PAGE某高校人事檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)我校人事檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高人事管理工作的效率和質(zhì)量，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合我校實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于我校全體教職工及各類人事檔案相關(guān)材料的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案必須如實(shí)反映教職工的真實(shí)情況，確保檔案材料的真實(shí)性和可靠性。2.完整性原則：全面收集教職工各個(gè)方面的檔案材料，保證檔案內(nèi)容的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保人事檔案信息不被泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：隨著教職工工作經(jīng)歷的變化，及時(shí)更新檔案內(nèi)容，保持檔案的時(shí)效性。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）人事檔案管理部門學(xué)校設(shè)立專門的人事檔案管理部門，負(fù)責(zé)全校人事檔案的集中統(tǒng)一管理。（二）職責(zé)分工1.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒別、歸檔、保管和查閱工作。嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，保證檔案的準(zhǔn)確性和完整性。2.各部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門教職工檔案材料的收集、整理和移交工作。協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等服務(wù)工作。督促本部門教職工及時(shí)更新個(gè)人檔案信息。三、檔案內(nèi)容及分類（一）履歷材料包括教職工的個(gè)人基本情況登記表、履歷表、簡(jiǎn)歷等。（二）自傳材料個(gè)人撰寫的自傳及相關(guān)材料。（三）鑒定、考核、考察材料1.年度考核登記表、聘期考核材料等。2.各類先進(jìn)模范事跡材料、表彰獎(jiǎng)勵(lì)決定等。3.干部考察、民主評(píng)議等相關(guān)材料。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料1.學(xué)歷學(xué)位證書、成績(jī)單、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書等。2.專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評(píng)審表、聘任文件等。3.職業(yè)資格證書、技能等級(jí)證書等。（五）政審材料1.入黨、入團(tuán)志愿書及相關(guān)材料。2.政治歷史情況審查材料。3.出國(guó)（境）政審材料。（六）黨團(tuán)材料1.黨員、團(tuán)員登記表、思想?yún)R報(bào)等。2.黨團(tuán)組織關(guān)系介紹信、證明等。（七）工資、任免、出國(guó)（境）等材料1.工資變動(dòng)審批表、工資條等。2.任免文件、調(diào)動(dòng)介紹信等。3.出國(guó)（境）審批表、護(hù)照簽證等相關(guān)材料。（八）其他可供組織參考的材料1.教職工的科研成果、論文著作等材料。2.參加社會(huì)活動(dòng)的相關(guān)材料。3.反映教職工個(gè)人重要情況的其他材料。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門教職工產(chǎn)生的檔案材料收集齊全，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交檔案管理部門。2.教職工個(gè)人應(yīng)主動(dòng)向所在部門提交與個(gè)人檔案相關(guān)的材料，確保檔案內(nèi)容的及時(shí)更新。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門檔案材料的收集情況進(jìn)行檢查和督促。（二）整理方法1.按照檔案內(nèi)容分類，對(duì)每份材料進(jìn)行編號(hào)、編目。2.剔除重復(fù)、無效的材料，確保檔案材料的精煉和準(zhǔn)確。3.對(duì)破損、褪色的材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的完整性。4.將整理好的檔案材料裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息。五、檔案鑒別與歸檔（一）鑒別標(biāo)準(zhǔn)1.審核檔案材料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.鑒別檔案材料是否屬于應(yīng)歸檔范圍，是否符合規(guī)定的格式和要求。3.檢查檔案材料的形成時(shí)間、來源和手續(xù)是否完備。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行鑒別后，確定歸檔的材料。2.將歸檔材料按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行排列，裝入檔案盒。3.在檔案盒內(nèi)放置檔案目錄，注明每份材料的名稱、日期、頁(yè)碼等信息。4.將檔案盒存入檔案庫(kù)房，并按照檔案編號(hào)順序進(jìn)行存放。六、檔案保管（一）保管條件1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.保持檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生，溫度、濕度適宜，確保檔案材料的安全保存。（二）保管期限1.人事檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.對(duì)教職工的重要檔案材料，如履歷、鑒定、考核、學(xué)歷學(xué)位、職稱等材料，應(yīng)永久保存。3.其他一般性檔案材料，根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，一般為長(zhǎng)期或短期。（三）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、準(zhǔn)確性等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)清查結(jié)果進(jìn)行記錄，并形成清查報(bào)告。七、檔案查閱與借閱（一）查閱范圍1.學(xué)校內(nèi)部有關(guān)部門因工作需要，可查閱教職工的人事檔案。2.教職工本人可查閱本人檔案，但涉及個(gè)人隱私等不宜公開的材料除外。（二）查閱程序1.查閱部門或個(gè)人填寫《人事檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容和范圍。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，確定是否提供查閱，并安排專人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)。4.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在《人事檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱范圍1.因特殊情況需要借閱人事檔案的，必須經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人填寫《人事檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由和期限。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后，向借閱人發(fā)放《人事檔案借閱證》。4.借閱人憑《人事檔案借閱證》到檔案庫(kù)房辦理借閱手續(xù)，并在《人事檔案借閱登記表》上簽字。5.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，不得泄露檔案內(nèi)容。6.借閱期滿，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理部門收回《人事檔案借閱證》，并在《人事檔案借閱登記表》上注明歸還情況。八、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.教職工因工作調(diào)動(dòng)、辭職、退休等原因，需要轉(zhuǎn)遞人事檔案的。2.按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，需要將人事檔案轉(zhuǎn)至其他單位或部門的。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.檔案管理部門根據(jù)相關(guān)規(guī)定和手續(xù)，開具《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》。2.將檔案材料進(jìn)行整理、核對(duì)，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。3.在檔案材料上加蓋密封章，并裝入專用檔案袋。4.通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞?，將檔案轉(zhuǎn)遞至接收單位。5.接收單位收到檔案后，應(yīng)在《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)上簽字蓋章，并及時(shí)將回執(zhí)返回檔案管理部門。（三）轉(zhuǎn)遞要求1.嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)，確保檔案轉(zhuǎn)遞的安全和及時(shí)。2.轉(zhuǎn)遞檔案時(shí)，應(yīng)詳細(xì)填寫檔案轉(zhuǎn)遞清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、轉(zhuǎn)遞日期等信息。3.對(duì)檔案轉(zhuǎn)遞過程中出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的人事檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）信息錄入與維護(hù)1.檔案管理人員按照檔案整理的要求，將檔案材料的內(nèi)容錄入信息化管理系統(tǒng)。2.定期對(duì)檔案信息進(jìn)行更新和維護(hù)，確保信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。3.建立檔案信息備份制度，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防