PAGE車務(wù)段檔案管理制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)車務(wù)段檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在車務(wù)段生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策、技術(shù)創(chuàng)新等方面的作用，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度匯編適用于車務(wù)段各科室、車間、班組及所屬單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：車務(wù)段檔案實行集中統(tǒng)一管理，由段檔案室歸口負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映車務(wù)段各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則：全面收集和保存車務(wù)段在各個歷史時期形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，便于檔案的查閱、借閱和利用，滿足車務(wù)段各項工作對檔案信息的需求。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定車務(wù)段檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用車務(wù)段各類檔案，建立健全檔案管理臺賬。3.指導(dǎo)各科室、車間、班組的檔案收集、整理和歸檔工作，對兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.參與車務(wù)段重大活動和項目的檔案管理工作，確保檔案資料的完整和準(zhǔn)確。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評估，不斷完善檔案管理制度和工作流程。（二）兼職檔案員1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的及時歸檔。2.協(xié)助檔案室做好檔案的移交、借閱和利用等工作，提供必要的檔案信息服務(wù)。3.按照檔案管理要求，對本部門檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理業(yè)務(wù)水平，及時反饋檔案管理工作中存在的問題和建議。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.行政管理類：包括車務(wù)段的各類文件、通知、報告、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.生產(chǎn)技術(shù)類：涵蓋行車組織、貨運(yùn)組織、客運(yùn)組織、安全管理、設(shè)備維護(hù)、技術(shù)創(chuàng)新等方面的文件、圖紙、圖表、技術(shù)資料、操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等。3.黨群工作類：包含黨組織建設(shè)、思想政治工作、工會工作、共青團(tuán)工作等方面的文件、活動記錄、宣傳資料等。4.經(jīng)營管理類：涉及市場營銷、物資采購、成本核算、合同管理、審計監(jiān)督等方面的文件、報表、合同文本等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其真實性、完整性和可讀性，按照規(guī)定的格式和存儲要求進(jìn)行保存。4.對重要會議、重大活動、重點(diǎn)項目等形成的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行跟蹤收集，確保檔案資料的全面性。（三）歸檔程序1.各部門兼職檔案員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對收集到的檔案進(jìn)行初步整理和分類，編制檔案目錄清單。2.在每年[具體時間]前，將整理好的檔案移交至檔案室。移交時，雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，填寫檔案移交清單，明確檔案名稱、數(shù)量、移交時間等信息。3.檔案室對接收的檔案進(jìn)行進(jìn)一步審核和整理，按照檔案管理規(guī)范進(jìn)行分類、編號、裝訂等操作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。四、檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.行政管理類檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。2.生產(chǎn)技術(shù)類檔案按照專業(yè)年度保管期限進(jìn)行分類。3.黨群工作類檔案按照年度類別保管期限進(jìn)行分類。4.經(jīng)營管理類檔案按照業(yè)務(wù)類型年度保管期限進(jìn)行分類。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“全宗號目錄號案卷號件號”的結(jié)構(gòu)。2.全宗號：由上級檔案管理部門統(tǒng)一給定，代表車務(wù)段檔案全宗。3.目錄號：根據(jù)檔案分類情況編制，用于區(qū)分不同類別的檔案目錄。4.案卷號：按照檔案整理順序依次編號，一個案卷編一個號。5.件號：對于以件為單位整理的檔案，在案卷內(nèi)按照順序編號。（三）裝訂要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用線裝或膠裝方式進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固，便于翻閱和保管。2.裝訂時應(yīng)去除金屬物，對破損的檔案進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制，保持檔案的完整性。3.對于幅面過大的圖紙、圖表等，應(yīng)折疊成A4紙大小，并在裝訂邊留出20mm的空白，以便于編目和裝盒。（四）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，并打印成冊。2.檔案目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息，便于查找和利用。3.電子檔案應(yīng)建立相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子檔案的快速檢索和查詢。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品、防盜報警裝置等設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）檔案裝具1.采用符合檔案保管要求的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具存放檔案。2.檔案盒應(yīng)按照檔案分類和編號順序排列，在盒脊上標(biāo)注檔案類別、年度、起止卷號等信息。（三）保管期限1.車務(wù)段檔案保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管的檔案主要包括涉及車務(wù)段歷史沿革、重大決策、重要人事任免、產(chǎn)權(quán)界定、資產(chǎn)處置等方面的文件材料。3.定期保管的檔案期限分為30年、10年兩種。具體保管期限根據(jù)檔案的重要程度和利用價值確定。（四）庫房管理1.建立檔案庫房管理制度，明確庫房管理人員職責(zé)，嚴(yán)格執(zhí)行庫房出入登記制度。2.定期對檔案庫房進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序、保管狀況良好。3.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房環(huán)境整潔。4.按照規(guī)定的溫濕度要求，對檔案庫房進(jìn)行溫濕度調(diào)節(jié)，一般溫度控制在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.堅持全面審查、準(zhǔn)確判定檔案價值的原則，確保鑒定結(jié)果客觀公正。2.遵循保持歷史聯(lián)系、維護(hù)檔案完整與安全的原則，避免隨意銷毀檔案。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進(jìn)行審查，分析其內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，確定檔案的價值。2.綜合分析法：結(jié)合車務(wù)段的工作實際和發(fā)展需求，綜合考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值，進(jìn)行全面評估。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案名稱、編號、日期、保管期限、銷毀原因等信息，并經(jīng)檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀清冊報車務(wù)段主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案室組織實施銷毀。銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將銷毀情況報告車務(wù)段主管領(lǐng)導(dǎo)。七、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計：包括各類檔案的年度歸檔數(shù)量、累計庫存數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計：統(tǒng)計檔案的查閱、借閱次數(shù)，利用檔案解決問題的數(shù)量等。3.檔案保管狀況統(tǒng)計：對檔案的完好率、破損率、丟失率等進(jìn)行統(tǒng)計。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案數(shù)量、利用情況、保管狀況等進(jìn)行記錄和統(tǒng)計。2.利用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)采集和分析，提高統(tǒng)計工作的準(zhǔn)確性和效率。（三）統(tǒng)計報表1.每月[具體時間]前，檔案室應(yīng)編制檔案統(tǒng)計月報表，報送車務(wù)段主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。2.每年[具體時間]前，檔案室應(yīng)編制檔案統(tǒng)計年報，全面反映車務(wù)段年度檔案管理工作情況，并報送上級檔案管理部門。八、檔案的利用（一）利用范圍1.為車務(wù)段內(nèi)部行政管理、生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)創(chuàng)新等工作提供檔案信息支持。2.滿足上級主管部門、政府有關(guān)部門及其他相關(guān)單位對車務(wù)段檔案資料的查閱需求。3.依法為社會公眾提供檔案信息服務(wù)，保障公民、法人和其他組織的合法權(quán)益。(二)利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案室查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。查閱時，應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等信息。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人審批。借閱期限一般不超過[具體天數(shù)]，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案復(fù)印件，但應(yīng)注明出處，并加蓋檔案室印章。（三）利用審批1.內(nèi)部查閱檔案，由利用者所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.借閱檔案，需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人兩級審批。3.對外提供檔案查閱、借閱或復(fù)制服務(wù)，應(yīng)報車務(wù)段主管領(lǐng)導(dǎo)審批，并按照國家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（四）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.檔案利用登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時間、檔案名稱、利用目的、審批意見等信息。九、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門在工作中形成的電子文件，應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性，并及時移交檔案室。2.檔案室對接收的電子文件進(jìn)行分類、編號、存儲等操作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。電子檔案的分類應(yīng)與紙質(zhì)檔案保持一致，便于對應(yīng)查找和利用。（二）電子檔案的存儲與備份1.電子檔案應(yīng)存儲在專用服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。2.存儲電子檔案的設(shè)備應(yīng)具備良好的性能和穩(wěn)定性，定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）電