PAGE檔案室嚴(yán)禁進(jìn)出管理制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案室的安全管理，確保檔案資料的完整性、保密性和安全性，防止檔案資料的丟失、損壞和泄露，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及檔案室管理的部門和人員，包括但不限于檔案管理人員、借閱人員、審批人員等。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案資料的安全放在首位，采取必要的安全措施，防止各類安全事故的發(fā)生。2.嚴(yán)格保密原則：對檔案資料的內(nèi)容嚴(yán)格保密，限制無關(guān)人員接觸，確保檔案資料不被泄露。3.規(guī)范管理原則：建立健全檔案管理制度，規(guī)范檔案的收集、整理、保管、借閱、歸還等流程，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。二、檔案室管理職責(zé)（一）檔案室管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案室管理制度，明確各崗位的職責(zé)和工作流程。2.負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等工作，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。3.負(fù)責(zé)檔案室的日常管理，包括檔案的存儲環(huán)境維護(hù)、安全防范措施落實等，保證檔案資料的安全。4.負(fù)責(zé)檔案資料的借閱管理，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，對借閱情況進(jìn)行登記和跟蹤。5.定期對檔案資料進(jìn)行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案資料存在的問題。6.負(fù)責(zé)對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)水平和責(zé)任意識。（二）檔案管理人員職責(zé)1.遵守檔案室管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理工作流程。2.負(fù)責(zé)檔案資料的具體整理、保管和借閱服務(wù)工作，確保檔案資料的準(zhǔn)確和安全。3.對進(jìn)入檔案室的人員進(jìn)行登記和監(jiān)督，防止無關(guān)人員進(jìn)入檔案室。4.定期對檔案室進(jìn)行清潔和消毒，維護(hù)檔案存儲環(huán)境的整潔。5.協(xié)助相關(guān)部門和人員查找、提供所需的檔案資料。6.及時向檔案室管理部門報告檔案管理工作中出現(xiàn)的問題和異常情況。（三）借閱人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案室的借閱制度，按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。2.妥善保管借閱的檔案資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、損壞或丟失。3.在規(guī)定的時間內(nèi)歸還借閱的檔案資料，如有特殊情況需要延期，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。4.對借閱過程中知悉的檔案資料內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。（四）審批人員職責(zé)1.對檔案資料的借閱申請進(jìn)行認(rèn)真審核，根據(jù)實際工作需要和保密要求決定是否批準(zhǔn)借閱。2.對借閱申請的真實性和必要性負(fù)責(zé)，確保借閱行為符合公司規(guī)定和工作需要。3.在審批過程中，如發(fā)現(xiàn)問題或疑問，及時與相關(guān)部門和人員溝通核實。三、檔案室安全管理（一）檔案室選址與建設(shè)1.檔案室應(yīng)選擇在安全、干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的區(qū)域，遠(yuǎn)離易燃、易爆、腐蝕性物品存放地和人員流動頻繁的區(qū)域。2.檔案室的建設(shè)應(yīng)符合國家相關(guān)建筑安全標(biāo)準(zhǔn)，具備良好的密封性和隔熱性，確保檔案存儲環(huán)境穩(wěn)定。3.檔案室應(yīng)設(shè)置獨立的出入口，便于管理和安全防范。（二）安全防護(hù)設(shè)施1.檔案室應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全防護(hù)設(shè)施，如火災(zāi)自動報警系統(tǒng)、監(jiān)控攝像頭、門禁系統(tǒng)、除濕機、防蟲藥、防鼠板等。2.安全防護(hù)設(shè)施應(yīng)定期進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，確保其正常運行和有效性。3.檔案室應(yīng)配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期組織消防演練，提高人員的消防安全意識和應(yīng)急處置能力。（三）人員出入管理1.檔案室實行門禁管理制度，未經(jīng)授權(quán)人員不得擅自進(jìn)入檔案室。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格控制檔案室的鑰匙和密碼，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。3.進(jìn)入檔案室的人員必須進(jìn)行登記，注明姓名、部門、進(jìn)入時間、事由等信息。4.檔案管理人員應(yīng)隨時關(guān)注檔案室人員出入情況，發(fā)現(xiàn)異常及時報告。（四）檔案存儲管理1.檔案資料應(yīng)按照分類、編號順序存放，便于查找和管理。2.檔案存儲應(yīng)采用專用的檔案柜、檔案架等設(shè)備，確保檔案存放整齊、有序。3.對重要、珍貴的檔案資料應(yīng)采取特殊的存儲方式，如專柜存放、加密存儲等。4.定期對檔案資料進(jìn)行清查和盤點，核對檔案數(shù)量、編號、內(nèi)容等信息，確保檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性。四、檔案借閱管理（一）借閱申請1.因工作需要借閱檔案資料的人員，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、預(yù)計歸還時間等信息。2.《檔案借閱申請表》應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案室管理部門審批。（二）審批流程1.檔案室管理部門收到《檔案借閱申請表》后，由審批人員進(jìn)行審核。2.審批人員應(yīng)根據(jù)檔案資料的保密級別、借閱目的、實際工作需要等因素進(jìn)行綜合評估，決定是否批準(zhǔn)借閱。3.對于涉及公司機密、商業(yè)秘密等重要檔案資料的借閱申請，應(yīng)報公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。4.審批通過后，審批人員在《檔案借閱申請表》上簽字，并注明批準(zhǔn)借閱的期限和范圍。（三）借閱登記1.檔案管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的《檔案借閱申請表》，對借閱人員進(jìn)行登記，發(fā)放《檔案借閱證》。2.《檔案借閱證》應(yīng)注明借閱人員姓名、部門、借閱檔案名稱、編號、借閱期限等信息。3.借閱人員憑《檔案借閱證》進(jìn)入檔案室借閱檔案資料。（四）借閱期限1.檔案資料的借閱期限應(yīng)根據(jù)實際工作需要和檔案資料的保密級別確定，一般不得超過[X]個工作日。2.如需延期歸還，借閱人員應(yīng)提前[X]個工作日向檔案室管理部門提交《檔案延期借閱申請表》，說明延期原因和預(yù)計歸還時間，經(jīng)審批人員批準(zhǔn)后方可延期。3.同一檔案資料的累計借閱期限不得超過[X]個工作日。（五）歸還檔案1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案資料，歸還時應(yīng)確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案管理人員對歸還的檔案資料進(jìn)行認(rèn)真核對，檢查檔案是否有損壞、涂改、丟失等情況。3.核對無誤后，檔案管理人員在《檔案借閱登記表》上注明歸還時間，并收回《檔案借閱證》。4.如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、涂改、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。五、檔案保密管理（一）保密制度1.公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對在工作中知悉的檔案資料內(nèi)容予以保密。2.未經(jīng)公司授權(quán)，任何人員不得擅自將檔案資料帶出公司或泄露給無關(guān)人員。3.在檔案資料的整理、保管、借閱、使用等過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案資料被泄露。（二）保密培訓(xùn)1.檔案室管理部門應(yīng)定期組織檔案管理人員和涉及檔案資料使用的人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高其保密意識和技能。2.保密培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括檔案保密法律法規(guī)、公司保密制度、檔案保密措施等方面的知識。3.參加保密培訓(xùn)的人員應(yīng)簽訂保密承諾書，承諾嚴(yán)格遵守公司的保密制度。（三）保密監(jiān)督1.檔案室管理部門應(yīng)加強對檔案管理工作的保密監(jiān)督，定期檢查檔案資料的保管和使用情況，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.對違反檔案保密制度的行為，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的將依法追究法律責(zé)任。六、檔案數(shù)字化管理（一）數(shù)字化規(guī)劃1.根據(jù)公司檔案管理的實際需求和發(fā)展趨勢，制定檔案數(shù)字化規(guī)劃，明確數(shù)字化的目標(biāo)、范圍、內(nèi)容、步驟等。2.檔案數(shù)字化規(guī)劃應(yīng)與公司信息化建設(shè)規(guī)劃相銜接，確保數(shù)字化檔案與公司其他信息系統(tǒng)的有效整合。（二）數(shù)字化實施1.按照檔案數(shù)字化規(guī)劃，組織開展檔案數(shù)字化工作，包括檔案資料的掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲等環(huán)節(jié)。2.在數(shù)字化過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全性。3.對數(shù)字化檔案進(jìn)行分類、編號、存儲，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，便于查詢和利用。（三）數(shù)字化檔案管理1.建立數(shù)字化檔案管理制度，規(guī)范數(shù)字化檔案的收集、整理、保管、利用等流程。2.定期對數(shù)字化檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強對數(shù)字化檔案存儲設(shè)備的管理和維護(hù)，確保設(shè)備正常運行。（四）數(shù)字化檔案利用1.提供數(shù)字化檔案的在線查詢、借閱等服務(wù)，方便公司員工利用檔案資料。2.在利用數(shù)字化檔案時，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度和借閱制度，確保檔案資料的安全。七、檔案銷毀管理（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的檔案資料。2.因公司機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因不再需要的檔案資料。3.經(jīng)鑒定確認(rèn)為無效或錯誤的檔案資料。（二）銷毀鑒定1.檔案室管理部門定期組織對擬銷毀的檔案資料進(jìn)行鑒定，成立鑒定小組，由檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案資料的內(nèi)容、性質(zhì)、保管期限等因素，對檔案資料是否需要銷毀進(jìn)行評估和判斷。3.經(jīng)鑒定小組鑒定同意銷毀的檔案資料，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。（三）銷毀審批1.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案室管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.對于涉及公司重要機密、商業(yè)秘密等檔案資料的銷毀，應(yīng)報公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀實施1.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案室管理部門組織實施檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案資料無法恢復(fù)。3.在銷毀過