PAGE未建立檔案安全管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案安全管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報表、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則檔案安全管理遵循“預(yù)防為主、綜合治理、明確責(zé)任、嚴(yán)格監(jiān)管”的原則，確保檔案在形成、保管、利用等各個環(huán)節(jié)的安全。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案安全管理制度，并組織實(shí)施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司檔案管理工作，指導(dǎo)各部門做好檔案收集、整理、歸檔等工作。3.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整與安全。4.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。5.定期對公司檔案管理工作進(jìn)行檢查、評估，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、分類、保管和移交工作，確保檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體工作，并接受公司檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案安全管理制度，在檔案形成過程中做好安全防范措施，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。4.根據(jù)工作需要，及時向公司檔案管理部門提交應(yīng)歸檔的檔案資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、編目、上架、保管等工作，確保檔案存放有序、查找方便。3.對檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時向相關(guān)部門或人員反饋并督促整改。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，做好檔案查閱、借閱登記工作，確保檔案使用安全。5.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對，發(fā)現(xiàn)檔案短缺、損壞等情況及時報告并查明原因。6.積極參與檔案信息化建設(shè)，協(xié)助做好檔案數(shù)據(jù)錄入、維護(hù)等工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷過程中形成的各類文件，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議等。2.公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的文件、合同、協(xié)議、報表等，包括但不限于市場營銷、財務(wù)管理、人力資源管理、生產(chǎn)運(yùn)營等方面。3.公司內(nèi)部管理文件，如規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)等。4.公司重要活動、項(xiàng)目形成的文件、資料、照片、音像等，如公司慶典、重大業(yè)務(wù)項(xiàng)目實(shí)施等。5.公司與外部單位往來的文件、函件、合同等。6.其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門在業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件資料，確保檔案的完整性。2.檔案收集應(yīng)做到真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得遺漏重要文件資料。對于重要文件的原件，應(yīng)妥善保管；如需留存復(fù)印件，應(yīng)注明原件存放處，并確保復(fù)印件與原件一致。3.收集的文件資料應(yīng)保持清晰、整潔，不得有破損、涂改等情況。對于字跡模糊、難以辨認(rèn)的文件，應(yīng)及時進(jìn)行處理或復(fù)制。（三）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，確保檔案分類科學(xué)、合理。3.對檔案進(jìn)行編號、編目，編制檢索工具，便于快速查找和利用檔案。（四）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容等進(jìn)行分類，如可分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財務(wù)類、人事類等。每大類下再根據(jù)具體情況細(xì)分小類。2.編號：對每一份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于識別和管理。編號可采用數(shù)字編碼、字母與數(shù)字組合等方式。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、來源等信息。向檔案管理部門移交檔案時，應(yīng)同時提交檔案目錄清單。4.裝訂：對紙張較多、需要長期保存的檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于翻閱和保管。四、檔案保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求?？膳鋫錅貪穸日{(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品等。3.檔案庫房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，分別存放不同類別的檔案，并設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，便于查找和管理。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序上架存放，排列整齊，便于存取。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用檔案盒、檔案夾等進(jìn)行裝訂和存放；對于電子檔案，應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放。3.對重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲、專人保管等，確保檔案的安全性。（三）保管期限1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要是反映公司重大歷史事件、重要決策、核心業(yè)務(wù)等具有長遠(yuǎn)查考利用價值的檔案。3.長期保管的檔案：保管期限一般為[X]年，主要是公司在一定時期內(nèi)具有重要查考利用價值的檔案，如業(yè)務(wù)合同、財務(wù)報表等。4.短期保管的檔案：保管期限一般為[X]年，主要是公司在日常工作中形成的、在較短時間內(nèi)需要查考利用的檔案，如一般性文件、臨時性報表等。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量與檔案目錄一致。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案短缺、損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。同時，應(yīng)填寫檔案清查登記表，詳細(xì)記錄清查情況。3.根據(jù)檔案清查結(jié)果，對檔案保管情況進(jìn)行評估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，針對存在的問題及時調(diào)整檔案保管措施，不斷完善檔案安全管理工作。五、檔案利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案的利用符合公司利益和國家法律法規(guī)要求。2.在保證檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為公司各項(xiàng)工作提供支持和服務(wù)。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案的，可按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.公司外部單位因業(yè)務(wù)往來、合作等需要查閱、借閱公司檔案的，應(yīng)經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。3.涉及公司商業(yè)秘密、知識產(chǎn)權(quán)等重要檔案的利用，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批和管理，防止檔案信息泄露。（三）查閱、借閱手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱、借閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途、查閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對申請表進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)。查閱、借閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行查閱、借閱，不得擅自將檔案帶出指定場所。3.公司外部單位查閱、借閱檔案，需提交正式的查閱、借閱申請函，說明查閱、借閱的目的、范圍、期限等內(nèi)容，并經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案管理部門根據(jù)批準(zhǔn)意見，與外部單位簽訂《檔案查閱、借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，收取相應(yīng)的查閱、借閱費(fèi)用（如有）。4.查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。如需復(fù)印、拍照檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（四）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)對檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱、借閱日期、查閱、借閱人員姓名、部門、查閱、借閱檔案名稱、內(nèi)容、用途、查閱期限、歸還日期等信息。2.查閱、借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量、內(nèi)容等，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)，并在登記冊上注明歸還情況。六、檔案安全保密（一）安全保密制度1.公司建立檔案安全保密制度，明確檔案安全保密責(zé)任，加強(qiáng)對檔案管理人員和利用人員的安全保密教育。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，不得私自復(fù)制、傳播檔案信息。3.在檔案利用過程中，利用人員應(yīng)妥善保管檔案，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人，不得在非規(guī)定場所查閱、討論檔案內(nèi)容。（二）保密措施1.對涉及公司商業(yè)秘密、知識產(chǎn)權(quán)等重要檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管、限制訪問等保密措施。2.檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)和監(jiān)控設(shè)備，確保檔案庫房的安全。檔案管理人員應(yīng)定期檢查門禁系統(tǒng)和監(jiān)控設(shè)備的運(yùn)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.在檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)泄露。同時，應(yīng)建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)異地存放。（三）保密教育與培訓(xùn)1.公司定期組織檔案管理人員和利用人員參加檔案安全保密教育與培訓(xùn)，提高安全保密意識和技能。2.教育與培訓(xùn)內(nèi)容包括國家有關(guān)檔案安全保密法律法規(guī)、公司檔案安全保密制度、檔案安全保密操作規(guī)范等。3.通過案例分析、模擬演練等方式，增強(qiáng)檔案管理人員和利用人員對檔案安全保密工作的重視程度，提高應(yīng)對突發(fā)安全保密事件的能力。（四）違規(guī)處理1.對于違反檔案安全保密制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、辭退等。2.如因違反檔案安全保密制度導(dǎo)致公司檔案信息泄露、丟失等重大損失的，公司將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)規(guī)劃1.公司制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。2.檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循統(tǒng)一規(guī)劃、分步實(shí)施、注重實(shí)效的原則，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。（二）檔案數(shù)字化1.對公司重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化過程應(yīng)確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、清晰，圖像質(zhì)量符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.制定檔案數(shù)字化操作規(guī)程，規(guī)范數(shù)字化流程，包括檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲等環(huán)節(jié)。3.對數(shù)字化檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保數(shù)字化檔案的準(zhǔn)確性和可用性。質(zhì)量檢查內(nèi)容包括圖像清晰度、數(shù)據(jù)完整性、索引準(zhǔn)確性等。（三）檔案信息系統(tǒng)建設(shè)1.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、存儲、檢索、利用等全過程的信息化管理。2.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、安全審計等功能，確保檔案信息的安全。3.定期對檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，優(yōu)化系統(tǒng)性能，提高系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性。（四）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)的分類、編號等方式進(jìn)行管理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。電子檔案的元數(shù)據(jù)應(yīng)完整、準(zhǔn)確，并與電子檔案一并保存。2.建立電子檔案備份制度，定期對電子檔案