PAGE監(jiān)理項(xiàng)目部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)監(jiān)理項(xiàng)目部檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，提高監(jiān)理工作質(zhì)量和效率，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本項(xiàng)目部實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本監(jiān)理項(xiàng)目部在監(jiān)理項(xiàng)目實(shí)施過程中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：項(xiàng)目部設(shè)立專門的檔案管理崗位，負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行集中收集、整理、保管和利用。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映監(jiān)理項(xiàng)目的實(shí)際情況，確保內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：涵蓋監(jiān)理項(xiàng)目全過程的各類文件資料，保證檔案的全面性。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的格式、內(nèi)容和流程進(jìn)行檔案管理，確保檔案的標(biāo)準(zhǔn)化。5.保密性原則：對(duì)涉及項(xiàng)目機(jī)密的檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）項(xiàng)目經(jīng)理職責(zé)1.負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督項(xiàng)目部檔案管理工作，確保檔案管理工作符合本制度要求。2.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題，為檔案管理提供必要的資源支持。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管等具體工作。2.建立檔案臺(tái)賬，記錄檔案的收進(jìn)、移出、保管等情況。3.按照規(guī)定的流程提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記工作。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。5.協(xié)助做好檔案的鑒定、銷毀等工作。（三）各專業(yè)監(jiān)理工程師職責(zé)1.負(fù)責(zé)本專業(yè)監(jiān)理文件資料的收集、整理和歸檔工作，確保資料的真實(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.及時(shí)將本專業(yè)形成的文件資料移交檔案管理人員，并配合做好檔案管理的相關(guān)工作。三、檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.監(jiān)理文件類：包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要等。2.施工單位報(bào)審文件類：施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、工程開工報(bào)審表等。3.工程變更文件類：工程變更申請(qǐng)、變更審批文件等。4.工程質(zhì)量文件類：質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。5.工程進(jìn)度文件類：進(jìn)度計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)表等。6.工程造價(jià)文件類：工程計(jì)量報(bào)審表、工程款支付證書等。7.安全管理文件類：安全監(jiān)理方案、安全檢查記錄等。8.合同管理文件類：監(jiān)理合同、施工合同、分包合同等。9.其他文件類：來往信函、通知、報(bào)告等。（二）編號(hào)檔案編號(hào)采用分類編號(hào)法，按照檔案類別進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)格式為：類別代碼年份流水號(hào)。例如：JL2023001，表示監(jiān)理文件類2023年的第1份檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門和人員應(yīng)及時(shí)將工作中形成的文件資料移交檔案管理人員，移交時(shí)應(yīng)填寫《檔案移交清單》。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)項(xiàng)目各環(huán)節(jié)的文件資料進(jìn)行收集，確保檔案的及時(shí)歸檔。（二）整理1.檔案管理人員按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編目，包括文件名稱、編號(hào)、日期、來源等信息。3.去除檔案中的金屬物，對(duì)破損的文件進(jìn)行修復(fù)，確保檔案的完整性。4.按照檔案裝訂要求進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊美觀。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的質(zhì)量不受影響。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)。4.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫度、濕度，保持適宜的環(huán)境條件。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.本項(xiàng)目部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)后，到檔案管理人員處查閱。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、損壞檔案。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字。（二）借閱1.外單位人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價(jià)值。2.成立檔案鑒定小組，由項(xiàng)目經(jīng)理、檔案管理人員及相關(guān)專業(yè)人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。3.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估，確定檔案的保管期限。（二）銷毀1.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀處理。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量等信息，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。八、檔案的信息化管理（一）建立檔案管理信息系統(tǒng)利用信息技術(shù)建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和便捷性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)及時(shí)將檔案的相關(guān)信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整