PAGE地產(chǎn)營銷部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強地產(chǎn)營銷部檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在營銷工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于地產(chǎn)營銷部全體員工在營銷活動中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：營銷部檔案由專人負責集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映營銷活動的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.安全保密原則：嚴格保護檔案的安全，防止檔案信息泄露，確保檔案不被篡改、丟失或損壞。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案分類體系和檢索方法，便于檔案的查詢、借閱和使用。二、檔案管理職責（一）檔案管理負責人職責1.全面負責營銷部檔案管理工作，制定和完善檔案管理制度，并組織實施。2.指導和監(jiān)督檔案管理人員的工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。3.定期對檔案管理工作進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。4.負責檔案的鑒定、銷毀等工作的審核和批準。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作，確保檔案的齊全、完整和有序。2.按照檔案分類標準對檔案進行分類、編號和編目，建立檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。3.嚴格遵守檔案管理制度，做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄露。4.定期對檔案進行清查和盤點，核對檔案數(shù)量和內(nèi)容，確保檔案賬實相符。5.根據(jù)工作需要，及時為營銷人員提供檔案查閱、借閱服務，并做好登記和跟蹤工作。（三）營銷人員職責1.負責在營銷活動中及時收集、整理和移交相關檔案資料，確保檔案資料的真實性和完整性。2.按照檔案管理制度的要求，妥善保管個人工作中形成的檔案資料，不得擅自銷毀或丟失。3.在工作中需要查閱、借閱檔案時，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)，并在使用完畢后及時歸還。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.客戶檔案：包括客戶基本信息、購房意向、溝通記錄、成交記錄等。2.市場調(diào)研檔案：涵蓋市場動態(tài)、競爭對手分析、項目周邊環(huán)境調(diào)研等資料。3.營銷策劃檔案：包含項目推廣方案、營銷活動策劃、廣告宣傳資料等。4.銷售合同檔案：各類購房合同及相關補充協(xié)議。5.業(yè)務往來檔案：與供應商、合作伙伴等的合作協(xié)議、往來信函等。6.員工檔案：營銷部員工的個人簡歷、培訓記錄、績效考核等資料。（二）編號規(guī)則1.采用字母與數(shù)字相結(jié)合的編號方式，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.客戶檔案編號：以“KH”開頭，后面依次為年份、月份、流水號，如“KH202305001”。3.市場調(diào)研檔案編號：以“SC”開頭，后面依次為年份、月份、流水號，如“SC202306002”。4.營銷策劃檔案編號：以“YC”開頭，后面依次為年份、月份、流水號，如“YC202307003”。5.銷售合同檔案編號：以“HT”開頭，后面依次為年份、月份、流水號，如“HT202308004”。6.業(yè)務往來檔案編號：以“WL”開頭，后面依次為年份、月份、流水號，如“WL202309005”。7.員工檔案編號：以“YG”開頭，后面依次為年份、月份、流水號，如“YG202310006”。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.營銷活動中產(chǎn)生的各類文件、合同、報表、信函、電子郵件等紙質(zhì)和電子資料。2.客戶提供的相關資料，如身份證復印件、購房資格證明等。3.市場調(diào)研活動中獲取的各類數(shù)據(jù)、報告、照片等。4.營銷策劃過程中形成的策劃方案、創(chuàng)意設計、宣傳資料等。5.銷售過程中產(chǎn)生的客戶跟進記錄、認購書、收款憑證等。6.與業(yè)務往來單位溝通協(xié)調(diào)形成的文件、協(xié)議等。7.員工在工作中產(chǎn)生的各類工作成果、培訓記錄、考核材料等。（二）收集要求1.營銷人員應在工作完成后及時將相關檔案資料移交檔案管理人員，確保檔案資料的及時性和完整性。2.對于重要的檔案資料，應一式兩份，一份原件歸檔，一份復印件留存使用，以防止原件丟失或損壞。3.電子檔案資料應按照規(guī)定的格式和命名方式進行存儲，確保電子檔案的可讀性和可管理性。（三）整理方法1.檔案管理人員收到檔案資料后，應按照檔案分類標準進行分類整理。2.對每份檔案資料進行編號，并填寫檔案目錄，注明檔案名稱、編號、日期、來源等信息。3.對于紙質(zhì)檔案，應進行裝訂、編頁，確保檔案的整齊和牢固；對于電子檔案，應進行分類存儲，并建立相應的索引目錄。4.對檔案資料中的重復內(nèi)容進行清理，確保檔案的簡潔和準確。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理人員應定期將整理好的檔案資料進行歸檔，確保檔案的有序存放。2.歸檔的檔案應按照編號順序排列，便于查找和使用。3.對于重要的檔案資料，應單獨設立專柜進行保管，加強安全防范措施。（二）保管期限1.客戶檔案：長期保管，直至客戶購房相關事宜全部結(jié)束后至少保存五年。2.市場調(diào)研檔案：根據(jù)項目開發(fā)周期和營銷需求確定保管期限，一般為三至五年。對于具有重要參考價值的市場調(diào)研檔案，可適當延長保管期限。3.營銷策劃檔案：自項目營銷活動結(jié)束后至少保存三年。4.銷售合同檔案：自合同履行完畢后至少保存五年。5.業(yè)務往來檔案：根據(jù)業(yè)務往來的實際情況確定保管期限，一般為三至五年。6.員工檔案：自員工離職后至少保存五年。（三）保管環(huán)境1.檔案保管場所應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度適宜，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施，確保檔案的安全。3.定期對檔案保管場所進行檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.營銷部員工因工作需要查閱檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。2.申請表經(jīng)部門負責人簽字批準后，方可到檔案管理人員處查閱檔案。3.檔案管理人員應在指定的查閱地點為查閱人員提供檔案，并對查閱過程進行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。4.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案資料，并應在查閱完畢后及時歸還檔案。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息。2.申請表經(jīng)部門負責人和檔案管理負責人簽字批準后，并辦理借閱登記手續(xù)，方可借閱檔案。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應妥善保管借閱檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復印、摘錄或泄露檔案內(nèi)容。5.借閱人員在借閱期限屆滿后應及時歸還檔案，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因并追究借閱人員的責任。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案保管期限和實際利用價值，定期對檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應遵循全面審查、準確判斷、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理負責人、營銷部負責人及相關業(yè)務骨干組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，并提出鑒定意見。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)檔案管理負責人審核、公司分管領導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，并在銷毀現(xiàn)場進行監(jiān)銷。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.《檔案銷毀清冊》應詳細記錄銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息，并永久保存。八、檔案統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理人員應定期對檔案的收進、移出、整理、保管等情況進行統(tǒng)計，填寫《檔案管理統(tǒng)計報表》。2.《檔案管理統(tǒng)計報表》應包括檔案數(shù)量、類別、保管期限、利用情況等信息，確保檔案管理工作的可量化和可追溯。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應真實、準確、完整，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交規(guī)定1.營銷部檔案管理人員因工作變動等原因需要移交檔案時，應辦理檔