PAGE工程管理部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)工程管理部檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在工程建設(shè)、管理及維護(hù)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于工程管理部在工程規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等全過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則工程管理部的檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映工程建設(shè)的實(shí)際情況，嚴(yán)禁弄虛作假。3.完整性原則全面收集工程建設(shè)各環(huán)節(jié)形成的檔案資料，保證檔案的齊全完整。4.規(guī)范性原則檔案的形成、整理、保管、利用等工作應(yīng)遵循國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作規(guī)范有序。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善工程管理部檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.對(duì)工程建設(shè)過程中各部門形成的檔案資料進(jìn)行集中收集、整理、分類、編目、裝訂和保管。3.建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.組織開展檔案管理培訓(xùn)工作，提高員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工程建設(shè)過程中形成檔案資料的收集、整理和移交工作，并確保檔案資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，配合檔案管理部門做好檔案管理的各項(xiàng)工作。3.在工程建設(shè)項(xiàng)目結(jié)束后，及時(shí)將本部門的檔案資料移交檔案管理部門。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理制度，做好檔案的日常管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案資料的質(zhì)量。3.妥善保管檔案資料，做好檔案的安全防護(hù)工作，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.積極為檔案的查詢和利用提供服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地提供所需檔案資料。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.工程前期文件包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。2.工程設(shè)計(jì)文件包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更等文件。3.工程施工文件包括施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、施工日志等。4.工程監(jiān)理文件包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。5.工程竣工驗(yàn)收文件包括竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖、工程質(zhì)量保修書等。6.其他與工程建設(shè)有關(guān)的文件如會(huì)議紀(jì)要、往來信函、合同協(xié)議等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門在工程建設(shè)過程中形成的檔案資料，并于每月底前移交檔案管理部門。2.檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆等不耐久書寫材料。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類按照工程建設(shè)項(xiàng)目的不同階段和檔案資料的性質(zhì)，將檔案分為工程前期文件、工程設(shè)計(jì)文件、工程施工文件、工程監(jiān)理文件、工程竣工驗(yàn)收文件等幾大類。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，確保目錄清晰準(zhǔn)確。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管凡是反映工程建設(shè)全過程，具有重要?dú)v史價(jià)值和長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案資料，應(yīng)永久保管。2.長期保管對(duì)工程建設(shè)有一定影響，在較長時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案資料，保管期限為30年。3.短期保管對(duì)工程建設(shè)影響較小，在較短時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案資料，保管期限為10年。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。2.電子檔案建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)采用多種形式，如磁帶、光盤、硬盤等，分別存放在不同的地點(diǎn)。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施完好有效。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)管理，并嚴(yán)格執(zhí)行庫房管理制度，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入庫房。五、檔案的利用（一）利用范圍1.工程建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等工作。2.工程質(zhì)量事故的調(diào)查處理。3.工程技術(shù)咨詢和服務(wù)。4.其他與工程建設(shè)有關(guān)需要查閱檔案的事項(xiàng)。（二）利用流程1.利用者填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)。3.利用者在檔案查閱室查閱檔案，嚴(yán)禁將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.利用者查閱檔案完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）保密規(guī)定1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.利用者查閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如需對(duì)外提供檔案信息，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照國家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法及程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出擬銷毀檔案清單。2.鑒定小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審核，根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，確定檔案的存毀。3.對(duì)確定銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。4.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的工程管理部檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和遠(yuǎn)程查詢利用。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，降低檔案管理成本。3.確保檔案信息的安全和保密，防止檔案信息的泄露和丟失。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，建立檔案信息化管理系統(tǒng)。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將檔案內(nèi)容錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和操作。4.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理流程1.檔案管理人員將收集整理好的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，錄入檔案信息化管理系統(tǒng)。2.在檔案信息化管理系統(tǒng)中對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等操作，建立電