。（三）檔案審核1.干部人事檔案聯(lián)席會定期組織對干部人事檔案進行審核，重點審核檔案內容的真實性、完整性和合規(guī)性。2.審核方式可采用集中審核、交叉審核等多種形式，確保審核工作的全面性和準確性。3.對審核中發(fā)現的問題，如檔案材料缺失、信息涂改、虛假材料等，要及時進行調查核實，并按照相關規(guī)定進行處理。（四）檔案保管1.公司/組織設立專門的干部人事檔案保管場所，配備必要的檔案保管設施設備，如檔案柜、防火防盜防潮防蟲等設施。2.人力資源部門安排專人負責檔案的日常保管工作，嚴格執(zhí)行檔案查閱、借閱登記制度，確保檔案的安全。3.定期對檔案保管情況進行檢查，發(fā)現問題及時采取措施進行整改，防止檔案損壞、丟失等情況發(fā)生。（五）檔案利用1.嚴格按照干部選拔任用、培養(yǎng)教育、管理監(jiān)督等工作的需要，規(guī)范檔案的查閱、借閱流程。2.查閱檔案需填寫查閱申請表，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后方可查閱。查閱過程中要嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自摘抄、復制、傳播檔案內容。3.借閱檔案需辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時間。借閱人要妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注等。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.紀檢監(jiān)察部門對干部人事檔案管理工作進行全程監(jiān)督，重點監(jiān)督檔案管理過程中的紀律執(zhí)行情況、信息安全情況等。2.建立舉報渠道，接受公司/組織內部員工對干部人事檔案管理中違規(guī)違紀行為的舉報。對舉報內容及時進行調查核實，嚴肅處理違規(guī)違紀人員。（二）考核辦法1.將干部人事檔案管理工作納入各部門的績效考核體系，對檔案管理工作成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵。2.對在檔案管理工作中存在問題，導致檔案信息不準確、不完整或出現違規(guī)違紀行為的部門和個人，視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括但不限于績效扣分、誡勉談話、紀律處分等。六、信息安全與保密（一）信息安全管理1.建立健全干部人事檔案信息安全管理制度，采取必要的技術手段和管理措施，保障檔案信息的安全。2.加強對檔案管理工作人員的信息安全培訓，提高其安全意識和防范能力。3.定期對檔案信息系統(tǒng)進行安全檢查和維護，及時發(fā)現和處理安全隱患。（二）保密措施1.嚴格限定接觸干部人事檔案信息的人員范圍，對涉及檔案管理的工作人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。2.在檔案管理場所設置必要的保密設施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設備等，防止無關人員進入檔案保管區(qū)域。3.對檔案查閱、借閱等過程中的信息傳遞進行嚴格管控，確保檔案信息不被泄露。七、培訓與宣傳（一）培訓計劃1.人力資源部門制定干部人事檔案管理培訓計劃，定期組織檔案管理工作人員參加業(yè)務培訓。2.培訓內容包括國家有關法律法規(guī)、行業(yè)標準、檔案管理業(yè)務知識、信息技術應用等方面，不斷提高檔案管理工作人員的專業(yè)素質和業(yè)務能力。（二）宣傳工作1.通過內部宣傳欄、公司/組織網站等渠道，宣傳干部人事檔案管理的重要性和相關政策法規(guī)，提高全體員工對檔案管理工作的認識和重視程度。2.及時向