PAGE教務(wù)文印檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)教務(wù)文印檔案室的管理，確保各類文件、資料、檔案的安全、完整與有效利用，提高教務(wù)工作效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本校教務(wù)文印檔案室的所有工作人員以及涉及文印檔案使用的相關(guān)部門和人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)以及教育行業(yè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保文印檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：保障文印檔案的安全，防止信息泄露、丟失或損壞，對(duì)涉及機(jī)密的文件資料進(jìn)行嚴(yán)格保密。3.高效利用原則：優(yōu)化文印檔案管理流程，提高文件資料的處理和利用效率，為教學(xué)、科研和管理工作提供有力支持。4.規(guī)范統(tǒng)一原則：對(duì)文印檔案的分類、編號(hào)、存儲(chǔ)、借閱等進(jìn)行規(guī)范統(tǒng)一，確保管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。二、文印管理（一）文印設(shè)備管理1.文印室配備的各類設(shè)備（如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、一體機(jī)等）應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)日常維護(hù)和管理。2.定期對(duì)文印設(shè)備進(jìn)行檢查、清潔、保養(yǎng)和維修，確保設(shè)備正常運(yùn)行，減少故障發(fā)生。3.建立文印設(shè)備使用臺(tái)賬，記錄設(shè)備的使用情況、維修記錄等信息。（二）文印材料管理1.文印材料的采購應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行，遵循經(jīng)濟(jì)、實(shí)用的原則。2.對(duì)采購的文印材料進(jìn)行嚴(yán)格驗(yàn)收，確保質(zhì)量合格，并做好入庫登記。3.文印材料應(yīng)分類存放，便于查找和使用，同時(shí)要注意防潮、防火、防蟲等。（三）文印工作流程1.各部門如需文印服務(wù)，應(yīng)填寫文印申請(qǐng)單，注明文印內(nèi)容、數(shù)量、格式要求、緊急程度等信息。2.文印申請(qǐng)單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交至文印室。3.文印室工作人員接到申請(qǐng)單后，應(yīng)及時(shí)安排文印工作，并按照要求進(jìn)行排版、校對(duì)等操作。4.文印完成后，文印室工作人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文印內(nèi)容，確保無誤后，通知申請(qǐng)部門前來領(lǐng)取。5.對(duì)于重要文件或大批量文印任務(wù)，文印室工作人員應(yīng)在文印過程中進(jìn)行多次校對(duì)，并留存校對(duì)記錄。（四）文印質(zhì)量控制1.文印室應(yīng)建立文印質(zhì)量檢查制度，定期對(duì)文印文件進(jìn)行抽檢，確保文印質(zhì)量符合要求。2.對(duì)文印質(zhì)量不符合要求的文件，文印室工作人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，直至達(dá)到質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。3.鼓勵(lì)文印室工作人員提高文印技術(shù)水平，采用先進(jìn)的文印設(shè)備和技術(shù)，提高文印質(zhì)量和效率。三、檔案管理（一）檔案分類與編號(hào)1.教務(wù)文印檔案室的檔案應(yīng)按照類別進(jìn)行分類，如教學(xué)檔案、科研檔案、管理檔案等。2.對(duì)每一類檔案應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。3.檔案編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，例如采用年份+類別代碼+流水號(hào)的方式進(jìn)行編制。（二）檔案收集與整理1.各部門應(yīng)定期將本部門產(chǎn)生的文件資料整理后移交至教務(wù)文印檔案室。2.教務(wù)文印檔案室工作人員應(yīng)及時(shí)對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.對(duì)審核后的檔案進(jìn)行分類整理，按照編號(hào)順序進(jìn)行裝訂、編目等操作，建立檔案目錄清單。（三）檔案存儲(chǔ)與保管1.檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜或檔案架中，確保存放整齊、有序。2.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，保持適宜的溫度和濕度。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與檔案目錄清單一致。4.對(duì)破損、褪色或字跡模糊的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，以保證檔案的完整性。（四）檔案借閱與利用1.校內(nèi)各部門因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等信息。2.檔案借閱申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交至教務(wù)文印檔案室。3.教務(wù)文印檔案室工作人員根據(jù)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)，并登記借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間等信息。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。6.因教學(xué)、科研等工作需要查閱檔案的，應(yīng)在教務(wù)文印檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，查閱過程中不得擅自將檔案帶出檔案室。（五）檔案鑒定與銷毀1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理。2.檔案鑒定工作應(yīng)由學(xué)校檔案鑒定小組負(fù)責(zé)，鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、歷史價(jià)值等因素進(jìn)行綜合評(píng)估。3.對(duì)擬銷毀的檔案應(yīng)編制檔案銷毀清單，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，并做好銷毀記錄。四、人員管理及職責(zé)（一）人員配備教務(wù)文印檔案室應(yīng)根據(jù)工作需要配備相應(yīng)的工作人員，包括文印操作人員、檔案管理人員等。（二）崗位職責(zé)1.文印室主管負(fù)責(zé)文印室的全面管理工作，制定文印室工作計(jì)劃和規(guī)章制度。組織協(xié)調(diào)文印室的日常工作，合理安排人員和設(shè)備，確保文印工作的順利進(jìn)行。負(fù)責(zé)文印材料的采購、庫存管理和成本控制。對(duì)文印室工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平和工作效率。定期對(duì)文印室的工作進(jìn)行總結(jié)和分析，不斷改進(jìn)工作流程和方法。2.文印操作人員按照文印申請(qǐng)單的要求，認(rèn)真完成文印工作，確保文印質(zhì)量和效率。負(fù)責(zé)文印設(shè)備的日常操作和維護(hù)，及時(shí)處理設(shè)備故障。對(duì)文印材料進(jìn)行合理使用和節(jié)約，避免浪費(fèi)。協(xié)助檔案管理人員進(jìn)行檔案整理和裝訂等工作。3.檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、存儲(chǔ)和保管等工作。建立和完善檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程。為檔案利用者提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記工作。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。參與檔案鑒定和銷毀工作，編制檔案鑒定報(bào)告和銷毀清單。（三）人員培訓(xùn)1.定期組織文印檔案室工作人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其專業(yè)技能和綜合素質(zhì)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括文印技術(shù)、檔案管理知識(shí)、法律法規(guī)等方面，以適應(yīng)不斷變化的工作需求。3.鼓勵(lì)工作人員參加各類培訓(xùn)課程和學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，拓寬知識(shí)面，提升業(yè)務(wù)能力。五、安全與保密管理（一）安全管理1.文印檔案室應(yīng)制定安全管理制度，明確安全責(zé)任，加強(qiáng)安全防范措施。2.配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜報(bào)警裝置等，并確保其正常運(yùn)行。3.加強(qiáng)對(duì)文印設(shè)備和檔案庫房的安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。4.對(duì)工作人員進(jìn)行安全教育，提高其安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。（二）保密管理1.建立保密制度，對(duì)涉及學(xué)校機(jī)密的文件資料進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.對(duì)文印檔案室工作人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。3.嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍，對(duì)涉及機(jī)密的檔案實(shí)行專人專管。4.在文印過程中，對(duì)涉及機(jī)密的文件資料應(yīng)采取加密存儲(chǔ)和傳輸?shù)却胧?，防止信息泄露?.加強(qiáng)對(duì)文印檔案室的門禁管理，限制無關(guān)人員進(jìn)入。六、信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)1.推進(jìn)教務(wù)文印檔案的信息化管理，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索。2.對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案的利用效率和管理水平。3.利用信息化手段對(duì)檔案的收集、整理、借閱等流程進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化和規(guī)范化。（二）文印信息化管理1.引入先進(jìn)的文印管理軟件，實(shí)現(xiàn)文印工作的信息化流程管理，如文印申請(qǐng)、排版、校對(duì)、打印等環(huán)節(jié)的自動(dòng)化操作。2.通過信息化管理系統(tǒng)，對(duì)文印設(shè)備的使用情況、文印材料的消耗等進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和統(tǒng)計(jì)分析，為管理決策提供數(shù)據(jù)支持。3.利用網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)，實(shí)現(xiàn)文印文件的遠(yuǎn)程傳輸和共享，提高工作效率和便捷性。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)教務(wù)文印檔案室的工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。檢查內(nèi)容包括文印質(zhì)量、檔案管理、安全保密、信息化建設(shè)等方面。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改，對(duì)違反制度的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。3.鼓勵(lì)工作人員之間相互監(jiān)督，對(duì)發(fā)現(xiàn)問題并及時(shí)報(bào)告的人員給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。（二）外部監(jiān)督1.接受學(xué)校相關(guān)部門