PAGE公安機(jī)關(guān)檔案室借閱制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公安機(jī)關(guān)檔案室的管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公安機(jī)關(guān)內(nèi)部各部門及所屬單位因工作需要借閱檔案的人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案借閱工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：切實(shí)保障檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.服務(wù)工作原則：在確保檔案安全的前提下，為公安機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案信息支持。二、借閱申請(qǐng)（一）申請(qǐng)流程1.借閱人需填寫《公安機(jī)關(guān)檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.將申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需求，對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行認(rèn)真審查，簽署審核意見。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，借閱人持申請(qǐng)表前往檔案室辦理借閱手續(xù)。（二）申請(qǐng)要求1.借閱申請(qǐng)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)借閱目的和用途。2.借閱人應(yīng)明確檔案的具體需求，避免過度借閱或無關(guān)借閱。3.對(duì)于涉及重要案件、機(jī)密信息等特殊檔案的借閱申請(qǐng)，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批。三、借閱審批（一）審批權(quán)限1.一般性檔案借閱，由檔案室負(fù)責(zé)人審批。2.涉及重要案件、機(jī)密信息等特殊檔案借閱，需經(jīng)公安機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）審批流程1.檔案室工作人員收到借閱申請(qǐng)表后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行初審，檢查申請(qǐng)表填寫是否規(guī)范、完整。2.將初審?fù)ㄟ^的申請(qǐng)表提交至相應(yīng)審批人進(jìn)行審批。審批人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審批，并簽署審批意見。3.檔案室工作人員根據(jù)審批意見，決定是否批準(zhǔn)借閱申請(qǐng)。如批準(zhǔn)，應(yīng)向借閱人發(fā)放《公安機(jī)關(guān)檔案借閱憑證》；如不批準(zhǔn)，應(yīng)向借閱人說明原因。四、借閱登記（一）登記內(nèi)容1.借閱人姓名、部門、職務(wù)。2.借閱檔案的名稱、數(shù)量、起止日期。3.《公安機(jī)關(guān)檔案借閱申請(qǐng)表》編號(hào)、審批意見。4.《公安機(jī)關(guān)檔案借閱憑證》編號(hào)。（二）登記方式1.檔案室應(yīng)建立專門的檔案借閱登記簿，采用紙質(zhì)或電子方式進(jìn)行登記。2.借閱登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，確保每一次借閱記錄清晰可查。五、借閱期限（一）一般規(guī)定1.一般性檔案借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，借閱人應(yīng)提前向檔案室提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。2.涉及案件偵查、審理等時(shí)效性較強(qiáng)的檔案借閱期限，根據(jù)實(shí)際工作需要確定，但最長(zhǎng)不得超過案件辦理完結(jié)后的[X]個(gè)工作日。（二）逾期處理1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。如逾期未還，檔案室應(yīng)及時(shí)催還。2.對(duì)于逾期未還的借閱人，檔案室應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理，如限制其再次借閱、通報(bào)批評(píng)等。六、借閱數(shù)量（一）一般規(guī)定1.借閱人每次借閱檔案的數(shù)量應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需求合理確定，原則上不得超過[X]卷（冊(cè)）。2.對(duì)于重要檔案或利用率較高的檔案，可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)調(diào)整借閱數(shù)量，但應(yīng)嚴(yán)格控制。（二）特殊情況1.如因工作需要確需大量借閱檔案，借閱人應(yīng)提前向檔案室說明情況，經(jīng)批準(zhǔn)后方可借閱。2.在特殊情況下，檔案室可根據(jù)實(shí)際情況采取臨時(shí)借閱措施，但應(yīng)做好相關(guān)記錄和管理工作。七、借閱方式（一）現(xiàn)場(chǎng)借閱1.借閱人憑《公安機(jī)關(guān)檔案借閱憑證》到檔案室現(xiàn)場(chǎng)查閱、借閱檔案。2.檔案室工作人員應(yīng)在借閱人在場(chǎng)的情況下，將檔案取出，并提供必要的查閱設(shè)備和環(huán)境。（二）復(fù)制借閱1.如借閱人需要復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)提前向檔案室提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可復(fù)制。2.復(fù)制檔案應(yīng)使用檔案室統(tǒng)一提供的設(shè)備和紙張，確保復(fù)制內(nèi)容清晰、完整。3.復(fù)制檔案的數(shù)量應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需求合理確定，原則上不得超過[X]份。八、借閱檔案的使用與保管（一）使用要求1.借閱人應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。2.借閱人只能在規(guī)定的場(chǎng)所查閱、使用檔案，不得擅自將檔案帶出公安機(jī)關(guān)或轉(zhuǎn)借他人。3.借閱人如需摘錄、引用檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并注明出處。（二）保管責(zé)任1.借閱人在借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，確保檔案安全。如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.借閱人歸還檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案完好無損，如有損壞應(yīng)及時(shí)向檔案室說明情況，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。九、歸還與注銷（一）歸還流程1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)，持《公安機(jī)關(guān)檔案借閱憑證》到檔案室歸還檔案。2.檔案室工作人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸還檔案的數(shù)量、內(nèi)容和完整性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。（二）注銷登記1.檔案室工作人員在辦理檔案歸還手續(xù)后，應(yīng)及時(shí)在檔案借閱登記簿上進(jìn)行注銷登記。2.對(duì)于已歸還的《公安機(jī)關(guān)檔案借閱憑證》，應(yīng)進(jìn)行妥善保管，定期銷毀。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公安機(jī)關(guān)應(yīng)建立健全檔案借閱監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行檢查。2.檔案室應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案借閱工作的日常管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）檢查內(nèi)容1.檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記等手續(xù)是否齊全、規(guī)范。2.檔案借閱期限是否符合規(guī)定，有無逾期未還情況。3.檔案借閱數(shù)量是否合理，有無超量借閱現(xiàn)象。4.檔案借閱人是否遵守檔案使用與保管規(guī)定，有無違規(guī)行為。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度的借閱人，公安機(jī)關(guān)應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理，如批評(píng)教育、警告、罰款等。2.對(duì)于因違規(guī)行為導(dǎo)致檔案丟失、損壞、泄露等后果的，借閱人應(yīng)依法承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任。