PAGE勞動(dòng)仲裁院檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)勞動(dòng)仲裁院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和統(tǒng)計(jì)分析，充分發(fā)揮檔案在勞動(dòng)仲裁工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《勞動(dòng)人事?tīng)?zhēng)議仲裁辦案規(guī)則》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本院實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于勞動(dòng)仲裁院在辦理勞動(dòng)人事?tīng)?zhēng)議仲裁案件過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案，包括案件受理、審理、調(diào)解、裁決等各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件材料，以及與仲裁工作相關(guān)的其他檔案資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則勞動(dòng)仲裁院檔案由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)或指定專(zhuān)人集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，保證檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映勞動(dòng)仲裁案件的辦理過(guò)程和結(jié)果。3.安全保密原則采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為勞動(dòng)仲裁工作提供便捷的檔案利用服務(wù)，滿(mǎn)足案件辦理、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)等工作需求。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本院檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)勞動(dòng)仲裁院各類(lèi)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷(xiāo)毀等工作。3.建立健全檔案管理工作流程和操作規(guī)范，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，維護(hù)檔案保管環(huán)境，保障檔案安全。5.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和利用水平。6.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。7.負(fù)責(zé)向有關(guān)部門(mén)提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。8.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出改進(jìn)措施。（二）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，確保檔案管理工作的質(zhì)量和安全。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂等具體工作，保證檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的日常保管工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.按照規(guī)定的程序和要求，為檔案利用者提供查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記和歸還工作。5.積極參與檔案信息化建設(shè)，協(xié)助完成檔案數(shù)字化錄入、存儲(chǔ)和管理工作。6.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。對(duì)違反檔案管理規(guī)定的行為，及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。7.完成檔案管理部門(mén)交辦的其他工作任務(wù)。（三）案件承辦人員職責(zé)1.在案件辦理過(guò)程中，負(fù)責(zé)及時(shí)收集、整理與案件相關(guān)的各類(lèi)文件材料，并按照檔案管理要求進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)，確保材料的完整性和準(zhǔn)確性。2.在案件辦結(jié)后，將整理好的檔案材料及時(shí)移交檔案管理部門(mén)，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和說(shuō)明。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.勞動(dòng)人事?tīng)?zhēng)議仲裁案件受理階段的材料，包括申請(qǐng)書(shū)、證據(jù)材料、受理通知書(shū)、答辯通知書(shū)等。2.案件審理階段的材料，如庭審筆錄、證據(jù)交換記錄、證人證言、鑒定報(bào)告、當(dāng)事人提交的補(bǔ)充材料等。3.調(diào)解階段的材料，包括調(diào)解申請(qǐng)書(shū)、調(diào)解方案、調(diào)解筆錄、調(diào)解書(shū)等。4.裁決階段的材料，如裁決書(shū)、送達(dá)回執(zhí)、結(jié)案審批表等。5.與案件相關(guān)的其他材料，如當(dāng)事人的身份證明、授權(quán)委托書(shū)、律師事務(wù)所函件等。（二）收集要求1.案件承辦人員應(yīng)在案件辦理過(guò)程中及時(shí)收集各類(lèi)文件材料，確保材料的真實(shí)性、完整性和時(shí)效性。2.對(duì)于當(dāng)事人提交的材料，應(yīng)要求其按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行填寫(xiě)和提交，并注明提交日期。3.收集的材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，如有破損或褪色等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.案件承辦人員應(yīng)定期對(duì)收集的材料進(jìn)行整理，防止材料丟失或遺漏。（三）整理方法1.分類(lèi)按照勞動(dòng)仲裁案件的類(lèi)別、階段和文件材料的性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)。一般可分為立案類(lèi)、庭審類(lèi)、調(diào)解類(lèi)、裁決類(lèi)、執(zhí)行類(lèi)等類(lèi)別，每個(gè)類(lèi)別下再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)對(duì)每一份檔案材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用年份+案件類(lèi)別+流水號(hào)的方式，如“2023勞仲001”，其中“2023”表示年份，“勞仲”表示勞動(dòng)仲裁案件類(lèi)別，“001”表示流水號(hào)。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、保管期限等內(nèi)容。題名應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案材料的主要內(nèi)容，日期應(yīng)填寫(xiě)文件形成的具體日期，頁(yè)數(shù)應(yīng)準(zhǔn)確記錄檔案材料的實(shí)際頁(yè)數(shù)，保管期限應(yīng)按照規(guī)定確定。4.裝訂將整理好的檔案材料按照順序進(jìn)行裝訂，一般采用左側(cè)裝訂的方式，確保裝訂牢固、整齊。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，對(duì)紙張較大的材料可進(jìn)行折疊處理。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.案件承辦人員應(yīng)在案件辦結(jié)后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的檔案材料移交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)在接收檔案材料時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)不符合要求的檔案材料，應(yīng)及時(shí)退回案件承辦人員進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照檔案整理方法對(duì)接收的檔案材料進(jìn)行進(jìn)一步整理和編目，確保檔案的質(zhì)量。4.將整理好的檔案材料裝入檔案盒，并在檔案盒上注明檔案編號(hào)、題名、保管期限等信息，然后按照檔案類(lèi)別和年度順序進(jìn)行排列上架歸檔。（二）保管期限1.勞動(dòng)仲裁院檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管涉及國(guó)家機(jī)密、重大勞動(dòng)人事?tīng)?zhēng)議案件、具有重要?dú)v史價(jià)值或?qū)趧?dòng)仲裁工作有長(zhǎng)期指導(dǎo)意義的檔案材料，應(yīng)永久保管。3.長(zhǎng)期保管一般勞動(dòng)人事?tīng)?zhēng)議仲裁案件的檔案材料，保管期限為[X]年。4.短期保管一些臨時(shí)性、階段性的文件材料，保管期限為[X]年。（三）保管方式1.庫(kù)房保管設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施。檔案應(yīng)存放在專(zhuān)用的檔案架上，按照類(lèi)別和年度順序排列，便于查找和管理。2.數(shù)字化保管推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全和完整。同時(shí)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化檢索和利用。（四）庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.檔案架應(yīng)排列整齊，標(biāo)識(shí)清晰，便于檔案的存放和查找。檔案應(yīng)分類(lèi)存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分開(kāi)存放。3.庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁存放易燃、易爆、腐蝕性物品，嚴(yán)禁吸煙和使用明火。配備必要的消防器材和安全設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。4.建立庫(kù)房出入登記制度，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫(kù)房。檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房時(shí)，應(yīng)做好登記記錄。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.勞動(dòng)仲裁院內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門(mén)查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)勞動(dòng)仲裁院負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱檔案。查閱檔案時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人陪同，并對(duì)查閱情況進(jìn)行登記。3.當(dāng)事人及其代理人因案件需要查閱檔案的，應(yīng)提交有效身份證明和授權(quán)委托書(shū)，并填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》。經(jīng)案件承辦人員同意后，可查閱與案件相關(guān)的檔案材料。查閱檔案時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人在場(chǎng)監(jiān)督，并對(duì)查閱情況進(jìn)行登記。（二）查閱程序1.查閱人員填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，提交相關(guān)證明材料。2.檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)表和證明材料進(jìn)行審核，符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)。3.查閱人員憑批準(zhǔn)后的申請(qǐng)表到檔案管理部門(mén)查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)按照查閱要求提供檔案，并做好查閱登記工作。4.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的查閱期限內(nèi)查閱檔案，查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。（三）借閱權(quán)限1.勞動(dòng)仲裁院內(nèi)部工作人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門(mén)借閱檔案。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。2.外單位因工作需要借閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，經(jīng)勞動(dòng)仲裁院負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱檔案。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。借閱檔案時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)與借閱單位簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.當(dāng)事人及其代理人因案件需要借閱檔案的，一般不予批準(zhǔn)。如確有必要借閱的，應(yīng)提交有效身份證明和授權(quán)委托書(shū)，并填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》。經(jīng)案件承辦人員同意后，可查閱與案件相關(guān)的檔案材料，但不得借閱。（四）借閱程序1.借閱人員填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，提交相關(guān)證明材料。2.檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)表和證明材料進(jìn)行審核，符合借閱條件且需要簽訂《檔案借閱協(xié)議》的，與借閱單位簽訂協(xié)議。3.借閱人員憑批準(zhǔn)后的申請(qǐng)表和協(xié)議到檔案管理部門(mén)借閱檔案，檔案管理人員應(yīng)按照借閱要求提供檔案，并做好借閱登記工作。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與鑒定（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收集情況、整理情況、保管情況、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、類(lèi)別、保管期限、查閱人次、借閱人次等。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠。3.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的統(tǒng)計(jì)周期和報(bào)表格式，填寫(xiě)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，并報(bào)送檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。審核后的統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)妥善保存，作為檔案管理工作的重要參考依據(jù)。（二）鑒定工作1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)專(zhuān)家組成。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)。鑒定意見(jiàn)應(yīng)包括檔案的存毀建議、理由及依據(jù)等內(nèi)容。3.對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息?！稒n案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)勞動(dòng)仲裁院負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。4.檔案銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底、安全。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。銷(xiāo)毀后的《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。七、檔案的保密與安全（一）保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。2.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，限制查閱范圍，確保檔案信息安全。3.在檔案查閱、借閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)對(duì)查閱、借閱人員進(jìn)行保密教育，要求其不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案保密情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。（二）安全制度1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火設(shè)施、防盜設(shè)施、防潮設(shè)