PAGE檔案室規(guī)劃及管理制度表一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案室的規(guī)范化管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本檔案室規(guī)劃及管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案室對各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集和保存公司/組織在各個方面形成的具有保存價值的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司/組織各項(xiàng)工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案室規(guī)劃（一）檔案室選址檔案室應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等條件良好的位置，遠(yuǎn)離易燃、易爆場所和污染源。（二）檔案室布局1.檔案庫房：用于存放各類檔案實(shí)體，應(yīng)根據(jù)檔案類別、保管期限等進(jìn)行分區(qū)存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識。檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放整齊、有序。2.整理加工區(qū)：負(fù)責(zé)檔案的整理、編目、裝訂等工作，應(yīng)配備電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、裝訂機(jī)等設(shè)備，以及必要的辦公桌椅。3.查閱利用區(qū)：為公司/組織內(nèi)部人員提供檔案查閱服務(wù)，應(yīng)設(shè)置專門的查閱桌椅，并配備電腦等設(shè)備，方便查閱人員檢索和利用檔案。查閱利用區(qū)應(yīng)與檔案庫房相對獨(dú)立，以保證檔案的安全。4.辦公區(qū)：檔案室管理人員的辦公場所，應(yīng)配備辦公桌椅、文件柜、電腦等辦公設(shè)備，用于日常的檔案管理工作。（三）檔案室設(shè)施設(shè)備1.溫濕度控制設(shè)備：安裝空調(diào)、除濕機(jī)等設(shè)備，確保檔案庫房的溫度保持在14℃24℃之間，相對濕度保持在45%60%之間。2.防火防盜設(shè)備：安裝火災(zāi)自動報(bào)警系統(tǒng)、滅火設(shè)備（如滅火器、消火栓等），配備防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案室的安全。3.防蟲防鼠設(shè)備：在檔案庫房內(nèi)放置防蟲藥品（如樟腦丸等）、防鼠器材（如鼠夾、鼠藥等），防止檔案受到蟲害和鼠害。4.檔案裝具：根據(jù)檔案的類型和數(shù)量，配備合適的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具，確保檔案存放安全、整齊、有序。5.辦公設(shè)備：為整理加工區(qū)、查閱利用區(qū)和辦公區(qū)配備必要的電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、裝訂機(jī)、辦公桌椅等設(shè)備，滿足檔案管理工作的需要。（四）檔案室信息化建設(shè)1.檔案管理系統(tǒng)：建立完善的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，包括檔案的錄入、存儲、檢索、利用等功能。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、安全審計(jì)等功能，確保檔案信息的安全。2.數(shù)字化加工設(shè)備：配備掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等數(shù)字化加工設(shè)備，對重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案的利用效率。3.網(wǎng)絡(luò)設(shè)備：檔案室應(yīng)配備網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)與公司/組織內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的連接，方便檔案管理人員進(jìn)行檔案信息的傳輸和共享。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.文書檔案：包括公司/組織的各類文件、通知、報(bào)告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要等。2.科技檔案：涵蓋公司/組織在科研、生產(chǎn)、工程建設(shè)等活動中形成的技術(shù)文件、圖紙、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、項(xiàng)目資料等。3.人事檔案：包含員工的個人簡歷、入職登記表、勞動合同、培訓(xùn)記錄、考核評價、工資福利等相關(guān)材料。4.財(cái)務(wù)檔案：涉及公司/組織的會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，收集相關(guān)的業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單、客戶資料、市場調(diào)研等檔案。6.聲像檔案：包括公司/組織在各類活動中形成的照片、錄音、錄像等資料。7.電子檔案：以電子形式存在的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等，如電子郵件、辦公軟件文檔、數(shù)據(jù)庫文件等。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，按照檔案收集范圍及時收集本部門形成的各類檔案，并定期移交至檔案室。2.檔案收集應(yīng)保持完整性和準(zhǔn)確性，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、齊全、完整，簽字蓋章等手續(xù)完備。3.對于重要的檔案或緊急情況下形成的檔案，應(yīng)及時收集并優(yōu)先處理，確保檔案的時效性。（三）檔案整理原則1.遵循文件形成規(guī)律：按照文件的形成時間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于保管和利用：根據(jù)檔案的類別、保管期限等進(jìn)行合理分類和編號，便于檔案的存放、查找和利用。3.保持檔案原貌：在整理檔案過程中，應(yīng)保持檔案的原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞或丟失檔案內(nèi)容。（四）檔案整理方法1.文書檔案整理：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）的分類方法進(jìn)行整理，編制歸檔文件目錄，將文件材料裝訂成冊，并在檔案盒上標(biāo)注相關(guān)信息。2.科技檔案整理：根據(jù)項(xiàng)目或?qū)I(yè)進(jìn)行分類，按照項(xiàng)目階段或工藝流程進(jìn)行編號，編制科技檔案目錄，建立項(xiàng)目檔案卷，將相關(guān)圖紙、文件等資料整理歸檔。3.人事檔案整理：按照干部檔案整理工作細(xì)則的要求，對員工人事檔案進(jìn)行分類整理，包括履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎勵材料、處分材料、工資福利材料、任免材料等，建立人事檔案卷，并進(jìn)行電子化錄入。4.財(cái)務(wù)檔案整理：按照會計(jì)檔案管理辦法的規(guī)定，對會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等進(jìn)行分類整理，編制會計(jì)檔案目錄，將會計(jì)檔案裝訂成冊，并按照保管期限進(jìn)行存放。5.業(yè)務(wù)檔案整理：根據(jù)業(yè)務(wù)類型和特點(diǎn)，制定相應(yīng)的分類標(biāo)準(zhǔn)，對業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行分類整理，建立業(yè)務(wù)檔案卷，標(biāo)注相關(guān)信息，便于查詢和利用。6.聲像檔案整理：對照片、錄音、錄像等聲像檔案進(jìn)行分類整理，標(biāo)注拍攝時間、地點(diǎn)、人物、事件等信息，編制聲像檔案目錄，并進(jìn)行數(shù)字化處理，存儲在電子檔案數(shù)據(jù)庫中。7.電子檔案整理：對電子檔案進(jìn)行分類存儲，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，按照文件的命名規(guī)則進(jìn)行命名，確保電子檔案的規(guī)范性和可讀性。同時，對電子檔案進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，便于檢索和利用。四、檔案保管（一）檔案保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對本公司/組織、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：根據(jù)檔案的重要程度和參考價值，定期保管檔案的期限分為30年和10年。（二）檔案保管要求1.檔案庫房管理：檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，定期進(jìn)行通風(fēng)換氣，防止檔案受潮、發(fā)霉。檔案裝具應(yīng)擺放整齊，便于檔案的存取和查找。2.檔案存放方式：檔案應(yīng)按照分類編號順序存放，不同類別、保管期限的檔案應(yīng)分開存放，避免混淆。對于珍貴檔案或易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、密封包裝等。3.檔案安全保護(hù)：加強(qiáng)檔案庫房的安全防范工作，嚴(yán)格控制庫房人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全。4.檔案清點(diǎn)核對：每年定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量與檔案目錄一致。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。（三）檔案保管期限變更與鑒定1.保管期限變更：對于已確定保管期限的檔案，如因特殊情況需要變更保管期限的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，并重新編制檔案目錄。2.檔案鑒定：定期對到期檔案進(jìn)行鑒定，由檔案室會同相關(guān)部門組成鑒定小組，根據(jù)檔案的價值和保管期限，提出鑒定意見，對失去保存價值的檔案進(jìn)行銷毀處理。檔案鑒定工作應(yīng)形成鑒定報(bào)告，記錄鑒定過程和結(jié)果。五、檔案利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案的，可按照規(guī)定的程序辦理利用手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱本公司/組織檔案的，須經(jīng)本公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序辦理查閱手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)：查閱人員需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案室。檔案室管理人員根據(jù)申請表提供的信息，查找并提供相應(yīng)的檔案供查閱人員查閱。查閱人員應(yīng)在指定的查閱區(qū)域內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱過程中，如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。2.借閱手續(xù)：借閱人員需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱檔案。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞或丟失檔案。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案。（三）利用監(jiān)督1.檔案室管理人員應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行全程監(jiān)督，確保查閱、借閱人員遵守檔案利用規(guī)定，保護(hù)檔案的安全和完整。2.對于涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制利用范圍和審批程序，防止機(jī)密信息泄露。六、檔案保密（一）保密制度1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強(qiáng)檔案保密管理，確保檔案信息的安全。2.檔案室管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律。3.對涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管、限制查閱等保密措施，防止機(jī)密信息泄露。（二）保密措施1.物理隔離：檔案庫房應(yīng)與其他區(qū)域進(jìn)行物理隔離，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。2.信息加密：對電子檔案進(jìn)行加密存儲，設(shè)置不同級別的訪問權(quán)限，確保檔案信息的安全。3.人員培訓(xùn)：加強(qiáng)對檔案管理人員和利用人員的保密教育和培訓(xùn)，提高保密意識，防止因人員疏忽導(dǎo)致檔案信息泄露。（三）泄密處理1.如發(fā)現(xiàn)檔案信息泄露事件，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行調(diào)查，查明原因，確定泄密范圍和影響程度。2.根據(jù)泄密事件的嚴(yán)重程度，及時向上級領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，如追回已泄露的檔案信息、對相關(guān)人員進(jìn)行處理等。3.對因工作失誤或違反保密規(guī)定導(dǎo)致檔案信息泄露的人員，應(yīng)依法依規(guī)追究責(zé)任。七、檔案統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整，如實(shí)反映檔案管理工作的基本情況。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)作為檔案管理工作決策和考核的依據(jù)。（二）檔案移交1.各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求，將本部門形成