PAGE三合一制度檔案分類方案一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，實現(xiàn)檔案的科學分類、有序存放和高效利用，確保檔案的完整性、準確性和安全性，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本三合一制度檔案分類方案。（二）適用范圍本方案適用于公司各部門及下屬單位在各項工作活動中形成的各類檔案，包括但不限于行政管理、業(yè)務管理、財務管理等方面的檔案。（三）分類原則1.遵循法律法規(guī)：嚴格遵守國家檔案管理相關法律法規(guī)，確保檔案分類符合法律要求。2.結合公司實際：緊密結合公司的組織架構、業(yè)務流程和管理需求，使分類方案具有針對性和實用性。3.便于管理利用：分類應科學合理，便于檔案的整理、存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作效率。4.保持相對穩(wěn)定：分類方案應在一定時期內(nèi)保持相對穩(wěn)定，避免頻繁變動，以確保檔案管理工作的連續(xù)性。二、檔案分類體系（一）一級類目設置根據(jù)公司檔案的形成領域和性質(zhì)，將檔案分為行政管理類、業(yè)務管理類、財務管理類、人事管理類、項目管理類、黨群工作類六大一級類目。（二）二級類目設置1.行政管理類行政事務：包括公司行政公文、會議紀要、工作計劃與總結、規(guī)章制度、證照管理等。安全保衛(wèi)：涵蓋安全管理制度、安全檢查記錄、應急預案、消防檔案等。后勤管理：包含辦公設備管理、車輛管理、食堂管理、環(huán)境衛(wèi)生管理等方面的檔案。2.業(yè)務管理類市場營銷：涉及市場調(diào)研、營銷策劃、客戶管理、銷售合同等檔案。生產(chǎn)管理：包括生產(chǎn)計劃、工藝流程、質(zhì)量控制、設備維護等相關資料。技術研發(fā)：有研發(fā)項目文檔、技術成果、專利申請、技術標準等檔案。質(zhì)量管理：包含質(zhì)量體系文件、質(zhì)量檢驗報告、質(zhì)量事故處理記錄等。3.財務管理類會計憑證：記錄公司各項經(jīng)濟業(yè)務的原始憑證、記賬憑證等。會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬等各類賬簿。財務報表：年度、季度、月度財務報表及相關分析報告。財務預算：預算編制、執(zhí)行情況及調(diào)整記錄。稅務管理：納稅申報、稅務審計、稅務籌劃等檔案。4.人事管理類員工檔案：員工個人基本信息、入職離職手續(xù)、培訓記錄、考核評價等。人事制度：公司人事管理制度、招聘制度、薪酬福利制度等。勞動合同：員工勞動合同簽訂、續(xù)簽、解除等相關文件。5.項目管理類項目前期：項目立項申請、可行性研究報告、項目評估文件等。項目實施：項目進度報告、項目變更記錄、項目質(zhì)量控制文件等。項目驗收：驗收報告、項目總結等檔案。6.黨群工作類黨組織建設：黨組織文件、黨員檔案、黨組織活動記錄等。工會工作：工會文件、工會活動記錄、職工權益維護等檔案。企業(yè)文化：企業(yè)文化建設規(guī)劃、企業(yè)文化活動資料、企業(yè)形象宣傳資料等。三、檔案編號規(guī)則（一）編號方法采用層次編碼法，按照一級類目、二級類目、三級類目……的順序依次編號，各級類目之間用“”隔開。例如：行政管理類行政事務行政公文001，表示行政管理類下行政事務中的行政公文，編號為001。（二）編號說明1.一級類目編號：行政管理類為1，業(yè)務管理類為2，財務管理類為3，人事管理類為4，項目管理類為5，黨群工作類為6。2.二級類目編號：根據(jù)二級類目名稱順序依次編號，如行政事務編號為01，安全保衛(wèi)編號為02，后勤管理編號為03等。3.三級類目及以下編號：根據(jù)具體檔案內(nèi)容順序依次編號，位數(shù)根據(jù)實際情況確定，以保證編號的唯一性和系統(tǒng)性。四、檔案整理要求（一）歸檔范圍各部門應按照本分類方案，及時將工作活動中形成的具有保存價值的文件材料收集齊全，進行歸檔。歸檔范圍包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、錄音錄像等各種載體形式的資料。（二）整理方法1.分類：按照本分類方案對檔案進行分類，同類檔案集中在一起。2.裝訂：紙質(zhì)檔案應去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進行裝訂，保持整齊牢固。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，便于檢索和查閱。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒封面和脊背填寫相關信息，如檔案類別、年度、保管期限等。（三）電子檔案整理1.格式規(guī)范：電子檔案應采用通用的文件格式，如PDF、DOC、XLS等，確保長期可讀性。2.命名規(guī)則：電子檔案命名應遵循簡潔明了、與紙質(zhì)檔案編號一致的原則，便于查找和管理。3.存儲管理：電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，并進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，建立電子檔案索引目錄，方便檢索利用。五、檔案保管期限劃分（一）保管期限分類檔案保管期限分為永久、定期（30年、10年）兩類。（二）劃分原則1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如公司章程、公司發(fā)展規(guī)劃、重要會議紀要、重大項目檔案等。2.定期保管：保管期限為30年：反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為保管期限30年。如一般性業(yè)務文件、年度工作計劃與總結等。保管期限為10年：在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為保管期限10年。如臨時性通知、一般性報表等。六、檔案密級劃分（一）密級分類檔案密級分為絕密、機密、秘密三級。（二）劃分標準1.絕密：涉及公司核心商業(yè)機密、重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃等，一旦泄露會給公司帶來極其嚴重損失的檔案。2.機密：涉及公司重要業(yè)務信息、技術秘密、財務數(shù)據(jù)等，泄露后會對公司造成較大損失的檔案。3.秘密：涉及公司一般業(yè)務信息、內(nèi)部管理資料等，泄露后會對公司造成一定影響的檔案。（三）保密措施1.對不同密級的檔案，應采取相應的保密措施，如設置專門的保密場所、限制查閱權限、進行加密存儲等。2.查閱和借閱密級檔案，必須經(jīng)過嚴格的審批程序，確保檔案安全。七、檔案利用與借閱（一）利用原則檔案利用應遵循合法、合理、及時、有效的原則，為公司各項工作提供支持和服務。（二）利用方式及手續(xù)1.查閱：公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱及編號等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。查閱時應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、損壞檔案。（三）利用登記檔案管理部門應對檔案利用情況進行詳細登記，包括利用時間、利用人、利用目的、檔案名稱及編號等信息，以便統(tǒng)計分析和跟蹤管理。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、客觀公正、定期進行的原則，確保鑒定結果的準確性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門專家及檔案管理人員組成，負責對到期檔案進行鑒定。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應根據(jù)檔案保管期限劃分原則和公司實際情況，對到期檔案進行逐一審查，確定其是否仍有保存價值。2.對于已失去保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，詳細說明檔案名稱、編號、形成時間、保管期限等信息，并附上鑒定意見。（四）銷毀程序1.《檔案銷毀申請表》經(jīng)公司分管領導審批后，方可進行銷毀。2