PAGE機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)事業(yè)單位各部門及全體工作人員形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，確保檔案管理的集中、規(guī)范。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的真實(shí)情況。3.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.安全性原則：采取有效措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和具體實(shí)施。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、保管期限劃分，定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。3.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行查閱、借閱制度，做好登記和記錄。4.運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和利用水平。5.開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，為單位各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。6.對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高全員檔案意識(shí)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本單位工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本單位形成的各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.本單位在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文件、技術(shù)資料、財(cái)務(wù)憑證等。4.本單位工作人員在工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案、培訓(xùn)記錄、考核材料等。5.反映本單位歷史沿革、重大事件、榮譽(yù)表彰等方面的資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將本部門形成的檔案移交檔案管理部門。2.收集的檔案應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，載體形式符合要求。3.對(duì)重要文件和資料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件保存處。（三）整理方法及要求1.按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理。分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和利用。2.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。3.每份文件應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)連續(xù)、唯一，便于識(shí)別和管理。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，確保目錄準(zhǔn)確反映檔案內(nèi)容。5.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（三）檔案保管期限劃分1.根據(jù)檔案的重要程度、歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、定期（30年、10年）。2.對(duì)保管期限已滿的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和處置，確無保存價(jià)值的檔案，經(jīng)批準(zhǔn)后予以銷毀。（四）檔案清查與核對(duì)1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和核對(duì)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況準(zhǔn)確無誤。2.清查核對(duì)中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取有效措施進(jìn)行處理，并做好記錄。五、檔案的利用（一）查閱與借閱規(guī)定1.本單位工作人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案，需經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限和用途，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、拆卷、涂改、污損、丟失檔案。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并注明復(fù)制用途。5.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（二）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱、借閱登記制度，對(duì)查閱、借閱檔案的人員、時(shí)間、內(nèi)容、用途等進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用規(guī)律和趨勢，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定小組由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定小組應(yīng)按照檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。（二）銷毀審批與實(shí)施1.《檔案銷毀清冊》經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審核，主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷毀。3.銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，提升檔案利用服務(wù)水平，為單位各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）數(shù)字化加工1.對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏等，提高圖像質(zhì)量。3.按照檔案分類和編號(hào)規(guī)則，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）信息化系統(tǒng)管理1.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露和非法訪問。2.定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。3.建立電子檔案備份制度，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。八、檔案工作的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等情況。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，將檔案工作納入單位績效考核體系。2.考核評(píng)價(jià)內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案管理工作質(zhì)