PAGE機關收發(fā)文檔案管理制度一、總則（一）目的為加強本機關收發(fā)文檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機關各部門在收文、發(fā)文過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：機關檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實完整原則：收發(fā)文檔案應如實反映機關工作活動的全過程，保證檔案內容的真實性和完整性。3.便于利用原則：檔案管理應便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。4.安全保密原則：加強檔案的安全保護措施，確保檔案信息不泄露，維護檔案的保密性和安全性。二、收文管理（一）收文登記1.收文渠道機要通信：接收上級機關、平級機關及其他單位通過機要渠道傳遞的文件。郵政快遞：接收通過郵政快遞送達的文件。專人送達：接收上級機關或其他單位專人送來的文件。電子公文傳輸系統(tǒng)：接收通過電子公文傳輸系統(tǒng)發(fā)送的文件。2.登記內容收文日期：記錄文件收到的具體日期。來文機關：填寫發(fā)文機關的名稱。文號：記錄文件的文號。標題：填寫文件的標題。密級：標注文件的密級，如絕密、機密、秘密。份數：記錄文件的份數。承辦部門：明確文件的承辦部門。簽收人：由接收文件的人員簽字確認。3.登記方式紙質登記：使用專門的收文登記簿，按照上述登記內容進行手工登記。電子登記：利用檔案管理軟件進行電子登記，將收文信息錄入系統(tǒng)。（二）收文傳閱1.傳閱范圍根據文件內容和工作需要，確定文件的傳閱范圍，一般包括機關領導、相關部門負責人等。2.傳閱方式紙質傳閱：將文件放置在專門的傳閱夾中，按照傳閱范圍依次傳遞，閱文人在傳閱單上簽字確認。電子傳閱：通過檔案管理軟件或辦公自動化系統(tǒng)進行電子傳閱，閱文人在系統(tǒng)中進行簽收和批注。3.傳閱跟蹤檔案管理人員負責跟蹤文件的傳閱情況，及時提醒閱文人盡快閱畢文件，并收回文件。（三）收文辦理1.承辦部門承辦部門收到文件后，應按照文件要求及時辦理，并在規(guī)定的時間內完成。2.辦理要求認真閱讀文件內容，領會文件精神，明確工作要求。制定具體的辦理措施和工作計劃，確保辦理工作有序進行。及時與相關部門和人員溝通協(xié)調，解決辦理過程中遇到的問題。辦理完畢后，應將辦理結果及時反饋給發(fā)文機關或相關部門。3.文件催辦檔案管理人員對承辦部門的文件辦理情況進行催辦，對逾期未辦理的文件及時提醒承辦部門加快辦理進度。（四）收文歸檔1.歸檔范圍辦理完畢的收文，除需要留存的復印件外，原件應及時歸檔。2.歸檔要求按照文件的形成時間、來源、內容等進行分類整理，確保歸檔文件的系統(tǒng)性和完整性。編制歸檔文件目錄，注明文件的編號、名稱、日期、保管期限等信息。將歸檔文件裝入檔案盒，在檔案盒上標注檔案類別、年度、保管期限等信息。3.歸檔時間收文辦理完畢后，承辦部門應在[X]個工作日內將歸檔文件移交檔案管理部門。檔案管理部門應在收到歸檔文件后的[X]個工作日內完成歸檔工作。三、發(fā)文管理（一）發(fā)文擬稿1.擬稿要求擬稿人應根據工作需要和相關政策法規(guī)，認真撰寫文件內容，確保文件表述準確、邏輯清晰、語言規(guī)范。擬稿人應在文件首頁注明擬稿部門、擬稿人、日期等信息。2.審核修改擬稿完成后，應提交本部門負責人進行審核。審核內容包括文件內容的準確性、合法性、可行性等。審核通過后，擬稿人應根據審核意見進行修改完善。（二）發(fā)文核稿1.核稿部門文件經部門負責人審核后，應提交辦公室進行核稿。辦公室核稿人員對文件的格式、文字表述、發(fā)文范圍等進行全面審核。2.核稿內容格式規(guī)范：檢查文件的字體、字號、排版、頁碼等是否符合要求。文字表述：審核文件的語言是否通順、準確，有無錯別字、語病等。發(fā)文范圍：核對文件的主送、抄送單位是否準確，有無遺漏或錯誤。密級標注：檢查文件的密級標注是否正確。3.核稿修改核稿人員如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與擬稿部門溝通，提出修改意見。擬稿部門應根據核稿意見進行修改，修改后再次提交核稿。（三）發(fā)文簽發(fā)1.簽發(fā)流程核稿通過后的文件，按照機關發(fā)文審批程序進行簽發(fā)。一般文件由部門負責人簽發(fā)，重要文件由機關領導簽發(fā)。2.簽發(fā)要求簽發(fā)人應認真審閱文件內容，對文件的質量和準確性負責。簽發(fā)人在簽發(fā)文件時，應簽署明確的意見，并注明簽發(fā)日期。（四）發(fā)文編號1.編號規(guī)則發(fā)文編號由機關統(tǒng)一制定，一般包括年份、機關代字、序號等部分。例如：[機關代字][年份]第[序號]號。2.編號管理檔案管理人員負責按照編號規(guī)則對發(fā)文進行編號，并將編號標注在文件首頁的相應位置。（五）發(fā)文印制1.印制要求文件經簽發(fā)編號后，交辦公室進行印制。印制人員應按照文件的格式要求進行排版、印刷，確保文件印制質量。2.印制份數根據文件的發(fā)文范圍和工作需要，確定文件的印制份數。印制份數應合理，避免浪費。（六）發(fā)文蓋章1.蓋章要求文件印制完成后，由專人負責蓋章。蓋章應清晰、端正，確保印章與文件內容相符。2.蓋章范圍根據文件的性質和要求，確定蓋章范圍。一般文件蓋機關公章，重要文件還需加蓋領導個人印章。（七）發(fā)文分發(fā)1.分發(fā)方式紙質分發(fā)：將印制好的文件按照發(fā)文范圍進行分裝，通過郵政快遞、專人送達等方式發(fā)送給主送、抄送單位。電子分發(fā)：通過電子公文傳輸系統(tǒng)將文件發(fā)送給相關單位。2.分發(fā)記錄檔案管理人員負責記錄文件的分發(fā)情況，包括分發(fā)日期、分發(fā)單位、文件份數等信息。（八）發(fā)文歸檔1.歸檔范圍發(fā)文的定稿、正本、副本、存本等均應歸檔。2.歸檔要求按照文件的形成時間、來源、內容等進行分類整理，確保歸檔文件的系統(tǒng)性和完整性。編制歸檔文件目錄，注明文件的編號、名稱、日期、保管期限等信息。將歸檔文件裝入檔案盒，在檔案盒上標注檔案類別、年度、保管期限等信息。3.歸檔時間發(fā)文辦理完畢后，承辦部門應在[X]個工作日內將歸檔文件移交檔案管理部門。檔案管理部門應在收到歸檔文件后的[X]個工作日內完成歸檔工作。四、檔案保管（一）保管場所檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.分類存放按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類存放，便于檔案的查找和管理。2.排列編號檔案柜應按照一定的順序排列，并進行編號。每個檔案柜內的檔案應按照順序排列，建立檔案存放索引。3.定期檢查檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，檢查內容包括檔案的完整性、安全性、保管狀況等。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時采取措施進行處理。五、檔案查閱利用（一）查閱權限1.內部查閱機關內部人員因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.外部查閱外單位人員因工作需要查閱檔案，應持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經機關分管領導批準后，到檔案管理部門查閱。查閱重要檔案還需經機關主要領導批準。（二）查閱程序1.申請登記查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱期限等信息，并提交相關審批材料。2.審批簽字申請表經所在部門負責人或機關領導審批簽字后，交檔案管理部門。3.查閱登記檔案管理人員根據申請表進行查閱登記，記錄查閱人姓名、單位、查閱日期、查閱內容等信息。4.提供檔案檔案管理人員按照查閱登記的內容，為查閱人提供相應的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。（三）利用要求1.查閱限制查閱人應按照批準的查閱范圍和內容進行查閱，不得擅自擴大查閱范圍或泄露檔案內容。2.復制要求查閱人如需復制檔案，應經檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進行復制。復制件應加蓋檔案管理部門印章，與原件具有同等效力。3.歸還檔案查閱完畢后，查閱人應及時將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完整無損。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循有利于檔案的保管和利用，有利于維護歷史真實面貌的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務骨干及相關部門人員組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定。（三）鑒定內容1.保管期限根據檔案的重要程度、形成時間、保存價值等因素，確定檔案的保管期限，一般分為永久、長期、短期。2.密級調整對檔案的密級進行審查，根據實際情況調整密級或解除保密期限。3.價值評估對檔案的內容、形式、來源等進行綜合評估，確定檔案是否具有保存價值。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊鑒定小組對失去保存價值的檔案編制銷毀清冊，注明檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。2.審批簽字銷毀清