PAGE檔案資料安全保管制度范本一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案資料的安全保管，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，充分發(fā)揮檔案資料在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案資料形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案資料的安全，防止檔案資料的泄露、損毀和丟失。對涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案資料，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。2.集中統(tǒng)一原則：檔案資料實行集中統(tǒng)一管理，由公司/組織指定的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.完整準(zhǔn)確原則：保證檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，如實反映公司/組織各項工作的歷史過程和實際情況，維護(hù)檔案資料的原始面貌。4.方便利用原則：在確保檔案資料安全保密的前提下，充分考慮檔案資料的利用需求，簡化利用手續(xù)，提高利用效率，為公司/組織的各項工作提供及時、有效的檔案信息支持。二、檔案資料的分類與編號（一）檔案資料的分類1.行政檔案：包括公司/組織的設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件；公司章程、規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、重要通知等；人事檔案、勞動合同、員工培訓(xùn)記錄、績效考核資料等。2.財務(wù)檔案：會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料、資金往來記錄等。3.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場營銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、采購供應(yīng)檔案、客戶服務(wù)檔案等。每個業(yè)務(wù)類別下再根據(jù)具體業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如市場營銷檔案可分為市場調(diào)研資料、營銷策劃方案、銷售合同、客戶信息等。4.工程檔案：工程項目的立項文件、可行性研究報告、設(shè)計圖紙、施工方案、工程變更記錄、竣工驗收資料等。5.合同檔案：各類合同協(xié)議，包括采購合同、銷售合同、租賃合同、技術(shù)合同、服務(wù)合同等。6.證照檔案：公司/組織的營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、法定代表人身份證明、資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等各類證件。7.聲像檔案：照片、錄音、錄像等資料，記錄公司/組織的重要活動、會議、工程建設(shè)等情況。8.電子檔案：以電子形式存儲的各類文件資料，包括辦公文檔、數(shù)據(jù)庫文件、電子郵件等。（二）檔案資料的編號1.編號原則：檔案資料編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴(kuò)展性的原則，便于檔案資料的分類管理和查找利用。2.編號方法：采用“分類號+年度號+流水號”的編號方式。分類號：根據(jù)檔案資料的分類，用大寫字母表示不同的類別，如“A”表示行政檔案，“B”表示財務(wù)檔案，“C”表示業(yè)務(wù)檔案等。年度號：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示檔案資料形成的年度，如“2023”表示2023年形成的檔案。流水號：按照檔案資料形成的先后順序，用五位阿拉伯?dāng)?shù)字編制流水號，從“00001”開始。3.示例：某份行政檔案資料形成于2023年，其編號為“A202300001”；一份2022年的財務(wù)檔案編號為“B202200001”。三、檔案資料的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.檔案資料收集范圍應(yīng)涵蓋公司/組織各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等各種形式的記錄。3.對于外來文件，如上級機(jī)關(guān)下發(fā)的文件、合作單位提供的資料等，應(yīng)及時登記并移交檔案管理部門。（二）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案資料的分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理。2.每份檔案資料應(yīng)保持其完整性，對破損、褪色等不符合要求的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.去除檔案資料上的金屬物，如訂書釘、回形針等，確保檔案資料的安全保管。4.對檔案資料進(jìn)行編目，填寫檔案資料目錄，包括編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，便于查找和管理。四、檔案資料的歸檔（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在檔案資料形成后的[X]個工作日內(nèi)，將整理好的檔案資料移交檔案管理部門歸檔。2.對于一些重大項目、重要活動等形成的檔案資料，應(yīng)在項目結(jié)束或活動完成后的[X]個工作日內(nèi)及時歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對移交的檔案資料進(jìn)行核對，檢查檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和編號的規(guī)范性。2.核對無誤后，將檔案資料按照編號順序裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案資料的類別、編號、年度等信息。3.將檔案盒存放在檔案庫房的相應(yīng)位置，并更新檔案管理系統(tǒng)中的檔案信息。五、檔案資料的保管（一）保管場所1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放檔案資料。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）保管方式1.檔案資料應(yīng)按照類別、年度、編號順序排列存放，便于查找和管理。2.對于紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)采用檔案盒、檔案架等方式進(jìn)行保管；對于電子檔案資料，應(yīng)采用磁盤、磁帶、光盤等存儲介質(zhì)進(jìn)行備份，并建立電子檔案目錄，確保電子檔案的安全存儲和有效利用。3.對重要的檔案資料應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)與原檔案資料分開存放，并定期進(jìn)行檢查和更新。（三）保管期限1.檔案資料的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價值的檔案資料，應(yīng)永久保管。長期保管：凡是在較長時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案資料，保管期限為[X]年。短期保管：凡是在較短時間內(nèi)對公司/組織工作有參考價值的檔案資料，保管期限為[X]年。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案資料的性質(zhì)、內(nèi)容和重要程度，確定其保管期限，并在檔案資料目錄中注明。（四）檔案資料的清查與盤點1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案資料進(jìn)行清查與盤點，每年至少進(jìn)行[X]次全面清查盤點。2.清查盤點內(nèi)容包括檔案資料的數(shù)量、完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時記錄并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.清查盤點結(jié)束后，應(yīng)編制檔案資料清查盤點報告，報告內(nèi)容包括清查盤點的基本情況、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等，并報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審核。六、檔案資料的利用（一）利用原則1.檔案資料的利用應(yīng)遵循保密、規(guī)范、高效的原則，確保檔案資料的安全和合理利用。2.嚴(yán)格按照檔案資料的保密規(guī)定，對涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案資料進(jìn)行管理，限制查閱范圍和使用方式。（二）利用方式1.查閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案資料查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案資料借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可為其提供檔案資料的復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案資料應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案資料利用登記制度，對每一次檔案資料的利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、部門、利用時間、利用方式、查閱或借閱的檔案資料名稱及編號等信息。2.利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計分析。七、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案資料鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和專業(yè)人員組成，負(fù)責(zé)對到期檔案資料進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案資料的保管期限、現(xiàn)實利用價值和歷史價值等因素，對到期檔案資料進(jìn)行鑒定。2.對仍有利用價值的檔案資料，應(yīng)延長其保管期限；對已失去利用價值的檔案資料，應(yīng)予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案資料鑒定工作小組對擬銷毀的檔案資料進(jìn)行審核，提出銷毀意見，并填寫《檔案資料銷毀申請表》。2.《檔案資料銷毀申請表》經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實施銷毀工作。3.銷毀檔案資料時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實性和徹底性。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案資料銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.《檔案資料銷毀清冊》應(yīng)包括檔案資料的名稱、編號、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息，并永久保存。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)公司/組織檔案管理工作，制定檔案管理工作計劃和規(guī)章制度，并組織實施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案資料收集、整理、歸檔等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.負(fù)責(zé)檔案庫房的建設(shè)、管理和維護(hù)，確保檔案資料的安全保管。4.組織檔案資料的鑒定、銷毀等工作，對檔案管理工作中的重大問題提出處理意見。5.負(fù)責(zé)與上級檔案管理部門、其他單位檔案管理部門的業(yè)務(wù)聯(lián)系與交流。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、利用等具體工作，嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定和工作流程操作。2.對檔案資料進(jìn)行分類、編號、編目等管理工作，建立健全檔案資料目錄和索引，便于查找和利用。3.定期對檔案資料進(jìn)行清查盤點，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。4.負(fù)