PAGE檔案室應(yīng)該都掛哪些制度檔案室管理制度一、總則1.目的為加強公司檔案室管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等過程中的管理活動。3.基本原則集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案室負責(zé)對公司各類檔案進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司各項工作的實際情況，不得弄虛作假。完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司各項工作的全過程，確保檔案的完整性。保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)1.檔案室職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。負責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和鑒定銷毀等工作。建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。負責(zé)對公司各部門檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。積極開發(fā)利用檔案信息資源，為公司各項工作提供檔案信息服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的作用。2.各部門職責(zé)負責(zé)本部門各類檔案的形成、收集、整理和初步歸檔工作，并按規(guī)定定期向檔案室移交。明確一名檔案管理人員，負責(zé)本部門檔案管理工作，并接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。嚴格遵守公司檔案管理制度，確保本部門檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。三、檔案的分類與編號1.檔案分類行政檔案：包括公司設(shè)立及變更文件、公司章程、股東會決議、董事會決議、總經(jīng)理辦公會紀要、行政公文、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、會議記錄、大事記、證照印章等。人事檔案：包括員工入職登記表、勞動合同、薪酬福利文件、培訓(xùn)記錄、績效考核資料、員工獎懲記錄、人事任免文件、離職手續(xù)資料等。財務(wù)檔案：包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料、預(yù)算決算文件、資金管理文件等。業(yè)務(wù)檔案：包括市場營銷檔案（市場調(diào)研資料、銷售合同、客戶資料等）、采購檔案（采購合同、供應(yīng)商資料等）、生產(chǎn)檔案（生產(chǎn)計劃、工藝文件、質(zhì)量檢驗記錄等）、研發(fā)檔案（研發(fā)項目立項文件、技術(shù)資料、專利文件等）。其他檔案：包括公司榮譽證書、資質(zhì)證書、對外宣傳資料、聲像檔案（照片、錄音、錄像等）、電子檔案等。2.檔案編號檔案編號采用“年度+類別代碼+流水號”的方式編制。年度：采用公元紀年，取四位數(shù)字表示，如“2023”。類別代碼：根據(jù)檔案分類設(shè)置，用大寫字母表示，如行政檔案用“XZ”表示，人事檔案用“RS”表示，財務(wù)檔案用“CW”表示，業(yè)務(wù)檔案用“YW”表示，其他檔案用“QT”表示。流水號：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號。例如，2023年形成的第一份行政檔案編號為“2023XZ001”。四、檔案的收集與整理1.檔案收集各部門應(yīng)按照檔案管理要求，及時收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。對于重要會議、重大活動、重點項目等形成的文件材料，應(yīng)指定專人負責(zé)收集，并在活動結(jié)束后及時整理歸檔。員工離職時，所在部門應(yīng)督促其將個人保管的屬于公司的文件材料全部移交檔案室。2.檔案整理檔案室對收集到的檔案進行統(tǒng)一整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進行分類、組卷、編目等工作。每份檔案應(yīng)保持其內(nèi)容的完整性，同一事由的文件應(yīng)集中在一起，按照文件形成的先后順序排列。檔案應(yīng)編制卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄應(yīng)包括序號、文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號、備注等項目。檔案應(yīng)裝訂整齊，采用線裝或膠裝方式，不得使用金屬物裝訂，以確保檔案的安全和美觀。五、檔案的歸檔與移交1.檔案歸檔各部門檔案管理人員應(yīng)在每年年底前，將本部門當(dāng)年形成的檔案進行整理、編目，編制檔案移交清單，向檔案室移交。檔案室對接收的檔案進行審核，對不符合要求的檔案，應(yīng)及時退回原部門進行補充或修正。審核無誤的檔案，由檔案室進行登記、上架保管，并錄入檔案管理信息系統(tǒng)。2.檔案移交檔案移交應(yīng)填寫檔案移交清單，清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份。檔案移交清單應(yīng)包括檔案名稱、編號、數(shù)量、移交日期、移交人、接收人等內(nèi)容，并由雙方簽字確認。檔案室應(yīng)建立檔案移交臺賬，記錄檔案的移交情況，便于查詢和統(tǒng)計。六、檔案的保管1.保管場所檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等。檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，確保檔案的安全保管環(huán)境。2.檔案裝具檔案應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒等裝具進行存放。檔案柜應(yīng)排列整齊，編號清晰，便于查找和管理。檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限、起止日期、盒號等信息。3.檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為15年至50年。短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。檔案保管期限的劃分，應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況確定，并在檔案整理時予以標(biāo)注。4.檔案清點與檢查檔案室應(yīng)定期對檔案進行清點和檢查，每年至少進行一次全面清點，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序。檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進行處理。對破損、褪色的檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制；對超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行鑒定銷毀。七、檔案的利用1.利用范圍公司內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、借閱公司檔案。外單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。涉及公司機密的檔案，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得對外提供查閱、借閱。2.利用手續(xù)公司內(nèi)部員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。外單位查閱公司檔案，應(yīng)提前向公司提出書面申請，說明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時，應(yīng)安排專人陪同，并在指定地點查閱，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。檔案查閱、借閱申請表應(yīng)一式兩份，一份由檔案室留存，一份由查閱、借閱人所在部門留存。查閱、借閱檔案的人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案室，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.利用登記檔案室應(yīng)對檔案查閱、借閱情況進行詳細登記，登記內(nèi)容包括查閱、借閱日期、查閱、借閱人姓名、所在部門、查閱、借閱目的、檔案名稱、編號、歸還日期等。檔案查閱、借閱登記冊應(yīng)妥善保管，以備查詢。八、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負責(zé)對公司檔案進行定期鑒定。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況，按照檔案保管期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進行逐卷鑒定。對保管期限已滿且確無保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀；對保管期限已滿但仍有一定保存價值的檔案，可延長保管期限繼續(xù)保存。3.鑒定程序檔案鑒定工作小組應(yīng)定期對公司檔案進行全面審查，提出鑒定意見。對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案名稱、編號、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。檔案銷毀清單經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進行銷毀。4.銷毀方式檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進行，一般采用焚燒或粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認。檔案銷毀清單應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。九、檔案的信息化管理1.信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。逐步實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司各部門提供便捷的檔案信息服務(wù)。2.信息化管理內(nèi)容檔案數(shù)字化：對公司各類檔案進行掃描、錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲。檔案信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線檢索、借閱申請、審批、利用登記等功能。數(shù)據(jù)安全管理：建立健全檔案信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。信息化培訓(xùn)：定期組織檔案管理人員參加信息化培訓(xùn)，提高其信息化管理水平和操作技能。3.電子檔案管理電子檔