PAGE政協(xié)聯(lián)絡(luò)站檔案管理制度一、總則（一）目的為加強政協(xié)聯(lián)絡(luò)站檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，充分發(fā)揮檔案在政協(xié)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于政協(xié)聯(lián)絡(luò)站的所有檔案管理工作，包括但不限于各類文件、會議記錄、提案資料、調(diào)研報告、工作照片、音像資料等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：政協(xié)聯(lián)絡(luò)站的檔案由專門的檔案管理部門或人員集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映政協(xié)聯(lián)絡(luò)站的工作活動和歷史面貌，保證檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則：全面收集和整理政協(xié)聯(lián)絡(luò)站在各項工作中形成的檔案，確保檔案的完整性，不遺漏重要文件和資料。4.保密性原則：對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行管理，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善政協(xié)聯(lián)絡(luò)站檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理政協(xié)聯(lián)絡(luò)站的各類檔案，對檔案進行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案信息進行數(shù)字化處理，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案檢索和利用效率。4.定期對檔案進行安全檢查，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定、銷毀等處置工作。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。7.積極為政協(xié)聯(lián)絡(luò)站的各項工作提供檔案信息服務(wù)，根據(jù)工作需要及時提供檔案資料。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交檔案管理部門。2.明確一名檔案兼職管理員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作的日常協(xié)調(diào)和督促，確保檔案管理工作的順利開展。3.嚴(yán)格按照檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門檔案的形成、積累和保管，保證檔案的質(zhì)量。4.在工作中積極配合檔案管理部門的工作，及時提供檔案管理所需的相關(guān)信息和資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和規(guī)章制度，履行檔案管理崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等具體工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對檔案信息進行妥善保管，防止檔案信息泄露。4.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，熟練掌握檔案管理的新技術(shù)和新方法。5.定期對檔案管理工作進行總結(jié)和反思，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施，不斷提高檔案管理工作質(zhì)量。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級政協(xié)及相關(guān)部門下發(fā)的與政協(xié)聯(lián)絡(luò)站工作有關(guān)的文件、通知、指示等。2.政協(xié)聯(lián)絡(luò)站召開的各類會議的文件、記錄、紀(jì)要、決議等。3.政協(xié)委員提交的提案、建議、調(diào)研報告等。4.根據(jù)政協(xié)工作安排開展的調(diào)研活動、視察活動、協(xié)商活動等形成的文件、資料、照片、音像等。5.政協(xié)聯(lián)絡(luò)站與其他單位、組織的往來文件、函件、協(xié)議等。6.政協(xié)聯(lián)絡(luò)站工作人員的人事檔案、考核材料、培訓(xùn)記錄等。7.政協(xié)聯(lián)絡(luò)站的工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。8.反映政協(xié)聯(lián)絡(luò)站工作成果、榮譽的證書、獎牌、照片等。9.其他與政協(xié)聯(lián)絡(luò)站工作有關(guān)的具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案收集人員應(yīng)及時將收集到的檔案進行整理和初步分類，確保檔案的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.對于重要文件和資料，應(yīng)及時收集并報送檔案管理部門，不得擅自留存或銷毀。4.檔案收集人員應(yīng)定期對收集到的檔案進行核對，確保檔案的數(shù)量和內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，可分為綜合類、會議類、提案類、調(diào)研視察類、聯(lián)絡(luò)交往類、人事類等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便于檔案的查閱和利用。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固，便于長期保存。5.上架：將整理好的檔案按照編號順序上架存放，便于檔案的保管和查找。四、檔案的保管（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度計等設(shè)備，確保檔案庫房的正常運行。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進行存放，按照分類和編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.音像檔案應(yīng)采用光盤、磁帶等介質(zhì)進行存儲，并注明檔案的名稱、日期、內(nèi)容等信息，便于查閱和利用。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括政協(xié)聯(lián)絡(luò)站的重要文件、決議、歷史資料、榮譽證書等。3.長期保管的檔案包括政協(xié)聯(lián)絡(luò)站的一般性文件、會議記錄、提案資料等，保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案包括政協(xié)聯(lián)絡(luò)站的臨時性文件、一般性資料等，保管期限為1年至10年。5.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)檔案的重要性、歷史價值和現(xiàn)實利用價值等因素進行綜合考慮，并嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（四）檔案的清點與檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清點，核對檔案的數(shù)量、編號、內(nèi)容等信息，確保檔案的準(zhǔn)確無誤。2.每年應(yīng)對檔案進行一次全面檢查，檢查檔案的保管狀況、安全設(shè)施等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.在檔案的整理、借閱、歸還等過程中，應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量和內(nèi)容，防止檔案丟失或損壞。五、檔案的利用（一）利用范圍1.政協(xié)聯(lián)絡(luò)站工作人員因工作需要查閱檔案。2.政協(xié)委員查閱本人提交的提案、建議等相關(guān)檔案。3.其他單位或個人因工作需要查閱政協(xié)聯(lián)絡(luò)站的相關(guān)檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.政協(xié)聯(lián)絡(luò)站工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.政協(xié)委員查閱本人提交的提案、建議等相關(guān)檔案，應(yīng)直接到檔案管理部門提出申請，經(jīng)檔案管理部門核實身份后，予以查閱。3.其他單位或個人查閱政協(xié)聯(lián)絡(luò)站的相關(guān)檔案，應(yīng)提前向政協(xié)聯(lián)絡(luò)站提交查閱申請，說明查閱目的、內(nèi)容、范圍等信息，經(jīng)政協(xié)聯(lián)絡(luò)站負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時，應(yīng)在檔案管理部門工作人員的陪同下進行，并遵守檔案查閱的相關(guān)規(guī)定。（三）利用方式1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，及時提供檔案資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時間、查閱人員、檔案名稱、查閱內(nèi)容等信息。2.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)對查閱后的檔案進行認(rèn)真核對，確保檔案的完整和安全。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告并查明原因，采取相應(yīng)的措施進行處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。2.鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實利用價值、歷史價值等因素進行綜合考慮，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進行定期鑒定，提出檔案存毀意見。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析檔案的重要性、歷史價值和現(xiàn)實利用價值。2.參考檔案的保管期限，對超過保管期限的檔案進行重點審查。3.征求相關(guān)部門和人員的意見，了解檔案的利用情況和保存必要性。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行審核，形成檔案銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。2.將檔案銷毀清單報政協(xié)聯(lián)絡(luò)站負(fù)責(zé)人審批，并經(jīng)上級主管部門備案。3.檔案銷毀應(yīng)在檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員的監(jiān)督下進行，采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀工作結(jié)束后，應(yīng)在檔案銷毀清單上注明銷毀日期、銷毀方式等信息，并由監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為政協(xié)聯(lián)絡(luò)站的各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。3.加強檔案信息的安全管理，確保檔案信息的保密性、完整性和可用性。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對政協(xié)聯(lián)絡(luò)站的各類檔案進行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案檢索系統(tǒng)：開發(fā)檔案檢索軟件，建立科學(xué)合理的檔案檢索體系，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢。3.檔案利用系統(tǒng)：建立檔案利用平臺，為政協(xié)聯(lián)絡(luò)站工作人員和政協(xié)委員提供在線查閱、下載、打印等檔案利用服務(wù)。4.檔案安全管理系統(tǒng)：加強檔案信息化系統(tǒng)的安全管理，采取防火墻、加密技術(shù)、備份恢復(fù)等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案數(shù)字化工作應(yīng)按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范