PAGE小區(qū)管理處檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)小區(qū)管理處檔案工作，提高檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于小區(qū)管理處各部門(mén)及全體工作人員在工作中形成的各類(lèi)檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱(chēng)檔案，是指小區(qū)管理處各部門(mén)及工作人員在履行職責(zé)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則。小區(qū)管理處檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)完整原則。檔案應(yīng)真實(shí)反映小區(qū)管理處各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案的完整性。3.分類(lèi)科學(xué)原則。根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，便于管理和查找。4.安全保密原則。加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善小區(qū)管理處檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃小區(qū)管理處檔案工作，制定檔案工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，建立健全檔案管理臺(tái)賬。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的建設(shè)和管理，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的安全保管。5.負(fù)責(zé)檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，編制檔案檢索工具，為小區(qū)管理處各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。6.負(fù)責(zé)組織檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。7.負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，定期開(kāi)展檔案工作考核評(píng)價(jià)。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保本部門(mén)檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。2.明確一名檔案兼職管理員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案工作的具體實(shí)施，按照綜合管理部門(mén)的要求做好檔案的日常管理工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，在工作中形成的各類(lèi)文件材料及時(shí)整理歸檔，不得積壓或擅自銷(xiāo)毀。4.積極配合綜合管理部門(mén)開(kāi)展檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，提供所需的檔案資料和相關(guān)信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類(lèi)：包括小區(qū)管理處的各類(lèi)文件、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)等。2.人事管理類(lèi)：?jiǎn)T工檔案、招聘材料、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲文件等。3.財(cái)務(wù)管理類(lèi)：財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目憑證、預(yù)算決算、審計(jì)報(bào)告等。4.物業(yè)管理類(lèi)：物業(yè)服務(wù)合同、業(yè)主檔案、維修記錄、保潔綠化記錄、安全保衛(wèi)記錄等。5.工程管理類(lèi)：小區(qū)建設(shè)規(guī)劃圖紙、竣工圖紙、工程維修資料、設(shè)備檔案等。6.合同協(xié)議類(lèi)：與業(yè)主、供應(yīng)商、合作伙伴等簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議。7.其他類(lèi)：小區(qū)活動(dòng)照片、音像資料、榮譽(yù)證書(shū)等具有保存價(jià)值的資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門(mén)工作中形成的各類(lèi)文件材料，確保檔案的齊全完整。2.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)實(shí)行雙套制或多套制保存，以防止檔案損壞或丟失。3.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的真實(shí)性和完整性，不得擅自涂改、偽造或銷(xiāo)毀。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為行政管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、物業(yè)管理、工程管理、合同協(xié)議、其他等七大類(lèi)。每大類(lèi)下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干小類(lèi)。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號(hào)可采用年度流水號(hào)或分類(lèi)流水號(hào)等方式。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，以便快速檢索檔案信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持檔案的整齊美觀。四、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映小區(qū)管理處主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)小區(qū)管理處有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映小區(qū)管理處一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)小區(qū)管理處工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映小區(qū)管理處局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)小區(qū)管理處工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（二）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。3.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，排列整齊，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。5.對(duì)破損或褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和可用性。4.嚴(yán)格遵守電子檔案的安全保密規(guī)定，防止電子檔案信息泄露。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則。檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和小區(qū)管理處檔案管理制度。2.服務(wù)大局原則。檔案利用應(yīng)圍繞小區(qū)管理處的中心工作，為各項(xiàng)決策和管理提供支持。3.方便利用原則。簡(jiǎn)化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為利用者提供便利。（二）利用方式1.查閱：利用者可根據(jù)需要查閱檔案原件或復(fù)印件。查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)查閱登記表，注明查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱：對(duì)于確需借出檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失。3.出具證明：根據(jù)利用者的需求，可為其出具檔案證明材料。出具證明應(yīng)嚴(yán)格審核利用者的身份和用途，確保證明內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確。（三）利用審批1.內(nèi)部查閱審批：本小區(qū)管理處工作人員查閱檔案，由所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.外部查閱審批：外單位人員查閱檔案，應(yīng)提前向小區(qū)管理處提出申請(qǐng)，經(jīng)綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)小區(qū)管理處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，還需經(jīng)相關(guān)部門(mén)或領(lǐng)導(dǎo)同意。（四）利用登記對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用日期、利用者姓名、單位、利用內(nèi)容、審批情況等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)分析。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問(wèn)題、以辯證唯物主義和歷史唯物主義為指導(dǎo)的原則，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門(mén)檔案兼職管理員為成員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否涉及小區(qū)管理處的重要職能活動(dòng)和歷史事件。2.檔案的保存價(jià)值是否已經(jīng)消失或降低。3.檔案的密級(jí)是否需要調(diào)整。（四）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)小區(qū)管理處領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷(xiāo)毀，并確保銷(xiāo)毀徹底。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，參加銷(xiāo)毀的人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。4.對(duì)已銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)在檔案管理臺(tái)賬中注明銷(xiāo)毀日期和銷(xiāo)毀情況。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行圖像處理和數(shù)據(jù)掛接，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合小區(qū)管理處的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線(xiàn)錄入、分類(lèi)編目歸檔、檢索查詢(xún)、借閱審批、統(tǒng)計(jì)分析等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員