PAGE圖書檔案歸類管理制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司圖書檔案的管理，確保圖書檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于圖書檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有圖書檔案的歸類、整理、存儲(chǔ)、借閱、保管及銷毀等管理活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：圖書檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)和歷史發(fā)展情況。2.完整性原則：全面收集和保存與公司相關(guān)的各類圖書檔案，確保無遺漏。3.準(zhǔn)確性原則：圖書檔案的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行圖書檔案的歸類、整理和管理。5.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的圖書檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、圖書檔案分類標(biāo)準(zhǔn)（一）圖書分類1.經(jīng)營管理類：包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、市場營銷、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、行政管理等方面的書籍。2.專業(yè)技術(shù)類：涵蓋公司所涉及的各類專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域的圖書，如工程技術(shù)、信息技術(shù)、生產(chǎn)制造技術(shù)等。3.文化教育類：有關(guān)文化、歷史、教育、藝術(shù)等方面的圖書，豐富員工文化知識(shí)。4.文學(xué)藝術(shù)類：小說、詩歌、散文、繪畫、音樂等文學(xué)藝術(shù)作品。5.工具書類：字典、詞典、百科全書、年鑒等參考工具書。（二）檔案分類1.行政檔案公司文件：包括公司章程、制度、決議、通知、報(bào)告等各類正式文件。會(huì)議記錄：公司各類會(huì)議的記錄文件。工作計(jì)劃與總結(jié)：各部門及公司年度、季度、月度工作計(jì)劃和總結(jié)。人事檔案：員工個(gè)人基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等檔案材料。資質(zhì)證書：公司獲得的各類資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等。2.業(yè)務(wù)檔案項(xiàng)目檔案：公司各類項(xiàng)目的立項(xiàng)、策劃、實(shí)施、驗(yàn)收等過程中形成的文件資料。合同檔案：公司簽訂的各類合同、協(xié)議等文件。銷售檔案：銷售業(yè)務(wù)相關(guān)的客戶資料、訂單、銷售報(bào)表等。采購檔案：采購業(yè)務(wù)的供應(yīng)商資料、采購合同、采購清單等。生產(chǎn)檔案：生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備維護(hù)記錄等。3.財(cái)務(wù)檔案會(huì)計(jì)憑證：各類會(huì)計(jì)記賬憑證。會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等。財(cái)務(wù)報(bào)表：資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告：內(nèi)部審計(jì)、外部審計(jì)報(bào)告等。稅務(wù)檔案：納稅申報(bào)資料、稅務(wù)發(fā)票等。4.技術(shù)檔案研發(fā)資料：新產(chǎn)品研發(fā)過程中的技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、圖紙等。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)：公司制定或采用的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。設(shè)備檔案：設(shè)備采購合同、說明書、操作規(guī)程、維修記錄等。知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案：專利、商標(biāo)、著作權(quán)等相關(guān)文件。三、圖書檔案管理職責(zé)（一）圖書檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善圖書檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)圖書檔案的統(tǒng)一歸類、整理、編目、上架和保管工作。3.建立圖書檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)圖書檔案的信息化管理，提高查詢和利用效率。4.定期對(duì)圖書檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保圖書檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)圖書檔案的借閱、歸還登記和催還工作，對(duì)違規(guī)借閱行為進(jìn)行處理。6.按照規(guī)定的程序和期限，對(duì)到期或失去保存價(jià)值的圖書檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門圖書檔案的收集、整理和移交工作，確保圖書檔案的真實(shí)、完整和準(zhǔn)確。2.配合圖書檔案管理部門做好圖書檔案的借閱、查詢等工作，按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。3.對(duì)本部門產(chǎn)生的圖書檔案進(jìn)行妥善保管，防止丟失、損壞和泄密。4.負(fù)責(zé)本部門圖書檔案的定期自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并向圖書檔案管理部門報(bào)告。（三）員工個(gè)人職責(zé)1.嚴(yán)格遵守圖書檔案管理制度，愛護(hù)圖書檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失圖書檔案。2.按照規(guī)定的程序借閱圖書檔案，按時(shí)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人。3.對(duì)涉及公司機(jī)密的圖書檔案，嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。4.積極配合圖書檔案管理部門的工作，提供有關(guān)圖書檔案的信息和資料。四、圖書檔案的收集與整理（一）圖書收集1.定期采購各類圖書，根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和員工需求，制定圖書采購計(jì)劃。2.鼓勵(lì)員工捐贈(zèng)與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的圖書，對(duì)捐贈(zèng)圖書進(jìn)行登記和整理。3.關(guān)注行業(yè)動(dòng)態(tài)和學(xué)術(shù)研究成果，及時(shí)收集相關(guān)領(lǐng)域的最新圖書資料。（二）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門圖書檔案的收集工作，確保圖書檔案的及時(shí)、完整收集。2.業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的圖書檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)整理歸檔，移交圖書檔案管理部門。3.對(duì)于外來文件、資料等，應(yīng)進(jìn)行登記、簽收，并及時(shí)分發(fā)至相關(guān)部門進(jìn)行處理，處理完畢后將圖書檔案移交圖書檔案管理部門。（三）整理要求1.圖書應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，同一類圖書應(yīng)按照一定的順序排列，便于查找。2.檔案應(yīng)按照不同類別進(jìn)行整理，每類檔案應(yīng)建立目錄索引，注明文件名稱、日期、編號(hào)等信息。3.對(duì)圖書檔案中的文件資料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。4.圖書檔案應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒、文件夾等進(jìn)行裝訂和存放，確保整齊、美觀。五、圖書檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)環(huán)境1.圖書檔案應(yīng)存放在專門的庫房內(nèi)，庫房應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、溫度適宜，防止圖書檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保圖書檔案的安全。3.圖書檔案應(yīng)分類存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，便于查找和管理。（二）保管措施1.定期對(duì)圖書檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，核對(duì)圖書檔案的數(shù)量、種類和存放位置，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.對(duì)破損、褪色、字跡模糊的圖書檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保圖書檔案的完整性和可讀性。3.對(duì)電子圖書檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格控制圖書檔案庫房的訪問權(quán)限，非圖書檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。六、圖書檔案的借閱與利用（一）借閱規(guī)定1.公司員工因工作需要借閱圖書檔案，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱圖書檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到圖書檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的圖書檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、損壞圖書檔案，如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還借閱的圖書檔案，如逾期未還，圖書檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行催還，催還無效的，將按照規(guī)定進(jìn)行處理。（二）利用服務(wù)1.圖書檔案管理部門應(yīng)積極為公司員工提供圖書檔案的查閱、咨詢等服務(wù)，幫助員工及時(shí)獲取所需的信息。2.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，圖書檔案管理部門可組織開展圖書檔案的專題檢索和編研工作，為公司決策提供參考依據(jù)。3.鼓勵(lì)員工對(duì)圖書檔案進(jìn)行研究和利用，撰寫相關(guān)的論文、報(bào)告等，促進(jìn)公司知識(shí)的積累和共享。七、圖書檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.定期對(duì)圖書檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)圖書檔案的保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用情況，確定其是否需要繼續(xù)保存。2.對(duì)于已超過保管期限、失去保存價(jià)值或重復(fù)的圖書檔案，應(yīng)進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。3.鑒定工作應(yīng)由圖書檔案管理部門組織，相關(guān)部門人員參加，確保鑒定結(jié)果的客觀、公正。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的圖書檔案，應(yīng)填寫銷毀申請表，注明圖書檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.銷毀圖書檔案應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保