PAGE五糧液檔案保密制度規(guī)定一、總則（一）目的為加強(qiáng)五糧液檔案的保密管理，確保公司檔案信息的安全與完整，維護(hù)公司的合法權(quán)益，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于五糧液集團(tuán)及其下屬各子公司、分公司、部門(mén)以及所有涉及公司檔案管理與使用的人員。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)，確保檔案保密工作在法律框架內(nèi)進(jìn)行。2.全面覆蓋原則：涵蓋公司各類(lèi)檔案，包括但不限于文件、合同、技術(shù)資料、財(cái)務(wù)報(bào)表等，確保無(wú)遺漏。3.分級(jí)管理原則：根據(jù)檔案的重要性和敏感性，實(shí)行分級(jí)分類(lèi)管理，采取相應(yīng)的保密措施。4.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化保密意識(shí)教育，完善保密制度和流程，從源頭上防止檔案信息泄露。二、檔案的分類(lèi)與分級(jí)（一）檔案分類(lèi)1.行政檔案：包括公司各類(lèi)行政文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)等。2.業(yè)務(wù)檔案：涵蓋市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、供應(yīng)鏈管理等業(yè)務(wù)領(lǐng)域的相關(guān)資料。3.財(cái)務(wù)檔案：包含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.技術(shù)檔案：如產(chǎn)品研發(fā)資料、工藝文件、技術(shù)圖紙等。5.人事檔案：?jiǎn)T工個(gè)人信息、履歷、考核記錄、薪酬福利等資料。（二）檔案分級(jí)1.絕密級(jí)檔案：涉及公司核心商業(yè)秘密、重大戰(zhàn)略決策、未公開(kāi)的技術(shù)訣竅等，一旦泄露將對(duì)公司造成極其嚴(yán)重的損失。2.機(jī)密級(jí)檔案：包含重要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、關(guān)鍵合同條款、內(nèi)部財(cái)務(wù)分析報(bào)告等，泄露后可能對(duì)公司業(yè)務(wù)產(chǎn)生重大影響。3.秘密級(jí)檔案：如一般性業(yè)務(wù)文件、普通人事資料等，雖不屬于核心機(jī)密，但仍需妥善保管，防止不當(dāng)擴(kuò)散。三、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保各類(lèi)文件、資料及時(shí)、準(zhǔn)確地歸檔。2.對(duì)于外來(lái)文件，如政府公文、合作方提供的資料等，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格登記和審核，符合歸檔要求的及時(shí)納入檔案管理。3.在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的電子文檔，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，并定期備份。（二）整理規(guī)范1.檔案整理應(yīng)遵循真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性原則，確保檔案內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，編排有序。2.按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目，建立清晰的檔案索引。3.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁(yè)，確保整齊牢固；對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，便于檢索和查詢(xún)。四、檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)設(shè)施1.公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜設(shè)施，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全可靠。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，安裝溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備，定期進(jìn)行檢查和記錄。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備，如磁盤(pán)陣列、磁帶庫(kù)等，并進(jìn)行異地備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管措施1.檔案應(yīng)按照分級(jí)分類(lèi)原則進(jìn)行存放，不同級(jí)別的檔案應(yīng)分開(kāi)保管，并有明顯標(biāo)識(shí)。2.指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫(kù)登記制度，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、流向清晰。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、完整性和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.對(duì)于超過(guò)保管期限或已無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀過(guò)程要有記錄。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.絕密級(jí)檔案：僅限公司高層管理人員、核心業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人在履行特定審批程序后查閱。2.機(jī)密級(jí)檔案：經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，相關(guān)業(yè)務(wù)人員可查閱。查閱時(shí)應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并有專(zhuān)人陪同。3.秘密級(jí)檔案：一般員工因工作需要，經(jīng)所在部門(mén)主管同意后可查閱。（二）借閱流程1.借閱人應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱(chēng)、用途、借閱期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。4.借閱期間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容，確保檔案安全。六、檔案的傳遞與共享（一）傳遞方式1.內(nèi)部傳遞：通過(guò)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、郵件系統(tǒng)等電子方式傳遞檔案時(shí)，應(yīng)采用加密技術(shù)，確保信息安全。對(duì)于重要檔案，應(yīng)采用紙質(zhì)文件形式傳遞，并進(jìn)行登記簽收。2.外部傳遞：與外部單位交換檔案時(shí)，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責(zé)任和義務(wù)。采用專(zhuān)人送達(dá)或掛號(hào)郵寄等方式，確保檔案?jìng)鬟f過(guò)程的安全。（二）共享原則1.檔案共享應(yīng)遵循最小化原則，僅向需要知曉檔案內(nèi)容的人員提供，嚴(yán)禁隨意擴(kuò)大共享范圍。2.在共享檔案時(shí)，應(yīng)明確共享期限，并要求共享人員簽署保密承諾書(shū)，確保檔案信息不被泄露。七、檔案的保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立檔案保密監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)檔案保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.各部門(mén)負(fù)責(zé)人為本部門(mén)檔案保密工作第一責(zé)任人，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門(mén)員工的保密教育和管理，確保檔案保密制度的有效執(zhí)行。（二）檢查內(nèi)容1.檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、保管是否符合規(guī)定要求。2.檔案查閱、借閱、傳遞、共享等環(huán)節(jié)的審批手續(xù)是否齊全，操作是否規(guī)范。3.員工對(duì)檔案保密制度的知曉程度和執(zhí)行情況。（三）問(wèn)題處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。2.對(duì)違反檔案保密制度的行為，應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。3.對(duì)因檔案信息泄露給公司造成損失的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。八、檔案管理人員的職責(zé)與要求（一）職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、存儲(chǔ)、保管、查閱、借閱等。2.制定和完善檔案管理制度及流程，確保檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高其業(yè)務(wù)水平和保密意識(shí)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中的問(wèn)題。（二）要求1.檔案管理人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和保密意識(shí)，嚴(yán)格遵守檔案保密制度。2.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握檔案分類(lèi)、編號(hào)、編目等技能，能夠熟練運(yùn)用檔案管理軟件。3.具備較強(qiáng)的責(zé)任心和工作耐心，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案管理各項(xiàng)工作。九、保密教育與培訓(xùn)（一）教育內(nèi)容1.國(guó)家法律法規(guī)中關(guān)于檔案保密的規(guī)定。2.公司檔案保密制度的各項(xiàng)條款和要求。3.檔案保密工作的重要性及典型案例分析。（二）培訓(xùn)方式1.定期組織檔案保密專(zhuān)題培訓(xùn)，邀請(qǐng)專(zhuān)家或公司內(nèi)部資深人員進(jìn)行授課。2.通過(guò)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、宣傳欄等渠道發(fā)布檔案保密知識(shí)和案例，供員工自主學(xué)習(xí)。3.在新員工入職培