PAGE檔案管理辦法及制度規(guī)章一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本辦法及制度規(guī)章。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和可靠性。3.完整系統(tǒng)原則：檔案應(yīng)保持其形成過程的完整性和系統(tǒng)性，全面反映公司/組織的歷史發(fā)展和工作全貌。4.安全保密原則：檔案管理應(yīng)確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司/組織的檔案工作。檔案管理部門可根據(jù)實(shí)際情況配備專職或兼職檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定檔案管理制度：根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織實(shí)際情況，制定和完善檔案管理辦法及制度規(guī)章。2.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)收集、整理公司/組織各部門形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整。3.檔案保管與保護(hù)：建立檔案保管制度，妥善保管檔案，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全。4.檔案鑒定與銷毀：定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5.檔案統(tǒng)計(jì)與分析：對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并定期進(jìn)行分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。6.檔案查閱與利用：建立檔案查閱利用制度，為公司/組織內(nèi)部和外部人員提供檔案查閱服務(wù)，確保檔案的合理利用。7.檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)檔案信息化管理，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。8.指導(dǎo)與監(jiān)督：對(duì)公司/組織各部門的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保各部門檔案管理工作符合規(guī)定要求。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類公司/組織檔案按照其來源、內(nèi)容和形式等因素進(jìn)行分類，一般可分為以下幾類：1.行政管理類檔案：包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、制度、規(guī)定，會(huì)議記錄、紀(jì)要，工作計(jì)劃、總結(jié)，人事檔案，財(cái)務(wù)檔案，審計(jì)檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場(chǎng)營(yíng)銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、物資采購(gòu)檔案、客戶服務(wù)檔案等。3.項(xiàng)目管理類檔案：針對(duì)公司/組織的各類項(xiàng)目，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。4.合同協(xié)議類檔案：公司/組織簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。5.資質(zhì)證書類檔案：公司/組織獲得的各類資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等。6.其他類檔案：不屬于上述分類的其他檔案，如聲像檔案、實(shí)物檔案等。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查找，對(duì)每類檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。編號(hào)方法如下：1.行政管理類檔案：采用“XZ年份流水號(hào)”的格式，其中“XZ”表示行政管理類檔案，“年份”為檔案形成年份的后兩位數(shù)字，“流水號(hào)”為該類檔案的順序號(hào)。例如：XZ23001，表示2023年形成的第1份行政管理類檔案。2.業(yè)務(wù)管理類檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)類別分別編號(hào)，格式為“YW業(yè)務(wù)類別代碼年份流水號(hào)”。例如：市場(chǎng)營(yíng)銷檔案編號(hào)為“YWSC23001”，其中“YW”表示業(yè)務(wù)管理類檔案，“SC”表示市場(chǎng)營(yíng)銷業(yè)務(wù)類別代碼，“年份”為檔案形成年份的后兩位數(shù)字，“流水號(hào)”為該類檔案的順序號(hào)。3.項(xiàng)目管理類檔案：采用“XM項(xiàng)目編號(hào)年份流水號(hào)”的格式，其中“XM”表示項(xiàng)目管理類檔案，“項(xiàng)目編號(hào)”為公司/組織對(duì)項(xiàng)目的統(tǒng)一編號(hào)，“年份”為檔案形成年份的后兩位數(shù)字，“流水號(hào)”為該項(xiàng)目檔案的順序號(hào)。例如：XM20230123001，表示編號(hào)為202301的項(xiàng)目在2023年形成的第1份檔案。4.合同協(xié)議類檔案：編號(hào)格式為“HT年份流水號(hào)”，其中“HT”表示合同協(xié)議類檔案，“年份”為合同簽訂年份的后兩位數(shù)字，“流水號(hào)”為該合同協(xié)議的順序號(hào)。例如：HT23001，表示2023年簽訂的第1份合同協(xié)議。5.資質(zhì)證書類檔案：采用“ZZ證書類別代碼年份流水號(hào)”的格式，其中“ZZ”表示資質(zhì)證書類檔案，“證書類別代碼”為資質(zhì)證書的類別代碼，“年份”為證書頒發(fā)年份的后兩位數(shù)字，“流水號(hào)”為該資質(zhì)證書的順序號(hào)。例如：ZZZC23001，表示2023年頒發(fā)的第1份資質(zhì)證書。6.其他類檔案：根據(jù)檔案的具體類型，制定相應(yīng)的編號(hào)規(guī)則。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍：各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類檔案，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料、實(shí)物等。2.收集時(shí)間：檔案形成部門應(yīng)在每個(gè)工作年度結(jié)束后的[X]個(gè)月內(nèi)，將本部門的檔案整理后移交檔案管理部門。對(duì)于重要緊急的檔案，應(yīng)及時(shí)移交。3.收集要求：檔案應(yīng)保持原始記錄，不得擅自涂改、偽造、損毀。收集的檔案應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽署完備。（二）檔案整理1.整理原則：檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.整理方法：分類：按照本辦法規(guī)定的檔案分類方法，對(duì)收集的檔案進(jìn)行分類。編號(hào)：為每份檔案編制唯一的編號(hào)，確保編號(hào)的準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持檔案的整齊美觀。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名（標(biāo)題）、日期、責(zé)任者（形成部門或個(gè)人）、保管期限等信息，便于查找和利用。裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、起止日期等信息。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管設(shè)備1.檔案架：用于存放檔案盒，檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，排列整齊。2.防火設(shè)備：配備火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、滅火器材等防火設(shè)備，確保檔案庫房的消防安全。3.防潮設(shè)備：安裝除濕機(jī)、空調(diào)等防潮設(shè)備，保持庫房?jī)?nèi)的濕度適宜。4.防蟲設(shè)備：放置防蟲藥品、防蟲網(wǎng)等防蟲設(shè)備，防止檔案被蟲蛀。5.防盜設(shè)備：安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等防盜設(shè)備，確保檔案庫房的安全。6.防光設(shè)備：采用遮光窗簾、防光燈具等防光設(shè)備，避免檔案因光線照射而褪色、老化。7.防塵設(shè)備：安裝空氣過濾器、吸塵器等防塵設(shè)備，保持庫房?jī)?nèi)的清潔。8.防有害氣體設(shè)備：安裝通風(fēng)設(shè)備和有害氣體檢測(cè)設(shè)備，防止有害氣體對(duì)檔案造成損害。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。如公司章程、制度、重要會(huì)議記錄、重大決策文件、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。2.長(zhǎng)期保管：對(duì)公司/組織在一定時(shí)期內(nèi)有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為[X]年。如業(yè)務(wù)管理類檔案中的重要業(yè)務(wù)文件、項(xiàng)目管理類檔案中的重要項(xiàng)目資料等。3.短期保管：對(duì)公司/組織在較短時(shí)間內(nèi)有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為[X]年。如一般性的業(yè)務(wù)文件、臨時(shí)性的工作記錄等。（四）檔案保管要求1.定期檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。2.安全防護(hù)：加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，嚴(yán)格執(zhí)行門禁制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。做好防火、防潮、防蟲、防盜等安全防護(hù)工作，確保檔案的安全。3.電子檔案保管：對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全和完整。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案的訪問權(quán)限管理制度，防止電子檔案被非法訪問和篡改。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.鑒定組織：檔案管理部門應(yīng)成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)：檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本辦法的要求，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。3.鑒定程序：初步審查：檔案管理人員對(duì)到期檔案進(jìn)行初步審查，提出擬銷毀檔案的清單。小組鑒定：檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審查，確定檔案的存毀。審批：經(jīng)檔案鑒定小組鑒定后，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）檔案銷毀1.銷毀程序：經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。2.銷毀記錄：對(duì)檔案銷毀情況進(jìn)行記錄，包括銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存。七、檔案統(tǒng)計(jì)與分析（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容：檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用效果等。2.統(tǒng)計(jì)方法：采用手工統(tǒng)計(jì)和計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)相結(jié)合的方式，定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總和分析。3.統(tǒng)計(jì)報(bào)表：根據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果，編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，定期向上級(jí)主管部門和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送。（二）檔案分析1.分析目的：通過對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的分析，了解檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題，為檔案管理決策提供依據(jù)。2.分析內(nèi)容：包括檔案利用情況分析、檔案保管狀況分析、檔案質(zhì)量分析等。3.分析方法：采用數(shù)據(jù)分析、對(duì)比分析、趨勢(shì)分析等方法，對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析。4.分析報(bào)告：根據(jù)檔案分析結(jié)果，撰寫檔案分析報(bào)告，提出改進(jìn)檔案管理工作的建議和措施。八、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后交檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)審批意見提供檔案查閱服務(wù)。2.外部查閱：外單位人員查閱公司/組織檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后交檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)審批意見提供檔案查閱服務(wù)，并對(duì)查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。（二）查閱程序1.預(yù)約登記：查閱人員應(yīng)提前向檔案管理部門預(yù)約查閱時(shí)間，并填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》。2.查閱審批：檔案管理部門對(duì)《檔案查閱申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱服務(wù)：檔案管理部門根據(jù)審批意見，安排專人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)，提供必要的查閱場(chǎng)所和設(shè)備。查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和范圍內(nèi)查閱檔案，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案。4.查閱登記：查閱人員查閱檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行查閱登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人員姓名、查閱檔案名稱、查閱目的等信息。5.歸還檔案：查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整和安全。(三)利用方式1.借閱：對(duì)于需要借出檔案的情況，應(yīng)嚴(yán)格按照借閱程序辦理，明確借閱期限，并要求借閱人員妥善保管檔案,不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自帶出公司/組織。2.復(fù)制：根據(jù)查閱人員的需求，檔案管理部門可提供檔案復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件內(nèi)容一致，并加蓋檔案管理部門印章。九、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司/組織的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.安全保障體系建設(shè)：建立檔案信息安全保障體系，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問控制、防火墻等安全措施，確保檔案信息的安全。（三）實(shí)施步驟1.規(guī)劃階段：制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。2.實(shí)施階段：按照規(guī)劃要求，組織實(shí)施檔案數(shù)字化、檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)等工作。3.驗(yàn)收階段：檔案信息化建設(shè)完成后，組織相關(guān)部門進(jìn)行驗(yàn)收，確保系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定、功能完善、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。（四）運(yùn)行與維護(hù)1.系統(tǒng)運(yùn)行：檔案信息管理系統(tǒng)投