PAGE職業(yè)衛(wèi)生管理個人檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司職業(yè)衛(wèi)生管理，規(guī)范職業(yè)衛(wèi)生管理個人檔案的建立、保管和使用，確保員工職業(yè)健康權益得到有效保障，依據(jù)國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及與職業(yè)衛(wèi)生管理相關的各類活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家職業(yè)衛(wèi)生相關法律法規(guī)和標準要求，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準確原則：檔案內容應真實反映員工職業(yè)衛(wèi)生狀況和相關管理活動，數(shù)據(jù)準確無誤。3.安全保密原則：妥善保管檔案，防止信息泄露，確保員工職業(yè)衛(wèi)生信息安全。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)員工職業(yè)衛(wèi)生狀況變化和管理工作進展，及時更新檔案內容。二、職業(yè)衛(wèi)生管理個人檔案的內容（一）員工基本信息1.個人基本情況：包括姓名、性別、年齡、身份證號、聯(lián)系方式、入職時間、所在部門、崗位等。2.健康狀況：如既往病史、家族病史等可能影響職業(yè)健康的信息。（二）職業(yè)健康監(jiān)護檔案1.職業(yè)健康檢查記錄上崗前職業(yè)健康檢查：記錄檢查時間、檢查機構、檢查結果等，確保員工在上崗前身體狀況符合所從事崗位的職業(yè)健康要求。在崗期間定期職業(yè)健康檢查：按規(guī)定周期進行檢查，詳細記錄每次檢查的時間、項目、結果及處理情況。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的異常情況，及時跟蹤復查，確保員工職業(yè)健康風險得到有效監(jiān)控。離崗時職業(yè)健康檢查：記錄員工離職時的職業(yè)健康檢查情況，為評估員工在本公司工作期間職業(yè)健康狀況提供依據(jù)。2.職業(yè)病診斷與鑒定資料：若員工被診斷為職業(yè)病，應詳細記錄職業(yè)病診斷機構、診斷時間、診斷結論、鑒定情況等相關資料。（三）職業(yè)衛(wèi)生培訓檔案1.培訓計劃：包括年度職業(yè)衛(wèi)生培訓計劃，明確培訓目標、內容、對象、時間安排等。2.培訓記錄：記錄每次職業(yè)衛(wèi)生培訓的時間、地點、培訓講師、培訓內容、參加人員簽到情況等。培訓內容應涵蓋職業(yè)衛(wèi)生法律法規(guī)、操作規(guī)程、防護知識等方面，確保員工具備必要的職業(yè)衛(wèi)生知識和技能。3.培訓考核：記錄員工職業(yè)衛(wèi)生培訓考核成績，考核方式可采用筆試、實際操作等多種形式，確保員工對培訓內容的掌握程度達到要求。（四）職業(yè)危害因素接觸記錄1.工作場所職業(yè)危害因素監(jiān)測記錄：定期對工作場所職業(yè)危害因素進行監(jiān)測，記錄監(jiān)測時間、監(jiān)測點位、監(jiān)測項目、監(jiān)測結果等。通過監(jiān)測數(shù)據(jù)，及時掌握工作場所職業(yè)危害因素的濃度或強度變化情況，為采取有效的防護措施提供依據(jù)。2.員工個人職業(yè)危害因素接觸劑量估算：根據(jù)工作場所監(jiān)測數(shù)據(jù)和員工工作崗位、工作時間等信息，估算員工個人職業(yè)危害因素接觸劑量，評估員工職業(yè)健康風險。（五）職業(yè)衛(wèi)生防護用品配備與使用記錄1.防護用品配備情況：記錄公司為員工配備的各類職業(yè)衛(wèi)生防護用品的名稱、型號、數(shù)量、發(fā)放時間等信息。防護用品應符合國家相關標準要求，確保員工在工作過程中能夠得到有效的防護。2.防護用品使用記錄：記錄員工每次領取和使用防護用品的時間、使用情況等，督促員工正確佩戴和使用防護用品，提高自我防護意識。（六）職業(yè)衛(wèi)生事故與應急處置記錄1.職業(yè)衛(wèi)生事故記錄：詳細記錄公司內發(fā)生的職業(yè)衛(wèi)生事故，包括事故發(fā)生時間、地點、經(jīng)過、原因、危害程度、處理情況等。通過對事故的分析總結，采取針對性的預防措施，防止類似事故再次發(fā)生。2.應急處置記錄：記錄公司職業(yè)衛(wèi)生應急預案的演練情況，包括演練時間、地點、內容、參與人員、演練效果評估等。同時，記錄在職業(yè)衛(wèi)生事故發(fā)生時的應急處置過程，如救援措施、人員疏散、醫(yī)療救治等情況，確保在事故發(fā)生時能夠迅速、有效地進行處置，減少事故損失。三、職業(yè)衛(wèi)生管理個人檔案的建立（一）檔案建立責任人公司職業(yè)衛(wèi)生管理部門負責組織建立員工職業(yè)衛(wèi)生管理個人檔案，各部門指定專人負責收集、整理本部門員工的相關檔案資料，并及時移交職業(yè)衛(wèi)生管理部門。（二）檔案建立流程1.資料收集員工入職時，人力資源部門應將員工基本信息提供給職業(yè)衛(wèi)生管理部門。職業(yè)健康檢查機構、培訓單位等相關機構應及時將職業(yè)健康檢查報告、培訓記錄等資料反饋給職業(yè)衛(wèi)生管理部門。各部門負責收集本部門員工職業(yè)危害因素接觸記錄、職業(yè)衛(wèi)生防護用品配備與使用記錄、職業(yè)衛(wèi)生事故與應急處置記錄等相關資料，并定期移交職業(yè)衛(wèi)生管理部門。2.資料整理職業(yè)衛(wèi)生管理部門收到各部門移交的檔案資料后，應按照檔案內容分類進行整理，確保資料齊全、完整、有序。對于不符合要求的資料，及時與相關部門溝通補充。3.檔案錄入將整理好的檔案資料錄入電子檔案系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，便于查詢和管理。同時，打印紙質檔案，裝訂成冊，妥善保管。（三）檔案建立時間要求1.員工職業(yè)衛(wèi)生管理個人檔案應在員工入職后[X]個工作日內建立完成。2.職業(yè)健康檢查報告、培訓記錄等資料應在收到后[X]個工作日內整理歸檔。3.職業(yè)衛(wèi)生事故與應急處置記錄應在事故處理完畢后[X]個工作日內記錄歸檔。四、職業(yè)衛(wèi)生管理個人檔案的保管（一）保管責任人公司職業(yè)衛(wèi)生管理部門負責職業(yè)衛(wèi)生管理個人檔案的保管工作，指定專人負責檔案的日常管理和維護。（二）保管場所檔案應存放在專門的檔案柜中，檔案柜應具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。同時，應設置專門的檔案保管場所，保持環(huán)境整潔、通風良好，溫度、濕度適宜。（三）保管期限1.員工職業(yè)衛(wèi)生管理個人檔案的保管期限為自員工離職后[X]年。2.職業(yè)病診斷與鑒定資料應永久保存。（四）檔案借閱與歸還1.借閱申請：因工作需要查閱職業(yè)衛(wèi)生管理個人檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱內容、借閱時間等信息，經(jīng)部門負責人簽字同意后，報職業(yè)衛(wèi)生管理部門審批。2.借閱審批：職業(yè)衛(wèi)生管理部門對借閱申請進行審核，批準后方可借閱。對于涉及員工隱私或重要信息的檔案，應嚴格控制借閱范圍和審批權限。3.借閱登記：借閱人在借閱檔案時，應在檔案借閱登記簿上簽字登記，注明借閱時間、歸還時間等信息。4.檔案歸還：借閱人應在規(guī)定時間內歸還檔案，職業(yè)衛(wèi)生管理部門負責對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完整無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，追究相關人員責任。（五）檔案保密職業(yè)衛(wèi)生管理部門應嚴格遵守檔案保密制度，對檔案內容予以保密。未經(jīng)員工本人同意，不得向任何單位或個人泄露員工職業(yè)衛(wèi)生信息。檔案管理人員應嚴格遵守保密紀律，不得私自查閱、復印、傳播檔案內容。五、職業(yè)衛(wèi)生管理個人檔案的使用（一）內部使用1.公司職業(yè)衛(wèi)生管理部門、人力資源部門、安全管理部門等相關部門可根據(jù)工作需要，查閱員工職業(yè)衛(wèi)生管理個人檔案，為職業(yè)健康管理、勞動用工管理、安全管理等工作提供依據(jù)。2.在職業(yè)健康監(jiān)護、職業(yè)衛(wèi)生培訓、職業(yè)危害因素控制等工作中，相關工作人員可根據(jù)檔案內容，對員工進行針對性的管理和指導，確保員工職業(yè)健康權益得到有效保障。（二）外部使用1.因職業(yè)病診斷、鑒定、勞動爭議處理等需要，經(jīng)員工本人書面同意，公司可向相關機構或部門提供員工職業(yè)衛(wèi)生管理個人檔案的部分內容。2.公司應按照法律法規(guī)要求，配合政府有關部門的監(jiān)督檢查，如實提供員工職業(yè)衛(wèi)生管理個人檔案資料。（三）使用記錄對職業(yè)衛(wèi)生管理個人檔案的使用情況進行記錄，包括使用時間、使用部門、使用人員、使用內容等信息。使用記錄應妥善保存，以便追溯和查詢。六、職業(yè)衛(wèi)生管理個人檔案的更新與補充（一）更新責任人公司職業(yè)衛(wèi)生管理部門負責組織對員工職業(yè)衛(wèi)生管理個人檔案進行更新與補充，各部門應及時提供員工職業(yè)衛(wèi)生狀況變化的相關信息。（二）更新與補充情形1.員工職業(yè)健康檢查結果出現(xiàn)異?；虮辉\斷為職業(yè)病時，職業(yè)衛(wèi)生管理部門應及時更新職業(yè)健康監(jiān)護檔案，并將相關情況通知員工本人及所在部門。2.員工崗位發(fā)生變動，涉及職業(yè)危害因素接觸情況變化時，所在部門應及時將相關信息反饋給職業(yè)衛(wèi)生管理部門，更新職業(yè)危害因素接觸記錄。3.公司職業(yè)衛(wèi)生管理措施、防護用品配備等發(fā)生變化時，職業(yè)衛(wèi)生管理部門應及時更新相關檔案內容。4.職業(yè)衛(wèi)生培訓內容、考核要求等發(fā)生變化時，職業(yè)衛(wèi)生管理部門應及時更新職業(yè)衛(wèi)生培訓檔案。（三）更新與補充流程1.信息收集：各部門負責收集本部門員工職業(yè)衛(wèi)生狀況變化的相關信息，并及時提交給職業(yè)衛(wèi)生管理部門。2.審核確認：職業(yè)衛(wèi)生管理部門對收集到的信息進行審核，確認無誤后進行檔案更新與補充。3.檔案更新：按照檔案建立流程，對電子檔案和紙質檔案進行同步更新，確保檔案內容準確、完整。七、職業(yè)衛(wèi)生管理個人檔案的銷毀（一）銷毀條件職業(yè)衛(wèi)生管理個人檔案保管期限屆滿后，經(jīng)職業(yè)衛(wèi)生管理部門審核，確無保存價值的，可進行銷毀。（二）銷毀流程1.銷毀申請：職業(yè)衛(wèi)生管理部門填寫《檔案銷毀申請表》，注明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，并附檔案清單，報公司分管領導審批。2.審批同意：公司分管領導對銷毀申請進行審批，批準后方可進行銷毀。3.銷毀實施：由職業(yè)衛(wèi)生管理部門指定專人負責檔案銷毀工作，銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與