PAGE檔案館制度規(guī)范化建議書一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案館的管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實行集中統(tǒng)一管理，由檔案館負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實性原則：檔案應如實反映公司/組織各項活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則：全面收集公司/組織在各項工作中形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進行妥善保管，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構及職責（一）檔案館1.負責制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、聲像檔案、電子檔案等。3.負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案的質量和安全。4.開展檔案信息化建設，推進檔案管理的現(xiàn)代化、科學化。5.對各部門檔案工作進行業(yè)務指導和監(jiān)督檢查，組織檔案業(yè)務培訓。（二）各部門檔案工作小組1.負責本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向檔案館移交。2.明確一名檔案工作兼職人員，負責本部門檔案工作的日常管理，確保檔案的及時收集和整理。3.配合檔案館做好檔案的鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。三、檔案的收集（一）收集范圍1.公司/組織在各項工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級機關、同級機關和其他單位發(fā)來的與本公司/組織有關的文件、資料。3.公司/組織對外簽訂的合同、協(xié)議、章程、紀要等文件。4.公司/組織內(nèi)部的規(guī)章制度、工作計劃、總結、報告、統(tǒng)計報表等文件。5.公司/組織的科研成果、技術資料、產(chǎn)品樣本、專利證書等文件。6.公司/組織的人事檔案、工資檔案以及員工的培訓、考核、獎懲等材料。7.公司/組織的財務檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。8.公司/組織的聲像檔案，如照片、錄音、錄像等。9.公司/組織的電子檔案，包括辦公自動化系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件、數(shù)據(jù)庫文件等。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門形成的各類檔案，并定期進行整理。2.檔案收集應做到及時、完整、準確，不得遺漏重要文件和資料。3.對收集到的檔案，應進行初步分類和整理，確保檔案的齊全和規(guī)范。4.對于重要檔案和特殊載體檔案，應采取特殊的收集措施，確保檔案的安全和完整。（三）收集時間1.文書檔案應在次年上半年完成收集和整理工作，并移交檔案館。2.科技檔案應在項目結束后三個月內(nèi)完成收集和整理工作，并移交檔案館。3.會計檔案應按照國家有關規(guī)定定期整理歸檔，并移交檔案館。4.人事檔案應隨時收集，及時整理歸檔，并移交檔案館。5.聲像檔案應在活動結束后及時整理歸檔，并移交檔案館。6.電子檔案應定期備份，并按照規(guī)定移交檔案館。四、檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合國家有關檔案整理的標準和規(guī)范。（二）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構（問題）進行分類，采用“件”裝訂的方式進行整理，編目時應包括檔號、文號、責任者（作者）、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等項目。2.科技檔案：按照項目進行分類，采用卷、冊、盒等形式進行整理，編目時應包括檔號、項目名稱、文件題名、日期（形成時間）、保管期限、密級等項目。3.會計檔案：按照會計憑證、會計賬簿、財務報告等類別進行分類，采用卷、冊等形式進行整理，編目時應包括檔號、年度、保管期限、卷內(nèi)目錄等項目。4.人事檔案：按照檔案內(nèi)容進行分類，采用卷、冊等形式進行整理，編目時應包括檔號、姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、參加工作時間、入黨時間、學歷、學位、職務、職稱等項目。5.聲像檔案：按照載體形式、內(nèi)容等進行分類，采用冊、盒等形式進行整理，編目時應包括檔號、題名、日期、載體形式、保管期限等項目。6.電子檔案：按照文件類別、年度進行分類，采用數(shù)據(jù)庫等形式進行整理，編目時應包括檔號、文件題名、日期、保管期限、密級等項目，并建立相應的元數(shù)據(jù)。（三）整理要求1.檔案整理人員應熟悉檔案整理的方法和標準，確保整理工作的質量。2.整理過程中應認真核對檔案材料，確保檔案的準確性和完整性。3.對破損、褪色的檔案材料應進行修復或復制，確保檔案的可讀性。4.整理后的檔案應進行編目和裝訂，便于保管和查閱。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案館應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等條件。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、消防器材、防蟲藥品、溫濕度計等。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒。（二）檔案裝具1.檔案應采用符合國家標準的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具進行存放。2.檔案裝具應堅固耐用，便于檔案的存放和查找。3.檔案裝具應按照檔案類別、保管期限等進行分類存放，并標明檔案的類別、年度、保管期限等信息。（三）檔案保管要求1.檔案應按照分類方案進行存放，排列整齊，便于查找。2.對重要檔案和珍貴檔案應采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密保管等。3.定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告并采取相應的措施。4.對電子檔案應進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質上，并異地存放。5.嚴格遵守檔案庫房的管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入檔案庫房。六、檔案的鑒定（一）鑒定原則1.以國家有關檔案鑒定的標準和規(guī)定為依據(jù)，結合公司/組織的實際情況進行鑒定。2.全面分析檔案的內(nèi)容和價值，準確判定檔案的保管期限。3.保持鑒定工作過程的嚴肅性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案館負責人、各部門檔案工作負責人以及相關業(yè)務專家組成。鑒定小組負責制定檔案鑒定計劃，組織實施檔案鑒定工作，并對鑒定結果進行審核。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，確定檔案的價值和保管期限。2.綜合鑒定法：結合檔案的形成背景、利用情況、社會需求等因素，對檔案進行綜合分析和評價，確定檔案的價值和保管期限。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、xx年兩種期限。凡是在一定時期內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，可列為定期保管。（五）鑒定程序1.準備階段：制定鑒定計劃，明確鑒定范圍、方法、步驟和人員分工等。2.初鑒階段：檔案管理人員按照鑒定標準對檔案進行初步鑒定，提出初步鑒定意見。3.審核階段：鑒定小組對檔案管理人員的初步鑒定意見進行審核，形成審核意見。4.審批階段：將審核意見報公司/組織領導審批，確定檔案的保管期限。5.調整階段：根據(jù)審批意見，對檔案的保管期限進行調整，并做好記錄。七、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的數(shù)量統(tǒng)計，包括各類檔案的數(shù)量、年度檔案數(shù)量等。2.檔案的整理情況統(tǒng)計，包括整理檔案的數(shù)量、整理質量等。3.檔案的保管情況統(tǒng)計，包括檔案庫房的面積、檔案裝具的數(shù)量、檔案的存放位置等。4.檔案的利用情況統(tǒng)計，包括利用檔案的人次、利用檔案的數(shù)量、利用效果等。5.檔案的鑒定情況統(tǒng)計，包括鑒定檔案的數(shù)量、保管期限的調整情況等。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的各項數(shù)據(jù)進行詳細記錄。2.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行匯總和分析，形成統(tǒng)計報表。3.利用計算機管理系統(tǒng)對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行自動化處理，提高統(tǒng)計工作的效率和準確性。（三）統(tǒng)計要求1.檔案統(tǒng)計人員應認真負責，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的真實、準確、完整。2.統(tǒng)計報表應及時報送，為公司/組織的檔案管理決策提供依據(jù)。3.定期對檔案統(tǒng)計工作進行總結和評估，不斷完善統(tǒng)計工作制度和方法。八、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關檔案利用的法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度。2.服務為本原則：以滿足公司/組織各項工作需要為出發(fā)點，積極提供檔案利用服務。3.安全保密原則：在提供檔案利用服務的過程中，確保檔案的安全和保密，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱與本公司/組織有關的檔案，但須經(jīng)公司/組織領導批準，并辦理相關手續(xù)。3.司法機關、行政機關因辦案需要查閱檔案，須按照國家有關規(guī)定辦理相關手續(xù)。（三）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案館查閱紙質檔案或電子檔案。2.借閱：對于確需借出檔案的，檔案利用者應填寫借閱申請表，經(jīng)批準后辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。3.復制：檔案利用者可根據(jù)需要復制檔案，但須經(jīng)檔案館同意，并按照規(guī)定辦理復制手續(xù)。（四）利用手續(xù)1.檔案利用者應填寫檔案利用申請表，注明利用目的、利用范圍、利用方式等內(nèi)容。2.申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案館審批。3.檔案館對申請表進行審核，符合利用條件的，予以批準，并辦理相關手續(xù)。4.檔案利用者在利用檔案時，應遵守檔案館的各項規(guī)章制度，愛護檔案，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。5.檔案利用完畢后，檔案利用者應及時歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。九、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質量，為公司/組織的各項工作提供更加便捷、高效的檔案服務。3.推進檔案信息資源的共享和開發(fā)利用，充分發(fā)揮檔案的價值。（二）信息化建設內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對館藏檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設：開發(fā)或選用適合公司/組織的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等業(yè)務流程的信息化管理。3.網(wǎng)絡建設：建立檔案管理內(nèi)部網(wǎng)絡，實現(xiàn)檔案信息的傳輸和共享。4.安全保障體系建設：建立檔案信息化安全保障體系，確保檔案信息的安全可靠。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟悉檔案管理信息系統(tǒng)的操作和使用，確保系統(tǒng)的正常運行。2.嚴格遵守檔案信息化安全管理制度，對檔案信息進行加密存儲和傳輸，防止信息泄露。3.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。4.加強對電子檔案的管理，建立電子檔案備份制度，定期對電子檔案進行備份，并異地存放。十、檔案的保密與安全（一）保密制度1.加強對檔案管理人員的保密教育，提高保密意識。2.嚴格控制檔案的查閱范圍，對涉及公司/組織機密的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理。3.對檔案查閱人員進行登記，明確查閱目的、查閱范圍和查閱時間等，并要求查閱人員遵守保密規(guī)定。4.檔案管理人員不得擅自向無關人員泄露檔案內(nèi)容，不得在私人通信、公開場合談論檔案機密。5.對檔案的復制、摘抄等應嚴格按照規(guī)定進行審批