PAGE學(xué)院專業(yè)檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)院專業(yè)檔案室的科學(xué)管理，有效地保護(hù)和利用檔案，更好地為學(xué)院教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)院實(shí)際情況，制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)院各專業(yè)在教學(xué)、科研、實(shí)踐等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)院專業(yè)檔案室對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映學(xué)院專業(yè)發(fā)展過程中的各項(xiàng)活動(dòng)，保證檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則全面收集、整理各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為學(xué)院師生和相關(guān)部門提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室設(shè)置學(xué)院設(shè)立專業(yè)檔案室，配備專職檔案管理人員，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全保管條件。（二）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全學(xué)院專業(yè)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管學(xué)院各專業(yè)在教學(xué)、科研、實(shí)踐等活動(dòng)中形成的各類檔案，確保檔案的完整與安全。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、上架等整理工作，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、查閱制度，做好檔案利用登記和統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)催還借出的檔案。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理。6.積極開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高學(xué)院師生的檔案意識(shí)。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案材料的收集、整理和初步分類工作，確保檔案材料的齊全完整。2.定期將整理好的檔案材料移交學(xué)院專業(yè)檔案室，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的檔案信息和線索。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.教學(xué)檔案包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、課件、試卷、成績(jī)冊(cè)、實(shí)習(xí)報(bào)告、畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）等。2.科研檔案涵蓋科研項(xiàng)目申請(qǐng)書、立項(xiàng)批復(fù)、研究報(bào)告、學(xué)術(shù)論文、著作、專利、科研成果鑒定材料等。3.實(shí)踐教學(xué)檔案包含實(shí)踐教學(xué)大綱、實(shí)習(xí)指導(dǎo)書、實(shí)習(xí)計(jì)劃、實(shí)習(xí)總結(jié)、實(shí)踐教學(xué)基地協(xié)議等。4.師資隊(duì)伍建設(shè)檔案有教師個(gè)人檔案、教師培訓(xùn)記錄、教師考核材料、教師職稱評(píng)定材料等。5.學(xué)生管理檔案涉及學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、畢業(yè)生就業(yè)材料等。6.行政管理檔案包括學(xué)院工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄、規(guī)章制度、請(qǐng)示報(bào)告、批復(fù)等。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的檔案材料，確保檔案的真實(shí)性和完整性。2.檔案材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章手續(xù)完備，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆等不耐久字跡材料書寫。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，確保其可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為教學(xué)檔案、科研檔案、實(shí)踐教學(xué)檔案、師資隊(duì)伍建設(shè)檔案、學(xué)生管理檔案、行政管理檔案等大類，每大類下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干二級(jí)類目。2.編號(hào)對(duì)每一份檔案編制唯一的檔號(hào)，檔號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的分類層次和順序，便于管理和檢索。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便快速查找檔案。4.裝訂對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的檔案材料進(jìn)行修整和裝訂，保持檔案的整齊美觀。四、檔案的保管（一）保管期限劃分檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案凡是反映學(xué)院主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)學(xué)院、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)院工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為30年。3.短期保管的檔案在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)院工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限為10年。（二）庫房管理1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、防盜門、除濕機(jī)、防蟲藥、遮光窗簾等。3.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放位置索引，標(biāo)明各類檔案的存放架位。（三）檔案裝具1.檔案裝具應(yīng)選用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒等，確保檔案的安全存放。2.檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作，規(guī)格統(tǒng)一，能夠有效保護(hù)檔案材料。檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于檔案的存放和取出。（四）檔案保管檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有破損、霉變、蟲蛀等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。2.每年應(yīng)對(duì)檔案的保管狀況進(jìn)行全面檢查，填寫檔案保管檢查記錄，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行分析總結(jié)，并提出改進(jìn)措施。五、檔案的利用（一）利用范圍學(xué)院師生及相關(guān)部門因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可查閱利用學(xué)院專業(yè)檔案室的檔案。（二）利用方式1.查閱查閱者可直接到檔案室查閱檔案原件或復(fù)印件，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，借閱者應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案時(shí)，查閱者應(yīng)在檔案查閱登記簿上填寫查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱檔案時(shí)，借閱者應(yīng)向檔案管理人員提交有效身份證件，并在檔案借閱登記簿上詳細(xì)登記借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱日期、歸還日期等信息。借閱者應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損。3.檔案利用完畢后，查閱者應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。（四）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱或借閱時(shí)間、查閱或借閱人、查閱或借閱內(nèi)容、利用目的等。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用的規(guī)律和趨勢(shì)，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織學(xué)院成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)專家組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作進(jìn)行組織和指導(dǎo)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和學(xué)院實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行重新審查和確定。鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)考慮檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。（三）鑒定程序1.檔案管理人員對(duì)到期檔案進(jìn)行初步清理，提出擬銷毀檔案清單，提交檔案鑒定工作小組。2.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀，并簽署鑒定意見。3.對(duì)確定銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀處理。（四）銷毀方法檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，一般采用焚燒或粉碎等方法，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，銷毀完畢后，在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)學(xué)院專業(yè)檔案的數(shù)字化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平，為學(xué)院師生和相關(guān)部門提供更加便捷的檔案信息查詢和利用服務(wù)。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于200dpi，確保掃描圖像清晰可讀。掃描后的圖像應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，統(tǒng)一存儲(chǔ)為PDF格式。2.圖像處理對(duì)掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。同時(shí)，對(duì)圖像進(jìn)行命名和分類，確保圖像與紙質(zhì)檔案一一對(duì)應(yīng)。3.數(shù)據(jù)錄入將檔案的題名、日期、保管期限、檔號(hào)等信息錄入檔案信息數(shù)據(jù)庫，建立索引關(guān)系，方便檔案的檢索和查詢。4.存儲(chǔ)備份將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息系統(tǒng)管理1.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線檢索、借閱申請(qǐng)、利用登記等功能，提高檔案管理的信息化水平。2.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備用戶權(quán)限管理功