PAGE局機(jī)關(guān)單位檔案工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)局機(jī)關(guān)單位檔案工作，提高檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，為局機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本局實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于局機(jī)關(guān)各部門(mén)及所屬事業(yè)單位的檔案工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則局機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.真實(shí)有效原則檔案應(yīng)如實(shí)反映局機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作活動(dòng)，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和有效性。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的收集、整理、保管、查閱和利用，提高檔案工作效率和服務(wù)質(zhì)量。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)立局機(jī)關(guān)檔案管理室，負(fù)責(zé)全局檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。2.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，建立健全檔案檢索工具。3.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記和利用效果反饋工作。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施。5.做好檔案的安全保護(hù)工作，防止檔案的損壞、丟失和泄密。6.參與檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理。7.開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全局人員的檔案意識(shí)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的與本局工作有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。2.本局形成的各類文件、材料、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.本局召開(kāi)的重要會(huì)議、舉辦的重大活動(dòng)形成的文件、資料、照片、音像等。4.本局與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)等。5.本局干部職工的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。6.本局的財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。7.本局的基建檔案，包括工程規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等方面的文件、資料。8.本局的設(shè)備檔案，包括設(shè)備購(gòu)置、安裝、調(diào)試、維修等方面的文件、資料。9.本局的科研檔案，包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)、研究、成果鑒定等方面的文件、資料。10.其他具有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)重要的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行備份或復(fù)制，以防原件損壞或丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.文書(shū)檔案按照年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限進(jìn)行分類。對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)文件目錄。裝訂成冊(cè)，編制頁(yè)碼。2.人事檔案按照干部人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理。分類裝訂，建立檔案目錄和索引。3.財(cái)務(wù)檔案按照會(huì)計(jì)檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理。分類存放，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。4.基建檔案按照工程項(xiàng)目進(jìn)行分類整理。包括工程前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件及竣工驗(yàn)收文件等。編制基建檔案目錄。5.設(shè)備檔案按照設(shè)備型號(hào)進(jìn)行分類整理。包括設(shè)備購(gòu)置合同、安裝調(diào)試記錄、使用說(shuō)明書(shū)、維修記錄等。編制設(shè)備檔案目錄。6.科研檔案按照科研項(xiàng)目進(jìn)行分類整理。包括項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書(shū)、研究計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)記錄、成果鑒定材料等。編制科研檔案目錄。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.文書(shū)檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.人事檔案應(yīng)在形成后及時(shí)歸檔。3.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門(mén)整理歸檔，保管一年后移交檔案管理室。4.基建檔案應(yīng)在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)歸檔。5.設(shè)備檔案應(yīng)在設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收或安裝調(diào)試完畢后歸檔。6.科研檔案應(yīng)在科研項(xiàng)目結(jié)束后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門(mén)將整理好的檔案材料移交檔案管理室。2.檔案管理室對(duì)移交的檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，符合要求的予以接收。3.檔案管理室對(duì)接收的檔案進(jìn)行登記、編號(hào)，填寫(xiě)檔案移交清單。（三）保管期限1.文書(shū)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案主要包括：本局制定的法規(guī)性文件；本局召開(kāi)的重要會(huì)議、舉辦的重大活動(dòng)形成的主要文件材料；本局的年度總結(jié)、重要工作計(jì)劃；本局機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；本局與其他單位簽訂的重要合同、協(xié)議等。長(zhǎng)期保管的檔案主要包括：本局的一般性文件材料；本局召開(kāi)的一般性會(huì)議、舉辦的一般性活動(dòng)形成的文件材料；本局的季度、月度工作計(jì)劃、總結(jié)等。短期保管的檔案主要包括：本局的臨時(shí)性文件材料；本局召開(kāi)的臨時(shí)性會(huì)議、舉辦的臨時(shí)性活動(dòng)形成的文件材料；本局的一般性報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào)等。2.人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、科研檔案等應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定確定保管期限。（四）保管要求1.檔案管理室應(yīng)配備專用的檔案庫(kù)房，保持庫(kù)房清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度符合國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找。3.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。5.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。6.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本局工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理室查閱。2.外單位人員因工作需要查閱本局檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理室查閱。3.查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)經(jīng)本局主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱要求1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出室外。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。3.查閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。4.如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理室同意，并登記復(fù)印內(nèi)容和用途。（三）借閱規(guī)定1.本局工作人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理室借閱。2.外單位人員因工作需要借閱本局檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理室借閱。3.借閱檔案應(yīng)限期歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。5.借閱人員應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的安全，按期歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理室，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（四）利用效果反饋檔案管理室應(yīng)建立檔案利用效果反饋制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，定期收集利用者的反饋意見(jiàn)，分析檔案利用效果，不斷改進(jìn)檔案工作。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已超過(guò)保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀。3.對(duì)仍有保存價(jià)值但已不完整或不準(zhǔn)確的檔案，應(yīng)進(jìn)行補(bǔ)充或修正后繼續(xù)保存。（三）鑒定程序1.檔案管理室定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，提出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)擬銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。（四）銷毀方法1.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等。2.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并將《檔案銷毀清冊(cè)》存檔。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。（二）建設(shè)內(nèi)容1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等業(yè)務(wù)的信息化管理。2.對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）實(shí)施步驟1.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，