PAGE圖書館人事檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)圖書館人事檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高人事管理工作效率，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本圖書館實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于圖書館全體在職員工的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映員工的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集員工在各個方面的相關(guān)材料，確保檔案資料的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保人事檔案信息不被泄露。4.動態(tài)管理原則：隨著員工工作變動和個人情況變化，及時更新檔案內(nèi)容。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善圖書館人事檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理圖書館全體員工的人事檔案，確保檔案的安全和完整。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒別、歸檔、保管、查閱、借閱等工作。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。5.積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)。2.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。3.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、分類、編號、裝訂等。4.做好檔案的安全保管工作，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。5.按照規(guī)定辦理檔案的查閱、借閱手續(xù)，及時登記和歸還檔案。6.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的清查、核對等工作。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門員工檔案材料的收集、整理，并及時移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。3.督促本部門員工遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案信息的安全。三、檔案內(nèi)容（一）履歷材料1.員工個人基本情況登記表，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、學(xué)歷、學(xué)位、參加工作時間、入黨時間、健康狀況等。2.員工履歷表，記錄員工的工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷等。3.員工任職經(jīng)歷材料，包括任職文件、任免審批表等。（二）自傳材料員工撰寫的自傳，反映個人成長經(jīng)歷、思想變化等情況。（三）鑒定、考核、考察材料1.年度考核登記表、考核評語及結(jié)果。2.晉升、競聘等考察材料，包括考察報(bào)告、民主測評表等。3.各類鑒定材料，如入黨鑒定、轉(zhuǎn)正鑒定等。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料1.學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件、學(xué)歷認(rèn)證報(bào)告。,2.培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、培訓(xùn)成績單等。3.專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審表、聘任文件、職稱證書等。（五）政審材料1.入黨政審材料，包括政審報(bào)告、外調(diào)材料等。2.其他政審材料，如出國（境）政審材料等。（六）黨團(tuán)材料1.入黨申請書、入黨志愿書、轉(zhuǎn)正申請書等。2.共青團(tuán)入團(tuán)志愿書、團(tuán)員登記表等。（七）獎勵材料1.各級各類獎勵證書、表彰決定等。2.獎勵事跡材料。（八）處分材料1.處分決定、處分審批表等。2.受處分人員的檢查、申訴材料等。（九）工資、任免、出國（境）等材料1.工資變動審批表、工資調(diào)整通知等。2.任免文件、職務(wù)變動登記表等。3.出國（境）審批表、護(hù)照復(fù)印件等。（十）其他可供組織參考的材料1.員工的獲獎科研成果、著作、論文等材料。2.員工的社會兼職情況材料。3.其他與員工個人有關(guān)的重要材料。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門員工檔案材料的收集工作，確保材料的及時、完整。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、有效，符合歸檔要求，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案材料。3.對于新入職員工，應(yīng)在入職一個月內(nèi)將其檔案材料收集齊全并移交檔案管理部門。4.對于員工工作變動、職務(wù)晉升、獎懲等情況產(chǎn)生的檔案材料，相關(guān)部門應(yīng)及時收集并移交檔案管理部門。（二）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案內(nèi)容的分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案材料進(jìn)行分類整理。2.每份檔案材料應(yīng)保持完整、清潔，不得隨意涂改、損壞。3.檔案材料應(yīng)按照時間順序排列，同一類材料應(yīng)集中放置，并編寫頁碼。4.對于破損或褪色的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制后再歸檔。5.檔案整理完成后，應(yīng)編制檔案目錄，便于查閱和管理。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風(fēng)良好。2.庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門等。3.檔案庫房應(yīng)與辦公區(qū)域分開，實(shí)行專人管理，無關(guān)人員不得進(jìn)入。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，電子檔案應(yīng)存儲在專用服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。2.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、查閱、借閱等情況。3.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的數(shù)量、內(nèi)容與保管臺賬一致。（三）保管期限1.人事檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.對于員工的履歷材料、自傳材料、鑒定、考核、考察材料、學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎勵材料等重要檔案，應(yīng)永久保管。3.對于員工的工資、任免、出國（境）等材料，保管期限為長期。4.對于員工的處分材料，保管期限為短期，自處分決定生效之日起滿五年后可予以銷毀。（四）檔案銷毀1.對于保管期限已滿且無保存價值的檔案材料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)圖書館主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并確保銷毀過程的安全、徹底。4.檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.圖書館內(nèi)部人員因工作需要查閱人事檔案的，需填寫《人事檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請的內(nèi)容和目的，嚴(yán)格審核查閱權(quán)限，確保查閱行為符合規(guī)定。3.涉及員工個人隱私或機(jī)密信息的檔案材料，未經(jīng)員工本人同意，不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人員持經(jīng)審批的《人事檔案查閱申請表》到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)查閱完畢，不得擅自將檔案帶出查閱場所。4.查閱人員不得在檔案材料上涂改、圈劃、批注、抽取、撤換或損壞檔案材料。（三）借閱權(quán)限1.圖書館外部單位因工作需要借閱人事檔案的，需出具正式介紹信，并填寫《人事檔案借閱申請表》，經(jīng)圖書館主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。（四）借閱程序1.借閱人員持經(jīng)批準(zhǔn)的《人事檔案借閱申請表》到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員對借閱人員的身份和借閱申請進(jìn)行核實(shí)后，但在借閱期限屆滿前提醒借閱人員歸還檔案。3.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的人事檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲、檢索、統(tǒng)計(jì)和分析。2.提高檔案管理工作效率，減少人工操作，降低檔案管理成本。3.加強(qiáng)檔案信息的安全管理，確保檔案信息不被泄露、篡改。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：能夠快速、準(zhǔn)確地錄入員工的檔案信息，包括基本信息、履歷信息、學(xué)歷學(xué)位信息、獎懲信息等。2.檔案檢索功能：支持多種檢索方式，如按姓名、部門、時間等進(jìn)行檢索，方便快捷地查找所需檔案信息。3.檔案統(tǒng)計(jì)分析功能：能夠?qū)n案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如員工年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷層次、職稱分布等，為圖書館人事管理決策提供數(shù)據(jù)支持。4.檔案借閱管理功能：實(shí)現(xiàn)檔案借閱的在線申請審批、借閱記錄查詢等功能，規(guī)范檔案借閱流程。5.系統(tǒng)安全管理功能：設(shè)置用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、數(shù)據(jù)加密等功能，保障系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。（三）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理的要求，將紙質(zhì)檔案中的信息準(zhǔn)確錄入信息化管理系統(tǒng)。2.定期對系統(tǒng)中的檔案信息進(jìn)行更新和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的及時性和準(zhǔn)確性。3.建立數(shù)據(jù)審核機(jī)制，對錄入和維護(hù)的數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，防止錯誤數(shù)據(jù)進(jìn)入系統(tǒng)。（四）信息安全管理1.加強(qiáng)信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊。2.對系統(tǒng)用戶進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限管理，根據(jù)工作需要分配不同的操作權(quán)限，防止用戶越權(quán)操作。3.定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。4.加強(qiáng)對檔案信息的保密管理，嚴(yán)禁將檔案信息泄露給無關(guān)人員。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立健全人事檔案管理監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對檔案管理工作的全過程監(jiān)督。2.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案管理工作進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.圖書館內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對人事檔案管理情況進(jìn)行審計(jì)，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和規(guī)章制度的要求。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)。2.檔案內(nèi)容的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。3.檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況，包括數(shù)據(jù)錄入、維護(hù)、安全管理等方面。4.檔案管理人員的工作質(zhì)量和服務(wù)水平。（三）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，