PAGE國企成本部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)國企成本部檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在成本管理工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于國企成本部在成本核算、成本控制、成本分析等各項(xiàng)工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是成本部在履行職能過程中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、憑證、圖紙、電子數(shù)據(jù)等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：成本部檔案由專門的檔案管理人員集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映成本部的工作實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則：對(duì)涉及企業(yè)機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善成本部檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理成本部各類檔案，進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂、上架等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄和索引，方便檔案查詢利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限的檔案提出處置意見。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全與完整。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案管理的基本知識(shí)和技能，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等。3.做好檔案的安全保密工作，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行登記，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.積極開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為成本管理工作提供參考依據(jù)。5.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和匯報(bào)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.成本核算相關(guān)檔案：包括成本核算方法、成本計(jì)算單、成本報(bào)表等。2.成本控制相關(guān)檔案：如成本預(yù)算、成本控制指標(biāo)、成本分析報(bào)告等。3.合同檔案：采購合同、工程合同、租賃合同等與成本有關(guān)的合同文件。4.原始憑證檔案：發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、付款憑證等。5.項(xiàng)目檔案：項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目成本計(jì)劃、項(xiàng)目成本結(jié)算等。6.其他與成本管理相關(guān)的文件、資料、報(bào)表等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集到本部門。2.檔案形成后，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)移交檔案管理部門。一般情況下，當(dāng)年形成的檔案應(yīng)在次年上半年移交完畢。3.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、撕毀、抽取或丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類。成本部檔案可分為綜合類、成本核算類、成本控制類、合同類、憑證類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用數(shù)字編號(hào)、字母編號(hào)或數(shù)字與字母相結(jié)合的方式。3.裝訂：對(duì)紙張較小、較薄或零散的文件，應(yīng)進(jìn)行裝訂，使其整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得壓字、掉頁。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。同時(shí)，應(yīng)編制檔案索引，方便檔案查詢利用。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：凡是反映成本部主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)企業(yè)具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案期限分為30年、10年。3.確定檔案保管期限的原則：根據(jù)檔案的重要程度、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素綜合確定。（二）保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，排列整齊，便于查找。（三）檔案的存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)按照分類、編號(hào)順序存放，便于查閱和管理。2.電子檔案：應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案的索引和目錄，便于查詢利用。（四）檔案的清點(diǎn)與檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量與目錄一致。2.每年應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行全面檢查，檢查檔案的保管狀況、有無損壞、霉變等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。五、檔案的利用（一）利用范圍1.成本部內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案。2.企業(yè)其他部門因工作需要查閱與成本管理相關(guān)的檔案。3.外單位因工作需要查閱檔案，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案供其查閱。查閱時(shí)，利用者應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、污損檔案。3.復(fù)制：因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)注明用途，并由檔案管理人員進(jìn)行登記。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、部門、利用時(shí)間、利用目的、檔案名稱、檔案編號(hào)、查閱或借閱期限、歸還時(shí)間等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)檔案管理制度為依據(jù)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等方面進(jìn)行綜合分析，準(zhǔn)確判斷檔案的價(jià)值。3.充分考慮檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和潛在利用價(jià)值，確保檔案的鑒定工作客觀、公正。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由成本部負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，判斷其價(jià)值。2.綜合分析法：綜合考慮檔案的形成背景、內(nèi)容、形式、保管狀況等因素，確定檔案的價(jià)值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，并編制檔案銷毀清冊(cè)。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)、銷毀原因等內(nèi)容。3.將檔案銷毀清冊(cè)報(bào)成本部負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。4.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員會(huì)同相關(guān)人員在指定地點(diǎn)對(duì)檔案進(jìn)行銷毀。銷毀時(shí)，應(yīng)確保檔案徹底銷毀，無法恢復(fù)。5.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。監(jiān)銷人員應(yīng)對(duì)銷毀過程進(jìn)行記錄，并存檔備查。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的成本部檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，降低管理成本，為成本管理工作提供更加便捷、高效的服務(wù)。3.確保檔案信息的安全與保密，防止檔案信息泄露。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，確保數(shù)據(jù)的安全與完整。4.安全防護(hù)：采取防火墻、加密技術(shù)、用戶認(rèn)證等安全措施，防止檔案信息被非法獲取、篡改或泄露。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行