PAGE保潔員工作檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)保潔員工作檔案的管理，規(guī)范保潔員工作流程，提高保潔服務(wù)質(zhì)量，保障公司環(huán)境衛(wèi)生，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有保潔員的工作檔案管理。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映保潔員的工作情況。2.完整性原則：確保檔案資料的全面、完整，不遺漏重要信息。3.保密性原則：對(duì)保潔員的個(gè)人信息及工作檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)保潔員工作變動(dòng)及工作表現(xiàn)，及時(shí)更新檔案內(nèi)容。二、檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式。2.身份證號(hào)碼、家庭住址。3.入職時(shí)間、入職崗位。（二）入職培訓(xùn)記錄1.培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)。2.培訓(xùn)內(nèi)容，包括清潔標(biāo)準(zhǔn)、安全操作規(guī)程、職業(yè)道德等。3.培訓(xùn)考核成績(jī)。（三）工作排班表1.詳細(xì)記錄保潔員每周的工作排班情況，包括工作日期、工作時(shí)段、負(fù)責(zé)區(qū)域。2.如有調(diào)班、請(qǐng)假等情況，需注明相關(guān)信息及審批記錄。（四）工作任務(wù)分配記錄1.明確保潔員每日具體的工作任務(wù)，如公共區(qū)域清潔、衛(wèi)生間清潔、垃圾清運(yùn)等。2.記錄特殊任務(wù)的安排及完成情況。（五）工作質(zhì)量檢查記錄1.由上級(jí)主管或質(zhì)量檢查人員對(duì)保潔員工作質(zhì)量進(jìn)行定期檢查的記錄。2.檢查日期、檢查區(qū)域、檢查項(xiàng)目、檢查結(jié)果及問(wèn)題記錄。3.針對(duì)檢查出的問(wèn)題，保潔員的整改情況及復(fù)查結(jié)果。（六）客戶投訴及處理記錄1.客戶對(duì)保潔服務(wù)提出投訴的時(shí)間、內(nèi)容、方式。2.公司對(duì)投訴的處理流程，包括調(diào)查情況、責(zé)任認(rèn)定、處理措施及結(jié)果。3.保潔員對(duì)投訴處理的反饋及改進(jìn)措施。（七）獎(jiǎng)勵(lì)與處罰記錄1.保潔員獲得的獎(jiǎng)勵(lì)，如優(yōu)秀員工、突出貢獻(xiàn)獎(jiǎng)等，記錄獎(jiǎng)勵(lì)名稱、獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)間、獎(jiǎng)勵(lì)原因。2.保潔員受到的處罰，如警告、罰款、辭退等，記錄處罰原因、處罰時(shí)間、處罰依據(jù)。（八）考勤記錄1.每日簽到、簽退時(shí)間，記錄遲到、早退、曠工等考勤異常情況。2.請(qǐng)假、調(diào)休的申請(qǐng)及審批記錄。（九）培訓(xùn)與學(xué)習(xí)記錄1.參加公司組織的各類(lèi)保潔業(yè)務(wù)培訓(xùn)的記錄，包括培訓(xùn)主題、培訓(xùn)收獲等。2.保潔員自主學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)技能的情況及成果記錄。（十）健康體檢記錄1.保潔員每年定期進(jìn)行健康體檢的報(bào)告，確保其身體健康狀況符合工作要求。2.如有健康問(wèn)題，記錄相關(guān)診斷結(jié)果及后續(xù)處理情況。三、檔案建立與收集（一）建立流程1.新入職保潔員報(bào)到時(shí)，人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)收集其個(gè)人基本信息，填寫(xiě)《保潔員入職信息登記表》，并將相關(guān)信息錄入公司人力資源管理系統(tǒng)。2.入職培訓(xùn)結(jié)束后，培訓(xùn)部門(mén)將培訓(xùn)記錄整理歸檔，交至保潔員工作檔案管理部門(mén)。3.保潔員正式上崗后，由其直屬上級(jí)根據(jù)工作安排，制定工作排班表和工作任務(wù)分配記錄，并及時(shí)更新。（二）收集要求1.各相關(guān)部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保潔員工作檔案資料的收集工作，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。2.收集的資料應(yīng)及時(shí)整理、分類(lèi)，按照檔案內(nèi)容的類(lèi)別進(jìn)行歸檔，不得積壓或遺漏。3.對(duì)于紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、裝訂，確保整齊有序；對(duì)于電子檔案資料，應(yīng)進(jìn)行規(guī)范命名和分類(lèi)存儲(chǔ)，便于查詢和管理。四、檔案整理與歸檔（一）整理原則1.按照檔案內(nèi)容的類(lèi)別和時(shí)間順序進(jìn)行整理，保持檔案資料的系統(tǒng)性和連貫性。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和查找。3.去除重復(fù)、無(wú)效的資料，確保檔案內(nèi)容簡(jiǎn)潔明了。（二）歸檔方法1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行歸檔。紙質(zhì)檔案按照檔案類(lèi)別分年度裝訂成冊(cè)，在檔案封面注明檔案名稱、年度、保管期限等信息；電子檔案按照檔案類(lèi)別建立文件夾，每個(gè)文件夾下按照時(shí)間順序存儲(chǔ)相關(guān)電子文檔，并命名清晰準(zhǔn)確。2.建立檔案索引目錄，詳細(xì)列出每份檔案資料的編號(hào)、名稱、存放位置等信息，便于快速查閱。3.對(duì)于涉及多個(gè)部門(mén)或時(shí)間段的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行交叉索引，確保檔案信息的全面性和關(guān)聯(lián)性。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.保潔員本人有權(quán)查閱自己的工作檔案，了解個(gè)人工作記錄和相關(guān)信息。2.公司內(nèi)部管理人員因工作需要，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以查閱保潔員工作檔案。查閱內(nèi)容應(yīng)僅限于與工作相關(guān)的信息，不得查閱涉及個(gè)人隱私的敏感信息。3.外部單位或個(gè)人如需查閱保潔員工作檔案，必須經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照公司保密規(guī)定進(jìn)行查閱。（二）查閱流程1.查閱人填寫(xiě)《保潔員工作檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)相應(yīng)審批人簽字批準(zhǔn)后，交至檔案管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，調(diào)出相應(yīng)檔案資料，供查閱人查閱。查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或復(fù)制。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)在《保潔員工作檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)，檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)將檔案資料歸還原位。（三）借閱規(guī)定1.原則上不允許借閱保潔員工作檔案，如因特殊原因確需借閱的，必須經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱人填寫(xiě)《保潔員工作檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱原因、借閱期限、歸還時(shí)間等信息。3.申請(qǐng)表經(jīng)審批人簽字批準(zhǔn)后，借閱人到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案資料。檔案管理部門(mén)應(yīng)在借閱登記表上詳細(xì)記錄借閱信息，包括借閱人姓名、部門(mén)、借閱檔案名稱、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞或丟失。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。5.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案資料。檔案管理部門(mén)在收到歸還的檔案資料后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案資料完整無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與借閱人溝通解決。六、檔案保管與保密（一）保管期限1.保潔員工作檔案的保管期限為[X]年，自保潔員離職之日起計(jì)算。2.對(duì)于涉及公司重要機(jī)密或具有長(zhǎng)期參考價(jià)值的檔案資料，可適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限，但需經(jīng)公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案保管場(chǎng)所，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件。2.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查和清理，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、復(fù)制等措施進(jìn)行處理。3.對(duì)電子檔案資料，應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。（三）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)保潔員工作檔案中的個(gè)人信息及工作記錄予以保密，不得泄露給任何無(wú)關(guān)人員。2.在檔案查閱、借閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱人、借閱人的行為，確保檔案信息不被非法獲取或使用。3.對(duì)于因工作需要接觸保潔員工作檔案的人員，應(yīng)與其簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。如發(fā)現(xiàn)有違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、檔案更新與維護(hù)（一）定期更新1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保潔員工作檔案進(jìn)行更新，確保檔案內(nèi)容的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。一般每季度進(jìn)行一次全面更新，特殊情況及時(shí)更新。2.更新內(nèi)容包括工作排班表、工作任務(wù)分配記錄、工作質(zhì)量檢查記錄、考勤記錄、培訓(xùn)與學(xué)習(xí)記錄等。（二）動(dòng)態(tài)維護(hù)1.根據(jù)保潔員工作崗位變動(dòng)、工作表現(xiàn)等情況，及時(shí)調(diào)整檔案內(nèi)容。如保潔員晉升、調(diào)崗、降職等，應(yīng)在檔案中記錄相關(guān)信息及變動(dòng)原因。2.對(duì)于保潔員獲得的獎(jiǎng)勵(lì)或受到的處罰，應(yīng)在檔案中詳細(xì)記錄獎(jiǎng)勵(lì)或處罰的具體情況及相關(guān)證明材料。3.關(guān)注保潔員健康狀況，及時(shí)更新健康體檢記錄。如保潔員身體出現(xiàn)不適或患有影響工作的疾病，應(yīng)記錄相關(guān)診斷結(jié)果及后續(xù)治療、工作調(diào)整等情況。八、檔案銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件保潔員工作檔案保管期限屆滿后，經(jīng)檔案管理部門(mén)審核，確無(wú)保存價(jià)值的，可進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。（二）銷(xiāo)毀流程1.檔案管理部門(mén)填寫(xiě)《保潔員工作檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明擬銷(xiāo)毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人