PAGE國地稅征管檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)國地稅征管檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，確保征管檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及稅收征管行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于國地稅系統(tǒng)各級征管部門在稅收征收管理過程中形成的各類檔案資料管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：國地稅征管檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則：征管檔案應(yīng)如實(shí)反映稅收征管業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。3.安全保密原則：采取有效措施確保征管檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為稅收征管工作提供及時(shí)、有效的檔案信息支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置國地稅應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理部門，配備相應(yīng)的檔案管理人員。檔案管理部門可根據(jù)實(shí)際情況，在內(nèi)部設(shè)置檔案收集整理組、檔案保管組、檔案利用組等工作崗位，明確各崗位職責(zé)。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定和修訂國地稅征管檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)接收、收集稅收征管業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案資料，按照規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)和整理方法進(jìn)行整理、編目，確保檔案資料的有序存放。3.檔案保管：建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，對檔案進(jìn)行妥善保管，定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)，確保檔案的安全。4.檔案利用服務(wù)：為稅收征管工作提供檔案查閱、借閱等利用服務(wù)，根據(jù)工作需要及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案信息，做好檔案利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。5.檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)征管檔案信息化管理，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和水平。6.檔案鑒定與銷毀：按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)，定期對檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后對已失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀。7.業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)：對國地稅系統(tǒng)內(nèi)各部門的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。（三）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集整理人員職責(zé)負(fù)責(zé)接收和收集各類稅收征管檔案資料，對接收的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案資料的齊全、完整。按照檔案整理規(guī)范，對收集的檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂、編目等整理工作，編制檔案目錄和檢索工具。及時(shí)將整理好的檔案移交檔案保管人員，并辦理交接手續(xù)。2.檔案保管人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的入庫保管，按照檔案保管要求，對檔案進(jìn)行科學(xué)存放，確保檔案的安全。定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施進(jìn)行處理。做好檔案庫房的日常管理工作，保持庫房清潔、整齊、通風(fēng)良好，防止檔案霉變、蟲蛀、鼠咬等。負(fù)責(zé)檔案的出入庫登記和統(tǒng)計(jì)工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案借閱、歸還手續(xù)。3.檔案利用人員職責(zé)負(fù)責(zé)為稅務(wù)人員提供檔案查閱、借閱等利用服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案利用手續(xù)，登記利用情況。根據(jù)利用需求，準(zhǔn)確、快速地查找和提供檔案資料，做好檔案利用記錄和反饋工作。對檔案利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并協(xié)助進(jìn)行處理。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍國地稅征管檔案收集范圍包括但不限于以下幾類：1.稅務(wù)登記類：納稅人稅務(wù)登記申請表、營業(yè)執(zhí)照副本、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明等相關(guān)資料。2.納稅申報(bào)類：納稅申報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表、稅控裝置開具的發(fā)票存根聯(lián)等納稅申報(bào)資料。3.稅款征收類：完稅憑證、稅收繳款書、減免稅審批文件等稅款征收相關(guān)資料。4.稅務(wù)檢查類：稅務(wù)檢查通知書、檢查工作底稿、稅務(wù)處理決定書、稅務(wù)行政處罰決定書等稅務(wù)檢查資料。5.發(fā)票管理類：發(fā)票領(lǐng)購簿、發(fā)票開具清單、發(fā)票繳銷登記表等發(fā)票管理資料。6.其他類：稅收征管過程中形成的各類文件、報(bào)告、記錄、協(xié)議等其他相關(guān)資料。（二）收集要求1.及時(shí)收集：各部門應(yīng)在稅收征管業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)將形成的檔案資料移交檔案管理部門，確保檔案收集的及時(shí)性。2.齊全完整：檔案資料應(yīng)齊全完整，符合檔案管理要求，不得遺漏重要信息或關(guān)鍵資料。3.真實(shí)準(zhǔn)確：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映稅收征管業(yè)務(wù)實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，簽字蓋章齊全。（三）整理方法1.分類標(biāo)準(zhǔn)：按照稅收征管業(yè)務(wù)流程和檔案內(nèi)容屬性，將征管檔案分為稅務(wù)登記、納稅申報(bào)、稅款征收、稅務(wù)檢查、發(fā)票管理等類別，每個(gè)類別下再根據(jù)具體業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。2.編號規(guī)則：對整理好的檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用“年度+類別代碼+順序號”的方式，例如：2023SJ001，表示2023年度稅務(wù)檢查類第1份檔案。3.裝訂要求：對紙張規(guī)格不一致、破損或易散失的檔案資料進(jìn)行整理裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝方式，不得使用金屬釘?shù)纫咨P的裝訂材料。4.編目內(nèi)容：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、年度、保管期限、頁數(shù)、備注等內(nèi)容。同時(shí)，根據(jù)檔案內(nèi)容編制檢索工具，如索引、電子目錄等，方便檔案的查找和利用。四、檔案的保管（一）保管期限國地稅征管檔案保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為30年、10年。具體保管期限按照以下規(guī)定執(zhí)行：1.永久保管：涉及國家機(jī)密、重大稅收違法案件、重要稅收政策文件等具有長遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案。2.30年保管：稅務(wù)登記、納稅申報(bào)、稅款征收等主要稅收征管業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有一定查考利用價(jià)值的檔案。3.10年保管：一般性稅務(wù)檢查、發(fā)票管理等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案資料。（二）保管設(shè)施1.檔案庫房：應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。庫房面積應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)量和發(fā)展需求合理確定，確保檔案有足夠的存放空間。2.檔案裝具：配備符合檔案保管要求的檔案柜、檔案架等裝具，對檔案進(jìn)行分類存放。裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于檔案的存放和查找。3.溫濕度控制設(shè)備：安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，使庫房溫度保持在14℃24℃之間，相對濕度保持在45%60%之間，確保檔案保存環(huán)境適宜。4.消防設(shè)備：配備必要的消防設(shè)備，如滅火器、消防栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防設(shè)備完好有效。5.安全監(jiān)控設(shè)備：安裝安全監(jiān)控系統(tǒng)，對檔案庫房進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，防止未經(jīng)授權(quán)人員進(jìn)入庫房，保障檔案安全。（三）保管措施1.入庫管理：檔案整理完畢后，檔案保管人員應(yīng)及時(shí)將檔案入庫，并按照編號順序排列存放，確保檔案存放有序。2.定期檢查：檔案保管人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)記錄并報(bào)告，采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。3.數(shù)字化備份：對重要的征管檔案進(jìn)行數(shù)字化備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗(yàn)和維護(hù)。數(shù)字化備份應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，確保檔案信息的可恢復(fù)性。4.檔案遷移：因特殊原因需要遷移檔案時(shí)，應(yīng)制定詳細(xì)的遷移方案，確保檔案在遷移過程中的安全。遷移后，應(yīng)對檔案進(jìn)行重新整理和核對，確保檔案管理的連續(xù)性。5.檔案修復(fù)：對破損、霉變、褪色等有損壞的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)。修復(fù)工作應(yīng)遵循保持檔案原貌的原則，采用適當(dāng)?shù)男迯?fù)方法和材料進(jìn)行處理。五、檔案的利用（一）利用方式1.查閱：稅務(wù)人員因工作需要可到檔案管理部門查閱征管檔案。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案資料，并做好查閱登記工作。2.借閱：確需將檔案借出使用的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長的應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損檔案，按時(shí)歸還檔案。3.復(fù)制：根據(jù)利用需求，稅務(wù)人員可申請復(fù)制檔案資料。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，并在復(fù)制件上加蓋檔案管理專用章，注明復(fù)制日期、份數(shù)等信息。（二）利用審批1.內(nèi)部查閱審批：稅務(wù)人員查閱本部門形成的征管檔案，由本部門負(fù)責(zé)人審批；查閱其他部門形成的檔案，需經(jīng)檔案形成部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.借閱審批：借閱征管檔案需經(jīng)檔案形成部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及重要檔案或機(jī)密檔案的借閱，還需經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.利用登記：檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記臺賬，對檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用日期、利用部門、利用人員、檔案編號、題名、利用方式、歸還日期等。2.利用統(tǒng)計(jì)：定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，形成檔案利用統(tǒng)計(jì)報(bào)表。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)包括檔案利用數(shù)量、利用部門分布、利用方式比例等信息，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代表、檔案管理人員等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.保管期限已滿：對保管期限已滿的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行鑒定，確定是否仍具有保存價(jià)值。2.失去保存價(jià)值：檔案內(nèi)容已無查考利用價(jià)值，如已過時(shí)效的稅務(wù)文件、已結(jié)清稅款且無后續(xù)管理需求的納稅申報(bào)資料等，可鑒定為失去保存價(jià)值。3.重復(fù)或冗余：對內(nèi)容重復(fù)、冗余的檔案，經(jīng)鑒定后可進(jìn)行清理。（三）鑒定程序1.初步審查：檔案管理部門根據(jù)檔案保管期限，對到期檔案進(jìn)行初步審查，篩選出擬鑒定的檔案清單。2.詳細(xì)審查：鑒定工作小組對擬鑒定的檔案進(jìn)行詳細(xì)審查，查閱檔案內(nèi)容，結(jié)合稅收征管工作實(shí)際，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。3.提出意見：鑒定工作小組根據(jù)審查結(jié)果，提出檔案存毀意見，填寫檔案鑒定意見書。存毀意見分為銷毀、繼續(xù)保存兩種。4.審批確定：檔案鑒定意見書經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核，報(bào)單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后確定檔案的最終存毀情況。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊：對批準(zhǔn)銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制銷毀清冊，清冊內(nèi)容包括檔案編號、題名、年度、保管期限、銷毀原因等。2.清點(diǎn)核對：銷毀前，檔案保管人員應(yīng)按照銷毀清冊對擬銷毀檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對，確保銷毀檔案與清冊內(nèi)容一致。