PAGE精益化項目檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司精益化項目檔案管理，確保項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，為公司決策、運營、管理及項目后續(xù)維護、改進提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有精益化項目檔案的管理，包括但不限于項目策劃、實施、驗收等全過程中形成的各類文件、資料、數(shù)據(jù)等。（三）基本原則1.真實性原則：項目檔案應如實反映項目實際情況，確保檔案內容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋項目從啟動到結束全過程的各類文件，保證檔案資料的全面性。3.系統(tǒng)性原則：對項目檔案進行科學分類、編號和整理，使其具有內在邏輯性和系統(tǒng)性。4.規(guī)范性原則：遵循國家相關法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司內部規(guī)定，規(guī)范檔案管理流程和文件格式。5.保密性原則：對于涉及公司機密的項目檔案，嚴格按照保密制度進行管理，防止信息泄露。（四）職責分工1.項目管理部門負責組織項目檔案的收集、整理、歸檔工作，并對檔案的完整性和準確性進行審核。協(xié)調各部門在項目實施過程中做好檔案資料的形成和積累工作。定期對項目檔案管理工作進行檢查和指導。2.檔案管理部門制定和完善項目檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。負責項目檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的接收、保管、借閱、利用等工作。對項目檔案進行分類、編號、編目等整理工作，建立健全檔案檢索體系。3.項目團隊成員在項目實施過程中，負責及時收集、整理各自工作中形成的文件資料，并按要求移交項目管理部門。配合項目管理部門和檔案管理部門做好項目檔案的相關工作。二、項目檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項目前期文件：包括項目立項申請、可行性研究報告、項目批復文件、項目預算及資金來源文件等。2.項目策劃文件：項目策劃書、項目目標設定文件、項目實施計劃、項目進度安排等。3.項目實施過程文件各類會議紀要、工作記錄、溝通文件等。項目技術文件，如設計圖紙、技術方案、工藝文件、質量檢驗報告等。項目采購文件，包括采購合同、招投標文件、供應商資料等。項目變更文件，如變更申請、變更審批文件、變更后的相關資料等。項目安全與環(huán)境管理文件，如安全計劃、環(huán)境評估報告、安全檢查記錄等。4.項目驗收文件：項目驗收申請、驗收報告、驗收意見、項目成果總結等。5.其他相關文件：與項目有關的往來信函、榮譽證書、媒體報道等。（二）收集要求1.項目團隊成員應在文件形成或收到之日起[X]個工作日內，將文件移交至項目管理部門。對于重要緊急文件，應立即移交。2.移交的文件應齊全、完整，簽字蓋章手續(xù)完備，字跡清晰，載體及格式符合要求。3.項目管理部門應定期對項目檔案收集情況進行檢查，確保各類文件及時、準確收集。（三）整理原則1.分類科學：按照項目階段、文件類型等進行合理分類，便于查找和管理。2.編號唯一：為每份文件或一組相關文件賦予唯一的編號，確保編號的系統(tǒng)性和連貫性。3.編目清晰：編制詳細的目錄，包括文件題名、編號、日期、來源等信息，便于快速檢索。（四）整理方法1.項目前期文件：按照文件性質和時間順序進行排列，編目成冊。2.項目策劃文件：將策劃書、計劃等文件按類別整理，附上相關圖表和說明。3.項目實施過程文件會議紀要按會議時間順序整理，工作記錄按工作階段分類。技術文件按照專業(yè)領域和項目流程排列，如先設計后施工。采購文件按采購項目和合同簽訂時間整理。變更文件按變更發(fā)生時間和變更內容分類。安全與環(huán)境管理文件按文件類型和時間順序排列。4.項目驗收文件：將驗收申請、報告等文件集中整理，附上驗收相關的證明材料。5.其他相關文件：根據(jù)文件內容和性質進行分類整理，如往來信函按對應項目和時間順序排列。三、項目檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.項目管理部門在項目檔案整理完成后，填寫《項目檔案歸檔申請表》，詳細說明檔案內容、數(shù)量、整理情況等，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對提交的申請表及檔案進行審核，審核通過后辦理檔案接收手續(xù)。3.檔案管理部門按照既定的分類和編號規(guī)則，對接收的項目檔案進行重新整理和上架歸檔。（二）保管期限1.永久保管：涉及公司核心業(yè)務、重大決策、知識產(chǎn)權等重要項目檔案，如公司戰(zhàn)略轉型項目檔案、重大技術創(chuàng)新項目檔案等，應永久保管。2.長期保管：對公司運營有較長時間參考價值的項目檔案，如主要產(chǎn)品生產(chǎn)線升級改造項目檔案等，保管期限為[X]年。3.短期保管：一般性項目檔案，如小型辦公設施維修項目檔案等，保管期限為[X]年。（三）保管要求1.檔案庫房檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。庫房溫度應保持在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%范圍內。2.檔案裝具采用符合檔案保管要求的檔案柜、檔案架等裝具，對檔案進行分類存放。裝具應堅固耐用，便于搬運和查找檔案。3.檔案存儲介質對于電子檔案，應采用安全可靠的存儲介質，如磁帶、光盤、硬盤等，并定期進行備份。存儲介質應標明項目名稱、檔案內容、存儲時間等信息，存放在專門的存儲設備中。4.檔案保管檢查檔案管理部門應定期對檔案保管情況進行檢查，每年至少進行[X]次全面檢查。檢查內容包括檔案的完整性、準確性、存儲環(huán)境、裝具狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。四、項目檔案的借閱與利用（一）借閱權限1.公司內部人員因工作需要借閱項目檔案，需填寫《項目檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱檔案名稱及編號等信息。一般員工借閱需經(jīng)所在部門負責人審批。部門負責人借閱需經(jīng)分管領導審批。涉及公司機密的項目檔案，借閱需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。2.外部單位因合作、調研等原因需要借閱項目檔案，必須經(jīng)過公司相關部門審核，并報公司分管領導批準，同時簽訂保密協(xié)議。（二）借閱期限1.一般情況下，借閱期限不得超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。特別重要或涉及機密的檔案，借閱期限根據(jù)實際情況由審批領導確定。（三）借閱要求1.借閱人員應妥善保管檔案，不得擅自涂改、損壞、轉借、丟失檔案。2.如需復印檔案，應經(jīng)檔案管理部門同意，并在復印件上注明用途和復印日期。3.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應認真檢查檔案的完整性和準確性，如有損壞或丟失，借閱人員應承擔相應責任。（四）利用方式1.檔案管理部門應積極為公司各部門提供項目檔案查閱服務，根據(jù)需求及時提供相關檔案資料。2.定期整理和分析項目檔案，形成檔案利用報告，為公司決策提供參考依據(jù)。3.對于具有普遍參考價值的項目檔案，可通過公司內部網(wǎng)絡、知識庫等平臺進行共享，方便員工查閱利用。五、項目檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立項目檔案鑒定小組，由檔案管理部門、項目管理部門及相關業(yè)務部門的人員組成，負責對到期項目檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.根據(jù)保管期限規(guī)定，對到期檔案進行初步篩選。2.審查檔案的內容是否仍具有參考價值，如是否涉及公司核心業(yè)務、是否為后續(xù)項目提供借鑒等。3.考慮檔案的完整性和準確性，對于殘缺不全或內容失真的檔案，可列為銷毀對象。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期清理到期項目檔案，列出擬鑒定檔案清單，提交鑒定小組。2.鑒定小組對清單中的檔案進行逐一審查，根據(jù)鑒定標準提出鑒定意見。3.對于確定銷毀的檔案，填寫《項目檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司分管領導批準后實施銷毀。（四）銷毀方式1.對于紙質檔案，采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀，并做