PAGE人事檔案人員出入庫制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司人事檔案管理，規(guī)范人事檔案人員出入庫流程，確保人事檔案的安全、完整與保密，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工人事檔案的出入庫管理。（三）基本原則1.安全性原則：確保人事檔案在出入庫過程中不發(fā)生丟失、損壞、泄密等情況。2.準(zhǔn)確性原則：保證檔案出入庫信息記錄準(zhǔn)確無誤，與實際情況相符。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和手續(xù)進(jìn)行檔案的出入庫操作。二、檔案入庫管理（一）檔案接收1.新員工入職時，人力資源部門應(yīng)及時通知檔案管理人員接收新員工人事檔案。2.檔案管理人員收到新員工檔案后，應(yīng)認(rèn)真核對檔案材料是否齊全、完整，包括但不限于個人簡歷、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、身份證復(fù)印件、勞動合同、培訓(xùn)記錄、考核評價等。3.對于檔案材料不齊全或不符合要求的，檔案管理人員應(yīng)及時與人力資源部門溝通，要求新員工補(bǔ)充或更正相關(guān)材料。（二）檔案整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對接收的人事檔案進(jìn)行分類整理。2.整理過程中，應(yīng)確保檔案材料的順序合理，便于查閱和管理。同時，對檔案材料進(jìn)行編號、編目，建立檔案索引。3.對于電子檔案，應(yīng)按照統(tǒng)一的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，并建立相應(yīng)的電子檔案目錄。（三）檔案入庫登記1.檔案整理完成后，檔案管理人員應(yīng)及時將檔案入庫，并進(jìn)行詳細(xì)的入庫登記。2.入庫登記內(nèi)容包括檔案編號、姓名、性別、出生日期、入職時間、檔案材料清單、入庫時間等。3.入庫登記應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種方式進(jìn)行記錄，確保記錄的準(zhǔn)確性和可追溯性。（四）檔案存放1.人事檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.檔案應(yīng)按照類別、部門、時間等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。同時，應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，標(biāo)明檔案存放的區(qū)域和類別。3.對于重要的人事檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲、異地備份等方式，確保檔案的安全性。三、檔案出庫管理（一）檔案借閱1.因工作需要借閱人事檔案的，借閱人應(yīng)填寫《人事檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱檔案名稱、借閱時間等信息。2.《人事檔案借閱申請表》應(yīng)經(jīng)借閱人所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意，并報人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。3.檔案管理人員根據(jù)審批通過的《人事檔案借閱申請表》，辦理檔案借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。4.借閱人在借閱檔案期間，應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得泄露檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理人員，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）檔案查閱1.因工作需要查閱人事檔案的，查閱人應(yīng)填寫《人事檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱檔案名稱、查閱時間等信息。2.《人事檔案查閱申請表》應(yīng)經(jīng)查閱人所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意，并報人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。3.檔案管理人員根據(jù)審批通過的《人事檔案查閱申請表》，安排查閱地點和查閱時間。查閱人應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱地點。4.查閱人在查閱檔案期間，應(yīng)遵守檔案查閱的相關(guān)規(guī)定，不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)制檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行辦理。（三）檔案轉(zhuǎn)出1.員工離職或調(diào)動時，人力資源部門應(yīng)及時通知檔案管理人員辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)人力資源部門提供的離職或調(diào)動人員名單，核對檔案材料是否齊全、完整。如發(fā)現(xiàn)檔案材料有缺失或問題，應(yīng)及時與人力資源部門溝通，要求補(bǔ)充或更正相關(guān)材料。3.檔案管理人員在辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)時，應(yīng)填寫《人事檔案轉(zhuǎn)出登記表》，注明檔案編號、姓名、性別、出生日期、離職或調(diào)動時間、檔案接收單位等信息。4.《人事檔案轉(zhuǎn)出登記表》應(yīng)經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，檔案管理人員方可將檔案轉(zhuǎn)出。檔案轉(zhuǎn)出應(yīng)采用機(jī)要通信或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M(jìn)行，確保檔案的安全送達(dá)。（四）檔案銷毀1.對于已過保管期限或失去保存價值的人事檔案，檔案管理人員應(yīng)提出銷毀申請，并填寫《人事檔案銷毀申請表》。2.《人事檔案銷毀申請表》應(yīng)經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審核，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀申請經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行檔案銷毀。檔案銷毀應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行，確保檔案內(nèi)容無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并填寫《人事檔案銷毀記錄》，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息?！度耸聶n案銷毀記錄》應(yīng)經(jīng)監(jiān)銷人簽字確認(rèn)后存檔。四、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司人事檔案的接收、整理、入庫、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)出、銷毀等日常管理工作。2.嚴(yán)格遵守檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保人事檔案的安全、完整與保密。3.定期對人事檔案進(jìn)行檢查和清理，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。（二）信息維護(hù)職責(zé)1.及時更新人事檔案信息，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和時效性。2.對人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和管理，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全和正常運(yùn)行。3.協(xié)助人力資源部門做好人事檔案相關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和分析工作。（三）安全保密職責(zé)1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫登記制度，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況的發(fā)生。2.對涉及公司機(jī)密的人事檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，限制查閱和使用范圍。3.定期對檔案管理人員進(jìn)行安全保密教育，提高安全保密意識，確保檔案管理工作的安全可靠。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司人力資源部門應(yīng)定期對人事檔案管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督，確保檔案管理工作符合本制度的要求。2.檔案管理人員應(yīng)定期對人事檔案進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正檔案管理中存在的問題。（二）外部審計1.公司應(yīng)定期接受外部審計機(jī)構(gòu)對人事檔案管理工作的審計，確保檔案管理工作的合規(guī)性和有效性。2.對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，公司應(yīng)及時進(jìn)行整改，并將整改情況報告審計機(jī)構(gòu)。六、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司人力資源部門