PAGE公司檔案保管期限制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱和利用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本檔案保管期限制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種文件、資料、記錄等檔案的保管期限確定與管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中關(guān)于檔案管理的規(guī)定，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.科學(xué)分類原則：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)、時(shí)間順序等進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找。3.實(shí)用高效原則：根據(jù)檔案的實(shí)際利用價(jià)值和工作需要，合理確定保管期限，提高檔案管理工作效率。4.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案信息泄露、丟失或損壞，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案采取嚴(yán)格的保密措施。二、檔案分類及保管期限（一）行政管理類檔案1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件保管期限：永久說明：包括公司設(shè)立登記申請(qǐng)書、營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、公司章程、變更登記申請(qǐng)書、注銷登記證明等，這些文件是公司合法存在的重要依據(jù)，具有長(zhǎng)期保存價(jià)值。2.公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件保管期限：永久說明：記錄公司重大決策過程和結(jié)果，對(duì)公司的發(fā)展具有重要意義，需永久保存。3.公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)保管期限：長(zhǎng)期（10年）說明：反映公司年度工作開展情況和業(yè)績(jī)，為公司發(fā)展提供參考，保存一定期限以便回顧和分析。4.公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定保管期限：長(zhǎng)期（10年）說明：是公司正常運(yùn)營(yíng)的規(guī)范依據(jù)，隨著公司發(fā)展可能會(huì)進(jìn)行修訂，但原制度仍需保存一定時(shí)間以供查閱。5.公司行政公文、通知、通報(bào)等保管期限：短期（3年）說明：傳達(dá)公司日常行政事務(wù)信息，時(shí)效性較強(qiáng)，保存一定時(shí)間后可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行清理。6.公司印章使用記錄保管期限：長(zhǎng)期（10年）說明：記錄公司印章的使用情況，對(duì)于追溯公司重要文件的蓋章真實(shí)性和責(zé)任具有重要作用。（二）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類檔案1.會(huì)計(jì)憑證保管期限：15年說明：記錄公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生和完成情況，是財(cái)務(wù)核算的基礎(chǔ)資料，按照規(guī)定需保存一定年限。2.會(huì)計(jì)賬簿保管期限：15年說明：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬等，反映公司財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果，是重要的財(cái)務(wù)檔案。3.財(cái)務(wù)報(bào)表保管期限：永久說明：如資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等，是公司對(duì)外披露財(cái)務(wù)信息的主要載體，具有重要的歷史和決策參考價(jià)值。4.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告保管期限：永久說明：反映公司財(cái)務(wù)狀況的真實(shí)性和合規(guī)性，是公司重要的財(cái)務(wù)檔案資料。5.稅務(wù)申報(bào)資料保管期限：10年說明：記錄公司納稅申報(bào)情況，以備稅務(wù)機(jī)關(guān)檢查，保存一定期限符合稅務(wù)管理要求。（三）人力資源類檔案1.員工入職、離職檔案保管期限：長(zhǎng)期（10年）說明：包括員工入職登記表、勞動(dòng)合同、離職證明等，記錄員工在公司的工作經(jīng)歷，對(duì)公司了解員工情況和處理勞動(dòng)糾紛具有重要作用。2.員工培訓(xùn)檔案保管期限：長(zhǎng)期（10年）說明：記錄員工參加培訓(xùn)的情況，包括培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時(shí)間、考核結(jié)果等，有助于評(píng)估員工培訓(xùn)效果和公司培訓(xùn)工作開展情況。3.員工績(jī)效考核檔案保管期限：長(zhǎng)期（10年）說明：反映員工工作業(yè)績(jī)和表現(xiàn)，為員工晉升、獎(jiǎng)懲等提供依據(jù)，需長(zhǎng)期保存。4.員工薪酬福利檔案保管期限：長(zhǎng)期（10年）說明：記錄員工薪酬發(fā)放、福利享受等情況，涉及員工切身利益，保存一定期限以便查詢和核對(duì)。（四）市場(chǎng)營(yíng)銷類檔案1.市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告保管期限：長(zhǎng)期（10年）說明：對(duì)市場(chǎng)動(dòng)態(tài)、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手、客戶需求等進(jìn)行分析研究，為公司市場(chǎng)決策提供依據(jù)，具有一定的時(shí)效性和參考價(jià)值。2.銷售合同保管期限：長(zhǎng)期（10年）說明：是公司與客戶簽訂的商業(yè)契約，記錄公司銷售業(yè)務(wù)情況，對(duì)于維護(hù)公司權(quán)益和追溯業(yè)務(wù)往來具有重要意義。3.客戶檔案保管期限：長(zhǎng)期（10年）說明：包括客戶基本信息、購(gòu)買記錄、溝通記錄等，有助于公司了解客戶需求，開展精準(zhǔn)營(yíng)銷和客戶關(guān)系管理。4.廣告宣傳資料保管期限：短期（3年）說明：如宣傳冊(cè)、海報(bào)、廣告片等，時(shí)效性較強(qiáng)，隨著市場(chǎng)變化和宣傳活動(dòng)結(jié)束，保存一定時(shí)間后可進(jìn)行清理。（五）技術(shù)研發(fā)類檔案1.產(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目文檔保管期限：長(zhǎng)期（10年）說明：包括項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文檔、測(cè)試報(bào)告等，記錄產(chǎn)品研發(fā)過程，對(duì)公司技術(shù)創(chuàng)新和產(chǎn)品升級(jí)具有重要參考價(jià)值。2.技術(shù)專利檔案保管期限：永久說明：公司擁有的技術(shù)專利是重要的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，具有長(zhǎng)期的法律保護(hù)和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。3.技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)文件保管期限：長(zhǎng)期（10年）說明：規(guī)范公司技術(shù)操作和產(chǎn)品質(zhì)量，隨著技術(shù)發(fā)展可能會(huì)修訂，但原標(biāo)準(zhǔn)仍需保存一定時(shí)間。（六）生產(chǎn)管理類檔案1.生產(chǎn)計(jì)劃、調(diào)度記錄保管期限：短期（3年）說明：反映公司日常生產(chǎn)安排和執(zhí)行情況，時(shí)效性較強(qiáng)，保存一定時(shí)間后可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行清理。2.產(chǎn)品生產(chǎn)工藝文件保管期限：長(zhǎng)期（10年）說明：指導(dǎo)產(chǎn)品生產(chǎn)過程，確保產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定，是公司生產(chǎn)管理的重要依據(jù)。3.設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄保管期限：長(zhǎng)期（10年）說明：記錄設(shè)備維護(hù)情況，有助于延長(zhǎng)設(shè)備使用壽命，保障生產(chǎn)正常進(jìn)行。三、檔案保管期限的確定方法（一）法律法規(guī)和政策依據(jù)依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，如《中華人民共和國(guó)檔案法》及其實(shí)施辦法、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等，明確各類檔案的最低保管期限要求。（二）公司業(yè)務(wù)活動(dòng)需求根據(jù)公司的業(yè)務(wù)性質(zhì)、運(yùn)營(yíng)特點(diǎn)和管理要求，考慮檔案對(duì)公司決策、業(yè)務(wù)開展、權(quán)益維護(hù)等方面的作用，確定合理的保管期限。（三）檔案價(jià)值評(píng)估對(duì)檔案的重要性、完整性、準(zhǔn)確性、時(shí)效性等進(jìn)行綜合評(píng)估，對(duì)于具有重要?dú)v史價(jià)值、法律憑證作用或長(zhǎng)期參考價(jià)值的檔案，適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。四、檔案保管與維護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，按照檔案類別和保管期限進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂、編目、上架存放；電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引和檢索系統(tǒng)，確保電子檔案的可讀性和可利用性。2.對(duì)重要檔案應(yīng)進(jìn)行復(fù)制備份，分別存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聶n案丟失。（三）定期檢查與維護(hù)1.建立檔案定期檢查制度，由檔案管理人員定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，檢查檔案的保管狀況，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。2.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和系統(tǒng)維護(hù)，確保電子檔案的安全性和完整性。同時(shí)，定期檢查電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備，防止因存儲(chǔ)介質(zhì)老化等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際狀況，對(duì)超過保管期限且確無保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀處理。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫銷毀清單，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案名稱和查閱范圍，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱人員需經(jīng)公司保密管理部門批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下查閱。3.外部單位查閱公司檔案，需持有單位介紹信，注明查閱目的和查閱范圍，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理人員陪同查閱。（二）利用方式1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，及時(shí)提供所需檔案，并做好查閱登記工作，記錄查閱人員姓名、部門、查閱時(shí)間、檔案名稱和查閱用途等信息。2.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案，如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.對(duì)于重要檔案的查閱和利用，檔案管理人員應(yīng)跟蹤利用效果，及時(shí)了解查閱