PAGE公共衛(wèi)生服務場所檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公共衛(wèi)生服務場所檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公共衛(wèi)生服務中的作用，依據(jù)相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公共衛(wèi)生服務場所內形成的各類檔案，包括但不限于疾病預防控制、健康教育、婦幼保健、老年保健、慢性病管理、免疫規(guī)劃等業(yè)務檔案，以及行政管理、人事管理、財務管理等綜合檔案。（三）基本原則1.真實性原則：檔案應如實反映公共衛(wèi)生服務場所的工作實際情況，確保檔案內容真實可靠。2.完整性原則：全面收集、整理和保存各類檔案資料，保證檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.準確性原則：檔案信息應準確無誤，數(shù)據(jù)記錄應規(guī)范、清晰，避免出現(xiàn)錯誤或歧義。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。5.保密性原則：對涉及個人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應嚴格保密，防止信息泄露。（四）管理職責1.檔案管理部門負責制定和完善檔案管理制度，組織實施檔案管理工作。集中統(tǒng)一管理本場所的各類檔案，對檔案進行分類、整理、編目、裝訂、存儲等工作。定期對檔案進行清查、盤點，確保檔案的安全和完整。提供檔案查閱、借閱服務，對檔案利用情況進行登記和統(tǒng)計。負責檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。2.各業(yè)務部門負責本部門業(yè)務檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整。按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案移交至檔案管理部門。配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.檔案管理人員具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理工作流程和相關法律法規(guī)。負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、存儲、查閱、借閱等。對檔案進行定期檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內容。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.業(yè)務檔案疾病預防控制工作中形成的疫情報告、監(jiān)測數(shù)據(jù)、防控方案、消毒記錄等。健康教育工作中制作的宣傳資料、培訓教材、活動記錄等。婦幼保健工作中孕產婦保健手冊、兒童保健記錄、出生醫(yī)學證明等。老年保健工作中老年人健康體檢報告、健康管理檔案等。慢性病管理工作中高血壓、糖尿病等患者的隨訪記錄、用藥情況等。免疫規(guī)劃工作中疫苗接種記錄、冷鏈設備運行記錄等。2.綜合檔案行政管理工作中形成的文件、會議記錄、工作計劃、工作總結等。人事管理工作中員工檔案、招聘資料、培訓記錄、考核結果等。財務管理工作中財務報表、會計憑證、審計報告等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.收集的檔案應真實、準確、完整，不得偽造、篡改檔案內容。3.對收集到的檔案資料應進行初步審核，剔除重復、無效的資料，確保檔案質量。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、內容、時間等因素進行分類，可分為業(yè)務檔案、綜合檔案等大類，每大類下再細分若干小類。2.編號：為便于檔案的管理和查找，對每一份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速檢索和查閱檔案。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于保存和查閱。三、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.各部門整理好的檔案應定期移交至檔案管理部門，移交時應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.檔案管理部門對接收的檔案進行再次審核和整理，符合要求的檔案進行歸檔存儲。3.歸檔后的檔案應按照分類和編號順序排列，放入檔案柜或存儲設備中。（二）保管期限1.永久保管：對涉及重大公共衛(wèi)生事件、重要政策文件、長期有效的業(yè)務記錄等檔案，應永久保管。2.定期保管：根據(jù)檔案的重要性和時效性，確定不同的定期保管期限，一般分為30年、10年等。3.保管期限的確定和調整：檔案管理部門應根據(jù)相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本場所的實際情況，合理確定檔案的保管期限。保管期限確定后，應保持相對穩(wěn)定，如需調整，應履行相應的審批手續(xù)。（三）保管要求1.存儲環(huán)境：檔案應存放在安全、干燥、通風、防火、防潮、防蟲的專用檔案庫房內，庫房溫度應控制在14℃24℃之間，相對濕度應控制在45%60%之間。2.存儲設備：采用符合檔案保管要求的檔案柜、檔案架、光盤、硬盤等存儲設備，對檔案進行分類存放。存儲設備應定期進行檢查和維護，確保其性能良好。3.檔案標識：在檔案柜、檔案架上張貼明顯的檔案標識，注明檔案類別、編號、名稱等信息，便于查找和管理。4.安全防護：檔案庫房應配備必要的安全防護設施，如防火設備、防盜設備、監(jiān)控設備等，確保檔案的安全。5.定期清查：檔案管理部門應定期對檔案進行清查、盤點，核對檔案的數(shù)量、質量和保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。清查結果應記錄在案，并向上級主管部門報告。四、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本場所工作人員因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內容、時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應根據(jù)查閱申請表，提供相應的檔案資料，并對查閱過程進行監(jiān)督。查閱人員應在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.查閱檔案時，應保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換檔案材料。如需復印檔案資料，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理復印手續(xù)。4.查閱結束后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應對檔案進行檢查，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.外單位人員因工作需要借閱本場所檔案的，應持有單位介紹信，注明借閱目的、內容、時間等信息，經(jīng)本場所主管領導簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應對借閱申請進行嚴格審核，并根據(jù)檔案的保管期限、重要程度等因素，確定是否同意借閱以及借閱期限。3.借閱檔案時，借閱人員應填寫檔案借閱登記表，注明借閱檔案的編號、名稱、數(shù)量、借閱期限等信息，并簽字確認。檔案管理部門應向借閱人員提供必要的檔案保護知識和注意事項。4.借閱人員應妥善保管借閱檔案，不得轉借、轉讓、泄露檔案內容。如需延長借閱期限，應提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)同意后方可延長。5.借閱期滿后，借閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應對檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人員的責任。五、檔案的保密與銷毀（一）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，對涉及個人隱私、商業(yè)秘密、國家機密等敏感信息的檔案，應嚴格保密，不得擅自泄露。2.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應提醒查閱、借閱人員注意保密事項，對查閱、借閱人員的身份和查閱、借閱內容進行登記，防止信息泄露。3.對檔案庫房、存儲設備等應采取必要的保密措施，如設置門禁系統(tǒng)、安裝監(jiān)控設備等，防止無關人員進入。4.檔案管理人員應定期參加保密培訓，提高保密意識和技能，確保檔案保密工作的有效開展。（二）銷毀程序1.鑒定：檔案管理部門應定期對保管期滿的檔案進行鑒定，確定是否需要銷毀。鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，組織相關業(yè)務部門和專業(yè)人員共同進行。2.審批：經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應填寫檔案銷毀申請表，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，經(jīng)本場所主管領導簽字同意后，方可進行銷毀。3.銷毀：檔案銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息。4.監(jiān)銷：檔案銷毀時，應指定專人進行監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應認真核對銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量等信息，確保銷毀工作的徹底性和真實性。銷毀工作結束后，監(jiān)銷人員應在檔案銷毀申請表上簽字確認。5.存檔：檔案銷毀申請表、銷毀記錄等資料應作為檔案管理的重要文件進行存檔，保存期限與被銷毀檔案的保管期限相同。六、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理效率和服務水平。2.逐步實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公共衛(wèi)生服務場所的決策、管理和業(yè)務工作提供有力的信息支持。（二）數(shù)字化處理1.對紙質檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰、完整。2.對數(shù)字化檔案進行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏等操作，提高圖像質量。3.對數(shù)字化檔案進行分類、編號、編目等處理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。（三）系統(tǒng)建設與應用1.選用適合本場所檔案管理需求的檔案信息化管理系統(tǒng)，系統(tǒng)應具備檔案錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計、備份等功能。2.對檔案管理人員進行系統(tǒng)培訓，使其熟悉系統(tǒng)的操作流程和功能，能夠熟練運用系統(tǒng)進行檔案管理工作。3.建立電子檔案存儲服務器，對數(shù)字化檔案進行