PAGE工程部檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)工程部檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和有效保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于工程部在工程建設(shè)、維護(hù)、管理等活動中形成的各類檔案資料的管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是工程部在各項(xiàng)工作中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：工程部檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映工程部各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集工程部工作中產(chǎn)生的各類檔案，保證檔案資料的齊全。4.保密性原則：對涉及公司機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善工程部檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理工程部各類檔案，進(jìn)行分類、編號、整理、裝訂、上架等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，便于檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限的檔案提出處置意見。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管工作，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全與完整。6.組織開展檔案的開發(fā)利用工作，為工程部各項(xiàng)工作提供檔案信息支持。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作中形成檔案資料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、利用等工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)知識和技能，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架、保管等。3.做好檔案的借閱登記、歸還檢查等工作，確保檔案的安全。4.定期對檔案進(jìn)行清查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。5.積極參與檔案的開發(fā)利用工作，為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.工程前期文件：項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。2.工程設(shè)計(jì)文件：初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更等相關(guān)圖紙、文件。3.工程施工文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、施工日志等。4.工程監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報(bào)告等。5.工程竣工驗(yàn)收文件：竣工驗(yàn)收報(bào)告、竣工備案表、工程質(zhì)量保修書等。6.工程合同文件：工程承包合同、分包合同、采購合同、租賃合同等。7.工程往來文件：工程聯(lián)系單、工作函件、會議紀(jì)要等。8.其他與工程相關(guān)的文件資料，如工程照片、錄像、音頻資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對收集到的檔案資料應(yīng)進(jìn)行初步整理，按照類別和時(shí)間順序排列，便于后續(xù)的集中整理。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和手工檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的性質(zhì)、內(nèi)容、來源等進(jìn)行分類，可分為工程前期類、工程設(shè)計(jì)類、工程施工類等等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和查找。3.裝訂：對紙張較小、零散的文件進(jìn)行裝訂，保持文件的整齊和牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者等信息，便于查閱。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：凡是反映工程部主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映工程部一般工作活動，在較長時(shí)間內(nèi)對本公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限為10年至50年。3.短期保管：凡是反映工程部短期工作活動，在較短時(shí)間內(nèi)對本公司有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為1年至5年。（二）保管條件1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門（窗）、窗簾、吸塵器等。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，排列整齊，便于查找。（三）檔案的存放1.按照檔案的類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，不同類別的檔案應(yīng)分開存放。2.同一類檔案應(yīng)按照編號順序依次排列，便于查找和管理。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全。（四）檔案的清查1.定期對檔案進(jìn)行清查核對，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.對清查結(jié)果應(yīng)進(jìn)行記錄，形成清查報(bào)告，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核。五、檔案的借閱與利用（一）借閱范圍1.因工作需要查閱工程部檔案的公司內(nèi)部人員。2.經(jīng)公司批準(zhǔn)，因業(yè)務(wù)往來等需要查閱工程部檔案的外部單位人員。（二）借閱手續(xù)1.內(nèi)部人員借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、用途、借閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.外部單位人員借閱檔案，需持單位介紹信，填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理人員對借閱申請進(jìn)行審核后，發(fā)放《檔案借閱證》，借閱人員憑《檔案借閱證》到檔案庫房借閱檔案。（三）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，借閱期限根據(jù)具體情況確定，一般不超過[X]個(gè)工作日。（四）借閱要求1.借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。2.借閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得將檔案帶出檔案庫房。3.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行復(fù)印。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（五）檔案利用1.檔案管理部門應(yīng)積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為工程部各項(xiàng)工作提供檔案信息支持。2.根據(jù)工作需要，檔案管理部門可編制檔案資料匯編、專題索引等，提高檔案的利用效率。3.鼓勵員工利用檔案資料進(jìn)行業(yè)務(wù)研究和工作創(chuàng)新，對在檔案利用方面取得顯著成果的員工給予表彰和獎勵。六、檔案的鑒定與銷毀判斷行業(yè)領(lǐng)域從標(biāo)題“工程部檔案管理制度范本”可以判斷，該文檔適用于工程建設(shè)、施工、管理等相關(guān)行業(yè)領(lǐng)域。鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度為依據(jù)，對檔案進(jìn)行科學(xué)、準(zhǔn)確的鑒定。2.從工程部工作的實(shí)際需要出發(fā)，全面分析檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和歷史價(jià)值。3.堅(jiān)持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、形式等因素。鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和處置意見。鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進(jìn)行審查，分析其內(nèi)容和價(jià)值，確定保管期限。2.綜合分析法：綜合考慮檔案的形成背景、歷史聯(lián)系、現(xiàn)實(shí)利用需求等因素，對檔案進(jìn)行全面評估。銷毀程序1.檔案鑒定小組對已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，報(bào)公司領(lǐng)