PAGE項(xiàng)目部文件檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)項(xiàng)目部文件檔案管理，確保文件檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高文件檔案的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于項(xiàng)目部各部門及全體員工在項(xiàng)目實(shí)施過程中形成的各類文件檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：項(xiàng)目部文件檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保文件檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：文件檔案應(yīng)如實(shí)反映項(xiàng)目實(shí)施過程中的各項(xiàng)活動和實(shí)際情況。3.完整性原則：文件檔案應(yīng)涵蓋項(xiàng)目從策劃、實(shí)施到驗(yàn)收全過程的各類文件資料，確保無遺漏。4.時效性原則：及時收集、整理、歸檔文件檔案，確保文件檔案的時效性和有效性。5.保密性原則：對涉及項(xiàng)目機(jī)密的文件檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、文件檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善項(xiàng)目部文件檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)項(xiàng)目部各類文件檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.負(fù)責(zé)對項(xiàng)目部各部門文件檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。4.負(fù)責(zé)建立項(xiàng)目部文件檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件檔案的信息化管理。5.負(fù)責(zé)對項(xiàng)目部文件檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目文件檔案的收集、整理和歸檔工作，并確保文件檔案的質(zhì)量。2.負(fù)責(zé)對本項(xiàng)目文件檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性負(fù)責(zé)。3.負(fù)責(zé)批準(zhǔn)本項(xiàng)目重要文件的借閱、使用和銷毀等事項(xiàng)。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在項(xiàng)目實(shí)施過程中形成的各類文件檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并及時移交綜合管理部門。2.負(fù)責(zé)按照本制度的要求，配合綜合管理部門做好文件檔案的管理工作。3.負(fù)責(zé)對本部門文件檔案的借閱、使用和保管情況進(jìn)行自查，并及時向綜合管理部門報(bào)告。（四）文件檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)文件檔案的日常收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等工作。2.負(fù)責(zé)文件檔案的保管和維護(hù)，確保文件檔案的安全和完整。3.負(fù)責(zé)文件檔案的借閱、使用登記和催還工作，嚴(yán)格執(zhí)行文件檔案借閱制度。4.負(fù)責(zé)按照規(guī)定的期限對文件檔案進(jìn)行鑒定和銷毀工作。5.負(fù)責(zé)協(xié)助綜合管理部門做好文件檔案管理信息系統(tǒng)的維護(hù)和管理工作。三、文件檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評價報(bào)告、項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件等。2.項(xiàng)目實(shí)施過程文件：包括項(xiàng)目施工組織設(shè)計(jì)、施工圖紙、技術(shù)交底、工程變更通知、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、工程進(jìn)度報(bào)告、安全管理文件、物資采購文件、合同文件等。3.項(xiàng)目驗(yàn)收文件：包括項(xiàng)目竣工驗(yàn)收報(bào)告、竣工決算報(bào)告、項(xiàng)目審計(jì)報(bào)告等。4.其他與項(xiàng)目相關(guān)的文件：包括項(xiàng)目會議紀(jì)要、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告、項(xiàng)目宣傳資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件檔案的收集工作，確保文件檔案的及時、準(zhǔn)確收集。2.收集的文件檔案應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式正確、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份保存。（三）整理原則1.遵循文件檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件檔案的不同保管期限和密級，便于管理和利用。3.便于文件檔案的查閱和檢索。（四）整理方法1.分類：按照文件檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和來源，將其分為不同的類別，如項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目實(shí)施過程文件、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。2.編號：對每一類文件檔案進(jìn)行編號，以便于識別和管理。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.裝訂：對紙質(zhì)文件檔案進(jìn)行裝訂，確保文件檔案的整齊、牢固。裝訂時應(yīng)注意保持文件檔案的原貌和完整性。4.編目：編制文件檔案目錄，包括文件檔案的編號、名稱、日期、保管期限、密級等信息，以便于查閱和檢索。四、文件檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)定期將整理好的文件檔案移交綜合管理部門進(jìn)行歸檔。2.移交時應(yīng)填寫文件檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.綜合管理部門應(yīng)及時對移交的文件檔案進(jìn)行審核和歸檔，確保文件檔案的質(zhì)量和完整性。（二）保管期限1.項(xiàng)目前期文件：長期保管。2.項(xiàng)目實(shí)施過程文件：根據(jù)文件檔案的重要性和性質(zhì)，分別確定保管期限為長期、中期和短期。3.項(xiàng)目驗(yàn)收文件：長期保管。4.其他與項(xiàng)目相關(guān)的文件：根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限。（三）保管方式1.紙質(zhì)文件檔案：應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查閱和檢索。2.電子文件檔案：應(yīng)存儲在服務(wù)器或移動存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份保存。同時，應(yīng)建立電子文件檔案索引，便于查閱和檢索。3.磁性介質(zhì)文件檔案：如錄音帶、錄像帶、光盤等，應(yīng)存放在專門的存儲設(shè)備中，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保文件檔案的可讀性和完整性。（四）保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保文件檔案的安全。3.檔案管理人員應(yīng)定期對文件檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。五、文件檔案的利用（一）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱文件檔案的，應(yīng)填寫文件檔案借閱申請表，注明借閱的文件檔案名稱、編號、借閱期限等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.綜合管理部門應(yīng)根據(jù)借閱申請表，對借閱的文件檔案進(jìn)行審核，并辦理借閱登記手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還借閱的文件檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時向綜合管理部門報(bào)告。（二）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱文件檔案的，應(yīng)填寫文件檔案查閱申請表，注明查閱的文件檔案名稱、編號、查閱目的等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.綜合管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請表，對查閱的文件檔案進(jìn)行審核，并安排專人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)。3.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱文件檔案，不得擅自將文件檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄文件檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)。（三）使用規(guī)定1.因工作需要使用文件檔案的，應(yīng)填寫文件檔案使用申請表，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.綜合管理部門應(yīng)根據(jù)使用申請表，對使用的文件檔案進(jìn)行審核，并安排專人負(fù)責(zé)文件檔案的使用服務(wù)。3.使用人員應(yīng)按照規(guī)定的用途使用文件檔案，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或用于其他目的。如需對文件檔案進(jìn)行修改或補(bǔ)充，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)。六、文件檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)文件檔案的保管期限和實(shí)際利用價值，定期對文件檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則。（二）鑒定組織成立文件檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門負(fù)責(zé)人和文件檔案管理人員。鑒定小組負(fù)責(zé)對文件檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.查閱文件檔案目錄和相關(guān)資料，了解文件檔案的形成背景、內(nèi)容和利用情況。2.對文件檔案進(jìn)行逐件審查，判斷其是否仍具有保存價值。3.征求相關(guān)部門和人員的意見，綜合考慮文件檔案的利用價值和保管成本。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價值的文件檔案，應(yīng)填寫文件檔案銷毀申請表，注明銷毀的文件檔案名稱、編號、數(shù)量等信息，并經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.綜合管理部門應(yīng)根據(jù)銷毀申請表，對擬銷毀的文件檔案進(jìn)行登記造冊，并組織專人進(jìn)行銷毀。3.銷毀文件檔案時應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保文件檔案的徹底銷毀。銷毀過程中應(yīng)安排專人監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.銷毀清單應(yīng)作為文件檔案管理的重要資料，妥善保存。七、文件檔案的信息化管理（一）建立文件檔案管理信息系統(tǒng)1.綜合管理部門應(yīng)建立文件檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件檔案的信息化管理。2.文件檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備文件檔案的錄入、存儲、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，提高文件檔案的管理效率和利用價值。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時將紙質(zhì)文件檔案和電子文件檔案的相關(guān)信息錄入文件檔案管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對文件檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)及時更新系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的時效性。（三）安全管理1.加強(qiáng)文件檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對文件檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。3.制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.綜合管理部門應(yīng)定期對項(xiàng)目部各部門文件檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括文件檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定與銷毀等環(huán)節(jié)。