PAGE心理工作站檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)心理工作站檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在心理工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于心理工作站的所有檔案管理工作，包括但不限于心理咨詢記錄、心理測(cè)評(píng)報(bào)告、培訓(xùn)資料、會(huì)議紀(jì)要、設(shè)備檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：心理工作站的檔案由專門的檔案管理部門或人員進(jìn)行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映心理工作的實(shí)際情況，不得弄虛作假。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)，確保檔案的安全和保密，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善心理工作站檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理心理工作站的各類檔案，建立檔案目錄和索引，確保檔案的有序存放。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.為心理工作站的各項(xiàng)工作提供檔案查詢、借閱等服務(wù)。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步審核工作，確保檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交檔案管理部門歸檔。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)等。3.熟悉檔案內(nèi)容，能夠?yàn)槔谜咛峁?zhǔn)確的檔案信息和咨詢服務(wù)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完好。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案收集（一）收集范圍1.心理咨詢記錄：包括個(gè)體咨詢記錄、團(tuán)體咨詢記錄、危機(jī)干預(yù)記錄等。2.心理測(cè)評(píng)報(bào)告：如智力測(cè)評(píng)、人格測(cè)評(píng)、心理健康測(cè)評(píng)等報(bào)告。3.培訓(xùn)資料：培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)課件、培訓(xùn)證書等。4.會(huì)議紀(jì)要：心理工作站組織召開的各類會(huì)議的紀(jì)要。5.設(shè)備檔案：心理工作站的設(shè)備購(gòu)置合同、設(shè)備說(shuō)明書、設(shè)備維修記錄等。6.其他相關(guān)檔案：如科研項(xiàng)目資料、對(duì)外交流合作資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)收集。2.檔案形成部門應(yīng)在檔案形成后及時(shí)整理，按照檔案管理部門的要求進(jìn)行分類和編號(hào)，確保檔案的規(guī)范統(tǒng)一。3.收集的檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全。（三）收集時(shí)間1.心理咨詢記錄應(yīng)在每次咨詢結(jié)束后及時(shí)整理歸檔。2.心理測(cè)評(píng)報(bào)告應(yīng)在測(cè)評(píng)完成后一周內(nèi)歸檔。3.培訓(xùn)資料應(yīng)在培訓(xùn)結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)歸檔。4.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后三個(gè)工作日內(nèi)整理歸檔。5.設(shè)備檔案應(yīng)在設(shè)備購(gòu)置、安裝、調(diào)試、維修等工作完成后及時(shí)歸檔。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和信息檢索。（二）整理方法1.分類：按照檔案的類別和性質(zhì)進(jìn)行分類，如心理咨詢檔案、心理測(cè)評(píng)檔案、培訓(xùn)檔案等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名（標(biāo)題）、日期、保管期限等信息，便于查找和利用。（三）整理要求1.整理工作應(yīng)在檔案收集后及時(shí)進(jìn)行，確保檔案的及時(shí)歸檔。2.整理過程中應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案內(nèi)容，確保檔案的準(zhǔn)確無(wú)誤。3.整理后的檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行裝訂和編目，便于管理和利用。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.檔案形成部門將整理好的檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.審核合格的檔案進(jìn)行歸檔，按照檔案編號(hào)順序排列存放，并在檔案目錄中登記。（二）歸檔時(shí)間檔案形成部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將檔案移交檔案管理部門歸檔，具體時(shí)間按照本制度第三章“檔案收集”的要求執(zhí)行。（三）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)齊全完整，不得缺頁(yè)少件。2.檔案的整理應(yīng)符合本制度第四章“檔案整理”的要求。3.檔案管理部門應(yīng)建立檔案歸檔臺(tái)賬，記錄檔案的移交和歸檔情況。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，確保檔案的安全存放。2.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，保證檔案的質(zhì)量不受影響。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，按照檔案編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全。3.對(duì)于重要的檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、專人保管等。（三）保管期限1.心理咨詢記錄、心理測(cè)評(píng)報(bào)告等檔案的保管期限為[X]年。2.培訓(xùn)資料、會(huì)議紀(jì)要等檔案根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，一般為[X]年至[X]年。3.設(shè)備檔案應(yīng)在設(shè)備報(bào)廢后繼續(xù)保管[X]年。（四）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。2.發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。3.嚴(yán)格遵守檔案保管期限的規(guī)定，到期檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行鑒定和銷毀。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案保管期限規(guī)定為依據(jù)。2.從心理工作站的實(shí)際需要出發(fā)，全面分析檔案價(jià)值。3.確保鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，判斷其價(jià)值。2.綜合分析：結(jié)合檔案的形成背景、內(nèi)容、用途等因素，綜合分析檔案的價(jià)值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。2.編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。3.報(bào)心理工作站領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀，并在銷毀清冊(cè)上簽字。5.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。（五）銷毀監(jiān)督檔案銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，確保銷毀工作的合規(guī)進(jìn)行。監(jiān)督人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。八、檔案查詢與借閱（一）查詢程序1.需要查詢檔案的人員應(yīng)填寫檔案查詢申請(qǐng)表，注明查詢目的、查詢內(nèi)容等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)查詢申請(qǐng)表，在檔案系統(tǒng)中進(jìn)行查詢，并提供相應(yīng)的檔案資料。（二）借閱程序1.需要借閱檔案的人員應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后，辦理借閱手續(xù)，借閱人應(yīng)在借閱登記冊(cè)上簽字。4.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）查詢與借閱要求1.查詢和借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自更改、涂抹、抽取、撤換檔案內(nèi)容。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得帶出檔案庫(kù)房。3.借閱的檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制。4.借閱期滿后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如有損壞或丟失，應(yīng)追究借閱人的責(zé)任。九、檔案統(tǒng)計(jì)與利用（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度,定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、利用人次、利用效果等。3.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）檔案利用1.檔案管