PAGE綜合檔案室工作人員制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司綜合檔案室的規(guī)范化管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部室以及全體綜合檔案室工作人員。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案室管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.制定檔案管理制度和工作計(jì)劃，并組織實(shí)施。3.對(duì)檔案的保管條件進(jìn)行檢查，確保檔案安全。4.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱、利用等服務(wù)工作，嚴(yán)格執(zhí)行借閱審批手續(xù)。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理情況。6.參與檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理。（二）各部室兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理和初步分類工作。2.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將整理好的檔案移交綜合檔案室。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作。4.對(duì)本部門檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，確保檔案資料的完整和規(guī)范。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司各類文件，包括上級(jí)文件、本級(jí)發(fā)文、平行文等。2.公司簽訂的各類合同、協(xié)議。3.公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、統(tǒng)計(jì)資料等。4.公司的工程圖紙、技術(shù)資料、產(chǎn)品樣本等。5.公司的會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。6.公司的人事檔案、工資檔案、培訓(xùn)檔案等。7.公司的照片、音像資料、榮譽(yù)證書等。（二）收集要求1.各部室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、損毀。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行備份或復(fù)制，以防丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合文檔一體化管理要求。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科研項(xiàng)目類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、干部職工檔案類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類存放于檔案架上，排列應(yīng)整齊有序，便于查找。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)于安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。4.管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（三）檔案鑒定與銷毀1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.對(duì)已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)填寫銷毀清單，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。五、檔案借閱與利用（一）借閱范圍公司內(nèi)部人員因工作需要，可借閱綜合檔案室的檔案。（二）借閱審批1.借閱檔案應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部室負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合檔案室負(fù)責(zé)人審批。3.綜合檔案室負(fù)責(zé)人根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后方可借閱。（三）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案的借閱期限根據(jù)實(shí)際情況確定，最長(zhǎng)不超過[X]個(gè)工作日。（四）借閱歸還1.借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前向綜合檔案室說明情況。2.歸還檔案時(shí)，管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)處理。（五）查閱利用1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)在綜合檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。3.如需復(fù)印、摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序辦理。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司的決策提供有力支持。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.按照檔案整理的要求，將紙質(zhì)檔案的相關(guān)信息錄入檔案信息管理系統(tǒng)。2.定期對(duì)檔案信息進(jìn)行更新和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）系統(tǒng)安全管理1.建立健全檔案信息管理系統(tǒng)的安全管理制度，加強(qiáng)系統(tǒng)的安全防護(hù)。2.對(duì)系統(tǒng)用戶進(jìn)行權(quán)限管理，嚴(yán)格控制用戶的操作權(quán)限。3.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)各部室的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。2.公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門可對(duì)綜合檔案室的檔案管理工作進(jìn)行不定期檢查，確保檔案管理工作規(guī)范、有序。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部室兼職檔案員和綜合檔案室管理人員的工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)