PAGE文書檔案電子化管理制度一、總則（一）目的為了適應公司信息化發(fā)展的需要，規(guī)范文書檔案電子化管理工作，提高檔案管理效率和質量，確保檔案的完整性、準確性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在工作活動中形成的具有保存價值的各種文書檔案的電子化管理。（三）基本原則1.真實性原則：確保電子化檔案與原始紙質檔案內容一致，真實反映公司各項工作活動。2.完整性原則：全面收集、整理公司各類文書檔案，保證檔案信息的完整無缺。3.安全性原則：采取有效措施，保障電子化檔案的存儲、傳輸和使用安全，防止信息泄露、篡改或丟失。4.便利性原則：優(yōu)化電子化檔案管理流程，提高檔案查詢、利用的效率和便利性，滿足公司日常工作和決策需要。二、管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善文書檔案電子化管理制度、流程和標準。2.組織開展文書檔案的收集、整理、鑒定、歸檔和電子化錄入工作。3.負責電子化檔案存儲系統(tǒng)的建設、維護和管理，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。4.對各部門文書檔案電子化管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查。5.提供檔案查詢、借閱等服務，保障公司各部門對檔案的合理利用。（二）各部門職責1.負責本部門文書檔案的收集、整理和初步審核，確保檔案資料的齊全、完整和準確。2.按照檔案管理部門的要求，及時將本部門的文書檔案移交至檔案管理部門進行電子化錄入和歸檔。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等利用工作，嚴格遵守檔案利用相關規(guī)定。（三）信息技術部門職責1.為文書檔案電子化管理提供技術支持，保障檔案管理系統(tǒng)的正常運行。2.協(xié)助檔案管理部門進行系統(tǒng)安全防護，制定數(shù)據(jù)備份和恢復方案，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。3.根據(jù)檔案管理部門的需求，對電子化檔案管理系統(tǒng)進行功能優(yōu)化和升級。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司各類正式文件，包括上級來文、公司發(fā)文、內部請示與批復、會議紀要等。2.公司各部門在業(yè)務活動中形成的工作計劃、總結、報告、統(tǒng)計報表等。3.合同協(xié)議、招投標文件、項目文檔等重要業(yè)務資料。4.公司組織建設、人事管理、財務管理等方面的文件材料。5.其他具有保存價值的文書檔案。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案資料及時、準確收集。2.收集的檔案應保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀或丟失。3.對于重要文件的電子版本，應同時收集其原始電子文檔，確保電子檔案的真實性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同保管期限、密級和類別，進行分類整理。3.按照便于保管和利用的原則，對文件進行編號、編目等處理。（四）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的來源、時間、內容和形式等因素，將文書檔案分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術類、產(chǎn)品研發(fā)類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類等類別。2.編號：為每份檔案編制唯一的檔號，檔號應體現(xiàn)檔案的分類、年度、保管期限等信息，便于檔案的標識和檢索。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內容，確保檔案信息的清晰準確。四、檔案電子化錄入（一）錄入標準1.錄入人員應嚴格按照檔案整理要求，準確錄入檔案的各項信息，確保錄入內容與原始檔案一致。2.對于文件題名、文號、日期、責任者等關鍵信息，應逐字錄入，不得簡化或省略。3.電子文檔的格式應統(tǒng)一規(guī)范，一般采用PDF、DOCX等通用格式，確保文檔在不同設備和軟件上能夠正常打開和查閱。（二）錄入流程1.準備工作：檔案管理部門接收各部門移交的紙質檔案后，對檔案進行再次審核和整理，確保檔案符合錄入要求。同時，安排專人負責錄入工作，并配備必要的錄入設備和軟件。2.錄入操作：錄入人員按照檔案目錄順序，逐份將檔案內容錄入電子化管理系統(tǒng)。在錄入過程中，應認真核對每一項信息，確保錄入準確無誤。對于內容較多的文檔，可以采用掃描識別與人工校對相結合的方式進行錄入，提高錄入效率。3.質量檢查：錄入完成后，由檔案管理部門安排專人對錄入內容進行質量檢查。檢查人員應逐頁核對錄入信息與原始檔案的一致性，發(fā)現(xiàn)問題及時通知錄入人員進行修改。質量檢查合格后的檔案方可進行下一步的歸檔操作。（三）數(shù)據(jù)備份1.電子化檔案數(shù)據(jù)應定期進行備份，備份頻率至少為每周一次。備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的物理介質上，如磁帶、光盤或外部硬盤等，并分別存儲在不同的地點。2.備份數(shù)據(jù)應進行完整性和可用性檢查，確保在需要時能夠及時恢復數(shù)據(jù)。同時，應建立備份數(shù)據(jù)的管理制度，明確備份數(shù)據(jù)的存儲、保管和使用要求。五、檔案存儲與管理（一）存儲系統(tǒng)建設1.公司應建立專門的電子化檔案存儲系統(tǒng)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全存儲和有效管理。存儲系統(tǒng)應具備數(shù)據(jù)存儲容量大、讀寫速度快、穩(wěn)定性高、安全性強等特點。2.存儲系統(tǒng)應采用先進的存儲技術和架構，如磁盤陣列、磁帶庫等，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的冗余存儲和快速訪問。同時，應配備完善的存儲管理軟件，對存儲設備進行統(tǒng)一管理和監(jiān)控。（二）存儲管理要求1.檔案管理部門應定期對存儲系統(tǒng)進行檢查和維護，確保存儲設備的正常運行。檢查內容包括硬件狀態(tài)、存儲空間使用情況、數(shù)據(jù)備份情況等。2.對存儲系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)應進行分類存儲，按照檔案的類別、年度、保管期限等進行合理劃分，便于檔案的查找和管理。3.嚴格控制存儲系統(tǒng)的訪問權限，只有經(jīng)過授權的人員才能訪問和操作檔案數(shù)據(jù)。同時，應建立用戶訪問日志，記錄用戶的操作行為和時間，以便進行審計和追溯。（三）數(shù)據(jù)安全防護1.采取防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等安全防護措施，防止外部網(wǎng)絡攻擊和惡意軟件入侵，保障存儲系統(tǒng)的安全。2.對檔案數(shù)據(jù)進行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的保密性。加密算法應符合國家相關標準和行業(yè)要求，密鑰應妥善保管，定期更換。3.建立數(shù)據(jù)災難恢復預案，定期進行數(shù)據(jù)恢復演練，確保在存儲系統(tǒng)出現(xiàn)故障或數(shù)據(jù)丟失時能夠迅速恢復數(shù)據(jù)，保障公司業(yè)務的正常運轉。六、檔案利用與借閱（一）利用原則1.遵循保密原則，嚴格控制檔案的查閱范圍，確保檔案信息不被泄露。2.按照規(guī)定的程序和權限進行檔案利用，保障檔案利用工作的規(guī)范有序。3.以服務公司工作為宗旨，提高檔案利用效率，滿足公司各部門對檔案信息的合理需求。（二）利用流程1.申請：公司內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、檔號等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字批準。2.審批：檔案管理部門收到申請表后，對申請內容進行審核。對于涉及重要機密或敏感信息的檔案查閱申請，應報公司分管領導審批。3.查閱：經(jīng)審批同意后，檔案管理部門安排專人陪同查閱人員到指定地點查閱檔案。查閱人員應在規(guī)定的時間和范圍內進行查閱，不得擅自摘抄、復制、拍照或傳播檔案內容。4.歸還：查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完好無損。（三）借閱管理1.因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，并按照檔案利用流程進行審批。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人或擅自擴大借閱范圍。在借閱期間，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時向檔案管理部門報告，并承擔相應的賠償責任。3.檔案管理部門應定期對借閱檔案進行催還和清理，確保借閱檔案按時歸還。對于逾期未還的檔案，應及時采取措施進行追繳，并按照規(guī)定進行處理。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關檔案鑒定的標準和規(guī)定，結合公司實際情況，對檔案進行科學合理的鑒定。2.堅持全面審查、綜合判斷的原則，充分考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人擔任組長，成員包括各部門業(yè)務骨干和檔案管理人員。鑒定工作小組負責制定檔案鑒定方案，組織開展檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.定期鑒定：每年定期對檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限、內容重要性等因素，確定檔案的存毀意見。2.專項鑒定：對于涉及公司重大項目、重要事件或特定業(yè)務領域的檔案，應適時進行專項鑒定，確保檔案的完整性和準確性。3.價值評估：綜合考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和文化價值等因素，對檔案進行價值評估，為鑒定工作提供依據(jù)。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，可以按照規(guī)定進行銷毀。銷毀檔案前，應編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的名稱、檔號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》應經(jīng)檔案鑒定工作小組組長審