PAGE檔案管理制度細(xì)則幾個(gè)頁(yè)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度細(xì)則。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱(chēng)檔案是指公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司各項(xiàng)工作活動(dòng)，確保檔案的完整性。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案利用效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部綜合管理部是公司檔案管理的歸口部門(mén)，負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)檔案管理工作，集中統(tǒng)一管理公司檔案。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類(lèi)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷(xiāo)毀等工作。3.建立和維護(hù)公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.負(fù)責(zé)公司檔案的查閱、借閱和利用服務(wù)工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案支持。5.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)檔案管理工作，對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行檢查和考核。6.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。（二）各部門(mén)各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行公司檔案管理制度，做好本部門(mén)檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)收集、整理本部門(mén)在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的檔案，并按照規(guī)定及時(shí)歸檔。3.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的保管和安全保密工作，確保檔案的完整和安全。4.按照規(guī)定向綜合管理部移交本部門(mén)應(yīng)歸檔的檔案。5.配合綜合管理部做好檔案的查閱、借閱和利用工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等過(guò)程中形成的文件、證照等檔案。2.公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)等會(huì)議記錄、決議等檔案。3.公司各項(xiàng)管理制度、規(guī)定、辦法等文件檔案。4.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)等檔案。5.公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)中形成的報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)檔案等。6.公司工程建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等文件檔案。7.公司設(shè)備采購(gòu)、安裝、調(diào)試、維修等文件檔案。8.公司科研、技術(shù)開(kāi)發(fā)、創(chuàng)新等活動(dòng)中形成的文件檔案。9.公司員工的人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等。10.公司的宣傳資料、廣告策劃、活動(dòng)方案等檔案。11.公司的照片、音像資料等檔案。12.其他具有保存價(jià)值的文件、資料等檔案。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門(mén)在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的檔案，并確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案收集應(yīng)遵循“誰(shuí)形成、誰(shuí)收集”的原則，確保檔案的來(lái)源可靠。3.對(duì)于重要檔案，應(yīng)實(shí)行“一事一檔”制度，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。4.檔案收集過(guò)程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案的原始風(fēng)貌，不得隨意涂改、損壞檔案。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合文檔一體化管理要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。（四）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類(lèi)，一般可分為黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)、生產(chǎn)技術(shù)類(lèi)、產(chǎn)品類(lèi)、科研項(xiàng)目類(lèi)、基本建設(shè)類(lèi)、設(shè)備儀器類(lèi)、會(huì)計(jì)檔案類(lèi)、人事檔案類(lèi)、聲像檔案類(lèi)等。2.編號(hào)：對(duì)分類(lèi)后的檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱(chēng)、日期、保管期限等信息，便于檔案的查閱和利用。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案整理要求，定期將本部門(mén)整理好的檔案移交綜合管理部歸檔。2.歸檔檔案應(yīng)齊全完整，符合檔案整理要求，檔案目錄應(yīng)清晰準(zhǔn)確。3.歸檔檔案應(yīng)按照規(guī)定的分類(lèi)方法和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)，并編制檔案目錄。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為1年至15年。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.電子檔案：應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)門(mén)的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，確保電子檔案的安全和完整。3.聲像檔案：應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行整理和保管，確保聲像檔案的質(zhì)量和安全。（四）檔案庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保檔案庫(kù)房的安全。3.檔案庫(kù)房應(yīng)建立溫濕度記錄制度，定期記錄庫(kù)房的溫度和濕度，確保檔案庫(kù)房的溫濕度符合要求。4.檔案庫(kù)房應(yīng)建立檔案出入庫(kù)登記制度，嚴(yán)格登記檔案的出入庫(kù)時(shí)間、數(shù)量、去向等信息。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。檔案鑒定工作小組由綜合管理部、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)及檔案管理人員組成。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管期限等因素，確定檔案的存毀。2.分析鑒別法：對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析，根據(jù)檔案的形成背景、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，確定檔案的存毀。（四）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，并填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》。2.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷(xiāo)毀工作。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀工作的徹底和安全。4.銷(xiāo)毀工作完成后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字，并將《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》存檔。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，確保檔案的安全和保密。2.查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合管理部審批。3.查閱檔案應(yīng)在綜合管理部指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。（二）借閱原則1.借閱檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合管理部審批。2.借閱檔案應(yīng)注明借閱期限，借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案的完整和無(wú)損，經(jīng)綜合管理部檢查無(wú)誤后，辦理歸還手續(xù)。（三）查閱與借閱審批1.查閱檔案：由查閱人員填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合管理部審批。綜合管理部根據(jù)檔案的保密級(jí)別和查閱目的等因素，決定是否批準(zhǔn)查閱申請(qǐng)，并指定查閱地點(diǎn)和查閱時(shí)間。2.借閱檔案：由借閱人員填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合管理部審批。綜合管理部根據(jù)檔案的保密級(jí)別和借閱期限等因素，決定是否批準(zhǔn)借閱申請(qǐng)，并辦理借閱手續(xù)。（四）查閱與借閱登記1.綜合管理部應(yīng)建立檔案查閱與借閱登記制度，對(duì)檔案的查閱和借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容應(yīng)包括查閱或借閱日期、查閱或借閱人員姓名、所在部門(mén)、查閱或借閱檔案名稱(chēng)、查閱或借閱目的、查閱或借閱期限等信息。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.綜合管理部應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按時(shí)報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門(mén)。（二）移交工作1.公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整