PAGE司法鑒定所檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本司法鑒定所檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和統(tǒng)計(jì)分析，為司法鑒定工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本司法鑒定所各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案資料。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指本司法鑒定所在從事司法鑒定業(yè)務(wù)活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由本所檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確地反映司法鑒定業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.完整性原則：保證檔案的齊全、完整，不遺漏重要文件和信息。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置本司法鑒定所設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理工作的具體實(shí)施。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本所檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，確保檔案的安全與完整。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。6.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。7.組織開展檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。8.對(duì)本所各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高全員檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.司法鑒定委托書、受理通知書、鑒定協(xié)議書等業(yè)務(wù)文件。2.鑒定過程中形成的各類記錄，包括檢驗(yàn)檢測(cè)記錄、專家會(huì)診記錄、討論記錄等。3.鑒定意見書、檢驗(yàn)報(bào)告、補(bǔ)充鑒定意見書、重新鑒定意見書等鑒定文書。4.與鑒定業(yè)務(wù)相關(guān)的技術(shù)資料、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、參考書籍等。5.涉及鑒定業(yè)務(wù)的往來信函、傳真、電子郵件等。6.本所組織的各類會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件。7.員工的人事檔案、培訓(xùn)記錄、考核記錄等。8.財(cái)務(wù)檔案，包括憑證、賬簿、報(bào)表等。9.其他與司法鑒定業(yè)務(wù)活動(dòng)有關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其內(nèi)容完整，并按照規(guī)定格式進(jìn)行存儲(chǔ)，同時(shí)保留相關(guān)的元數(shù)據(jù)信息。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等類別。其中，業(yè)務(wù)檔案可進(jìn)一步按照鑒定業(yè)務(wù)類型進(jìn)行細(xì)分，如法醫(yī)類鑒定檔案、物證類鑒定檔案、聲像資料鑒定檔案等。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和管理。編號(hào)可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，以便快速查找和利用檔案。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防蟲、防盜、防火、防光等條件。2.庫房?jī)?nèi)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施。3.檔案庫房應(yīng)與辦公區(qū)域相對(duì)獨(dú)立，確保檔案的安全。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放，按照分類順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)可采用磁帶、光盤、硬盤等，備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.聲像檔案應(yīng)按照載體類型分別存放，并做好標(biāo)識(shí)和保護(hù)措施。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：涉及重大鑒定案件、具有重要?dú)v史價(jià)值或法律意義的檔案。長(zhǎng)期保管的檔案：保管期限為30年的檔案，主要包括一般鑒定案件的檔案、重要業(yè)務(wù)文件等。短期保管的檔案：保管期限為10年的檔案，主要包括一般性的業(yè)務(wù)文件、往來信函等。2.檔案保管期限的確定，應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本所實(shí)際情況進(jìn)行綜合考慮，并在檔案整理過程中明確標(biāo)注。（四）檔案的清點(diǎn)與檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，確保檔案數(shù)量與目錄一致。2.每年對(duì)檔案進(jìn)行一次全面檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、載體質(zhì)量、存儲(chǔ)環(huán)境等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.對(duì)檢查情況應(yīng)做好記錄，并存檔備查。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本所檔案管理的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。2.堅(jiān)持全面審查、準(zhǔn)確判定檔案價(jià)值的原則，確保鑒定結(jié)果的客觀性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干、財(cái)務(wù)人員等組成，并邀請(qǐng)本所法律顧問參與。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行審核鑒定。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析檔案的形成背景、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)用途等因素。2.參考檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本所實(shí)際情況，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。3.對(duì)于涉及重要業(yè)務(wù)、法律糾紛、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等方面的檔案，應(yīng)重點(diǎn)審查，慎重決定是否銷毀。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行審核鑒定，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀審批表》。2.《檔案銷毀審批表》經(jīng)本所負(fù)責(zé)人審批同意后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。5.銷毀記錄應(yīng)與《檔案銷毀審批表》一并存檔保存。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本所員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的和范圍，經(jīng)本所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱。涉及國家機(jī)密或商業(yè)秘密的檔案，未經(jīng)本所同意，不得查閱。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱檔案的，應(yīng)按照法定程序辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員應(yīng)積極配合，提供必要的協(xié)助。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱場(chǎng)所的管理制度，愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱時(shí)間一般不得超過規(guī)定時(shí)間。如需復(fù)印或復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱人員對(duì)查閱的檔案內(nèi)容負(fù)有保密義務(wù)，不得泄露檔案信息。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的查閱和利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱日期、查閱人員姓名、所在單位、查閱目的、查閱檔案名稱及數(shù)量等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計(jì)分析。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠。統(tǒng)計(jì)結(jié)果應(yīng)作為本所檔案管理工作決策的重要依據(jù)。3.檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)采用科學(xué)的方法和手段，逐步實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)工作的信息化管理。（二）移交工作1.本所因機(jī)構(gòu)變動(dòng)、撤銷、合并等原因，需要進(jìn)行檔案移交的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和本所檔案管理制度進(jìn)行辦理。2.檔案移交時(shí)，應(yīng)編制檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。