PAGE幼兒園房屋建筑檔案管理制度一、總則（一）目的為加強幼兒園房屋建筑檔案的科學管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在幼兒園房屋建設(shè)、維護、管理等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本幼兒園所有房屋建筑檔案的管理，包括新建、改建、擴建的教學樓、辦公樓、活動室、食堂、宿舍等各類建筑及附屬設(shè)施的相關(guān)檔案。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：幼兒園房屋建筑檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進行集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須如實反映房屋建筑的實際情況，數(shù)據(jù)準確、資料齊全，嚴禁虛假和錯誤信息。3.安全保密原則：妥善保管檔案，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。嚴格遵守保密規(guī)定，對涉及幼兒園機密的檔案信息進行嚴格管控。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案的利用效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善幼兒園房屋建筑檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理幼兒園房屋建筑檔案，對檔案進行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.負責檔案的收集、歸檔、保管和統(tǒng)計工作，定期對檔案進行清查和盤點，保證檔案的完整和安全。4.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理的效率和水平。5.負責檔案的借閱、查閱服務，按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，及時催還檔案，確保檔案的正常流轉(zhuǎn)。6.對檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，不斷提高檔案管理質(zhì)量。（二）檔案形成部門職責1.負責本部門所產(chǎn)生的房屋建筑檔案資料的收集、整理和初步審核工作，并及時移交檔案管理部門。2.在房屋建筑項目實施過程中，明確專人負責檔案資料的形成和積累，確保檔案資料的真實、準確、完整。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理、編目、裝訂等工作，提供必要的業(yè)務指導和支持。4.按照檔案管理規(guī)定，及時向檔案管理部門提交相關(guān)檔案資料，不得擅自留存或銷毀檔案。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，熟悉檔案管理業(yè)務，具備一定的專業(yè)知識和技能。2.嚴格遵守檔案管理制度，認真履行檔案管理職責，做好檔案的日常管理工作。3.負責檔案的收集、整理、編目、裝訂、上架等具體工作，確保檔案的質(zhì)量和規(guī)范。4.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向上級報告。5.為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)服務，按照規(guī)定辦理檔案借閱、查閱手續(xù)，及時提供所需檔案資料。6.積極參加檔案業(yè)務培訓學習，不斷提高自身業(yè)務水平和綜合素質(zhì)。三、檔案收集與歸檔（一）收集范圍1.房屋建筑項目立項文件，包括項目建議書、可行性研究報告及批復、環(huán)境影響評價報告及批復等。2.設(shè)計文件，如初步設(shè)計、施工圖設(shè)計文件、設(shè)計變更通知及附圖等。3.工程招投標文件，包括招標文件、投標文件、中標通知書等。4.施工合同、監(jiān)理合同及相關(guān)補充協(xié)議。5.工程開工報告、施工許可證、質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)等。6.施工過程中的各類技術(shù)資料，如施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底記錄、材料檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄等。7.工程竣工驗收文件，包括竣工驗收報告、竣工驗收備案表、質(zhì)量保修書等。8.房屋建筑的圖紙會審記錄、工程洽商記錄、工程變更記錄等。9.房屋建筑的地質(zhì)勘察報告、沉降觀測記錄、結(jié)構(gòu)安全檢測報告等。1o.房屋建筑的消防、環(huán)保、防雷等專項驗收文件。11.房屋建筑的使用說明書、質(zhì)量保修手冊等。12.房屋建筑的照片、錄像等影像資料，記錄房屋建筑從開工到竣工的全過程。（二）收集要求檔案形成部門應在項目完成或相關(guān)工作結(jié)束后，及時將檔案資料收集齊全，并進行初步整理。檔案資料應字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，采用耐久性強的書寫材料和載體。（三）歸檔流程1.檔案形成部門對收集整理好的檔案資料進行分類、編號，編制檔案目錄，并填寫檔案移交清單。2.檔案形成部門將檔案資料連同檔案移交清單一并提交給檔案管理部門。3.檔案管理部門對移交的檔案資料進行審核，檢查檔案資料的完整性、準確性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與檔案形成部門溝通，要求其補充或更正。4.審核通過后，檔案管理部門對檔案資料進行接收登記，按照檔案分類方案進行分類整理、編目、裝訂，上架保存。四、檔案整理與分類（一）整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.按照項目類別分類：將幼兒園房屋建筑檔案分為教學樓項目檔案、辦公樓項目檔案、活動室項目檔案、食堂項目檔案、宿舍項目檔案等。2.按照文件形成階段分類：分為項目前期文件、設(shè)計文件、施工文件、竣工驗收文件等。3.按照文件性質(zhì)分類：分為立項文件、技術(shù)文件、管理文件、質(zhì)量文件、安全文件等。（三）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年度項目類別流水號”的形式。例如：2023教學樓001，表示2023年形成的教學樓項目的第1份檔案。2.年度為檔案形成的年份，用四位數(shù)字表示。3.項目類別用漢字表示，如教學樓、辦公樓等。4.流水號為該項目類別下檔案的順序號，用三位數(shù)字表示，從001開始編號。（四）編目要求1.編制檔案目錄，目錄應包含檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內(nèi)容。2.題名應準確反映檔案資料的主要內(nèi)容，簡潔明了。3.日期應填寫檔案資料的形成日期。4.責任者應填寫檔案資料的形成部門或個人。5.保管期限應按照檔案保管期限表的規(guī)定進行劃分，分為永久、長期、短期。五、檔案保管與保護（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.庫房內(nèi)應配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。（二）保管方式1.檔案應按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.對紙質(zhì)檔案應進行裝訂，采用線裝或膠裝方式，確保檔案的牢固和整齊。3.對電子檔案應進行備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進行檢查和維護。4.根據(jù)檔案保管期限，對到期檔案進行鑒定和處置，需要銷毀的檔案應按照規(guī)定辦理銷毀手續(xù)。（三）保護措施1.定期對檔案進行清查和盤點，檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性和可讀性。3.加強對檔案庫房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入庫房。安裝監(jiān)控設(shè)備，對庫房進行24小時監(jiān)控。4.做好檔案的防蟲、防霉工作，定期投放防蟲藥，保持庫房環(huán)境干燥。5.按照國家有關(guān)規(guī)定，對檔案進行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)字化副本，提高檔案的利用效率和安全性。六、檔案利用與借閱（一）利用范圍1.幼兒園內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案，用于房屋建筑的維修、改造、管理等工作。2.上級主管部門或相關(guān)部門因檢查、審計等工作需要查閱檔案。3.因法律糾紛、歷史研究等特殊情況需要查閱檔案。（二）借閱流程1.借閱人填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、用途、借閱期限等內(nèi)容。2.借閱申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交給檔案管理部門。3.檔案管理部門對借閱申請進行審核，符合借閱條件的，辦理借閱手續(xù)。4.借閱人憑檔案借閱證到檔案庫房借閱檔案，檔案管理人員按照借閱申請表的內(nèi)容提供檔案，并做好借閱登記。5.借閱人應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。6.檔案歸還時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)問題，及時與借閱人溝通解決。（三）查閱規(guī)定1.查閱檔案應在檔案管理部門指定的查閱場所進行，不得擅自將檔案帶出查閱場所。2.查閱檔案時，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換等。3.如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱結(jié)束后，查閱人應將檔案整理好，歸還原位。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應遵循全面審查、歷史地分析、準確判定價值的原則，確保鑒定結(jié)果的科學性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門負責人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性：檢查檔案是否齊全，有無缺頁、漏項等情況。2.檔案的準確性：核對檔案內(nèi)容是否真實、準確，數(shù)據(jù)是否可靠。3.檔案的時效性：判斷檔案所反映的內(nèi)容是否仍具有現(xiàn)實利用價值。4.檔案的保管期限：根據(jù)檔案保管期限表，確定檔案的保管期限是否合理。（四）銷毀流程1.鑒定小組對到期檔案進行鑒定，提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清