PAGE統(tǒng)計電子檔案管理制度表一、總則（一）目的為了加強公司統(tǒng)計電子檔案的管理，確保統(tǒng)計電子檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及統(tǒng)計電子檔案管理的部門和人員。（三）定義1.統(tǒng)計電子檔案：指公司在統(tǒng)計工作中形成的，以數(shù)字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募牧稀?.歸檔：將辦理完畢且具有保存價值的統(tǒng)計電子文件經(jīng)系統(tǒng)整理后交檔案室保存的過程。3.保管期限：根據(jù)統(tǒng)計電子檔案的重要程度和歷史查考價值確定的保存時間。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：統(tǒng)計電子檔案由公司檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.全程管理原則：對統(tǒng)計電子檔案的形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等過程進行全程管理，確保檔案質(zhì)量。3.規(guī)范標準原則：遵循國家和行業(yè)有關(guān)統(tǒng)計電子檔案管理的規(guī)范和標準，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。4.安全保密原則：采取有效措施確保統(tǒng)計電子檔案的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。二、統(tǒng)計電子檔案的形成與積累（一）職責(zé)分工1.各部門負責(zé)本部門統(tǒng)計電子文件的形成、收集和整理工作，并按照規(guī)定定期向檔案室移交。2.檔案室負責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的統(tǒng)計電子檔案管理工作，對接收的檔案進行審核、整理和歸檔。（二）文件形成要求1.統(tǒng)計電子文件應(yīng)采用通用格式進行存儲，確保文件的可讀性和可利用性。2.文件內(nèi)容應(yīng)真實、準確、完整，符合統(tǒng)計工作的要求和相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。3.文件應(yīng)具備明確的標識，包括文件名稱、編號、日期、來源等，以便于識別和管理。（三）積累與整理1.各部門應(yīng)定期對本部門形成的統(tǒng)計電子文件進行清理，刪除無用文件，確保文件的有效性和時效性。2.按照文件的類別、時間、來源等進行分類整理，建立清晰的文件目錄和索引，便于查找和利用。3.對重要的統(tǒng)計電子文件應(yīng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管，并定期進行檢查和更新。三、統(tǒng)計電子檔案的歸檔（一）歸檔時間1.一般統(tǒng)計電子文件應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.重要的統(tǒng)計電子文件應(yīng)及時歸檔，確保檔案的完整性和時效性。（二）歸檔流程1.各部門將整理好的統(tǒng)計電子文件按照規(guī)定的格式和要求進行壓縮打包，并填寫檔案移交清單。2.將檔案移交清單和壓縮包一并提交給檔案室，檔案室對檔案進行審核，檢查文件的完整性、準確性和規(guī)范性。3.審核通過后，檔案室將檔案進行整理、編號、存儲，并更新檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息。（三）歸檔要求1.歸檔的統(tǒng)計電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，如有不一致情況，應(yīng)在檔案中注明原因。2.歸檔文件應(yīng)按照保管期限進行分類存儲，便于管理和查找。3.歸檔文件應(yīng)建立詳細的目錄和索引，并與檔案管理系統(tǒng)中的信息保持一致。四、統(tǒng)計電子檔案的保管（一）保管環(huán)境要求1.檔案室應(yīng)具備良好的溫濕度條件，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案室應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等設(shè)施，確保檔案的安全。3.存儲統(tǒng)計電子檔案的載體應(yīng)定期進行檢查和維護，防止載體損壞導(dǎo)致檔案丟失。（二）保管期限劃分1.統(tǒng)計電子檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括公司重要的統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析報告、統(tǒng)計數(shù)據(jù)匯總等，具有重要的歷史查考價值。3.長期保管的檔案保管期限為10年至50年，主要包括一般性的統(tǒng)計報表、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等，具有一定的歷史查考價值。4.短期保管的檔案保管期限為1年至10年，主要包括臨時性的統(tǒng)計文件、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等，具有短期的參考價值。（三）檔案存儲與管理1.統(tǒng)計電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進行分類存儲，建立清晰的目錄結(jié)構(gòu)。2.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的檢索、查詢、借閱等功能，方便檔案的利用和管理。3.定期對統(tǒng)計電子檔案進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保檔案的安全性。4.對保管期限屆滿的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行鑒定和銷毀，銷毀過程應(yīng)進行記錄，并由專人負責(zé)監(jiān)督。五、統(tǒng)計電子檔案的利用（一）利用權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱統(tǒng)計電子檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準后，到檔案室查閱。2.涉及公司機密的統(tǒng)計電子檔案，查閱人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。3.外部單位因工作需要查閱統(tǒng)計電子檔案的，應(yīng)提前向公司提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，按照規(guī)定的程序進行查閱。（二）利用方式1.檔案室應(yīng)提供檔案查閱場所和設(shè)備，方便查閱人員進行查閱。2.查閱人員可通過檔案管理系統(tǒng)進行在線查閱，也可申請復(fù)制檔案。3.復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案室負責(zé)人批準，并按照規(guī)定的格式和數(shù)量進行復(fù)制。（三）利用記錄1.檔案室應(yīng)對統(tǒng)計電子檔案的利用情況進行記錄，并建立利用臺賬，記錄查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。2.利用記錄應(yīng)保存一定期限，以便于查詢和統(tǒng)計。六、統(tǒng)計電子檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期對統(tǒng)計電子檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿，是否仍具有保存價值。2.鑒定工作應(yīng)由公司檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門和人員組成鑒定小組進行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合考慮檔案的歷史查考價值和現(xiàn)實利用需求進行鑒定。（二）銷毀1.對經(jīng)鑒定確定已無保存價值的統(tǒng)計電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀。2.銷毀檔案應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，由專人負責(zé)實施。3.銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、銷毀人員等信息。4.銷毀存儲統(tǒng)計電子檔案的載體時，應(yīng)采用物理或化學(xué)方法進行徹底銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。七、統(tǒng)計電子檔案的安全與保密（一）安全管理1.建立健全統(tǒng)計電子檔案安全管理制度，加強對檔案存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等的安全管理。2.定期對檔案管理系統(tǒng)進行安全檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。3.加強對檔案管理人員的安全教育和培訓(xùn)，提高安全意識和防范能力。（二）保密管理1.嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對統(tǒng)計電子檔案中的機密信息進行保密。2.對涉及公司機密的統(tǒng)計