PAGE醫(yī)院建立綜合檔案室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院綜合檔案室建設(shè)，有效管理醫(yī)院各類檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)醫(yī)院歷史真實(shí)面貌，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：醫(yī)院綜合檔案室對(duì)全院檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映醫(yī)院各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理醫(yī)院在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)涉及醫(yī)院機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定醫(yī)院檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)醫(yī)院各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，如案卷目錄、全宗指南、分類目錄等，方便檔案的查找和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案實(shí)體安全。5.按照規(guī)定的期限和程序，做好檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行嚴(yán)格鑒定，經(jīng)批準(zhǔn)后予以銷毀，并做好銷毀記錄。6.積極開展檔案利用工作，為醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案信息服務(wù)，根據(jù)利用者的需求，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供檔案資料。7.負(fù)責(zé)組織醫(yī)院檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。8.參與醫(yī)院重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的完整收集和有效管理。9.負(fù)責(zé)與上級(jí)檔案行政管理部門及相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系，及時(shí)報(bào)送檔案工作情況和統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（二）各科室兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理、初步分類工作，確保本科室檔案資料的齊全、完整。2.按照醫(yī)院檔案管理要求，定期將本科室整理好的檔案移交至綜合檔案室，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助綜合檔案室開展檔案利用工作，提供本科室相關(guān)檔案的利用線索和必要的說明。4.負(fù)責(zé)本科室檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。5.對(duì)本科室形成的電子文件進(jìn)行規(guī)范管理，按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)位置進(jìn)行保存，并定期備份，確保電子文件的安全和可讀取性。6.參加醫(yī)院組織的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.黨群工作類：包括醫(yī)院黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面形成的文件材料。2.行政管理類：醫(yī)院行政事務(wù)管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、后勤管理、設(shè)備管理、物資管理等方面的文件材料。3.醫(yī)療業(yè)務(wù)類：醫(yī)療質(zhì)量管理、醫(yī)療技術(shù)管理、臨床診療、護(hù)理工作、醫(yī)技科室工作、預(yù)防保健、科研教學(xué)等方面的文件材料。4.基建項(xiàng)目類：醫(yī)院新建、改建、擴(kuò)建項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收文件等。5.設(shè)備儀器類：醫(yī)院各類醫(yī)療設(shè)備、儀器的購置合同、安裝調(diào)試記錄、使用說明書、維修保養(yǎng)記錄等。6.會(huì)計(jì)檔案類：醫(yī)院財(cái)務(wù)收支、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。7.聲像檔案類：醫(yī)院在重大活動(dòng)、醫(yī)療實(shí)踐、科研成果等方面形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。8.電子檔案類：醫(yī)院在信息化建設(shè)過程中形成的數(shù)據(jù)文件、文檔資料、電子病歷等電子信息。（二）收集要求1.各科室應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保本科室在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料及時(shí)、完整地收集起來。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，載體完好，簽署完備。3.對(duì)具有保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行收集，確保電子文件的格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并與相應(yīng)的紙質(zhì)文件或其他載體文件建立關(guān)聯(lián)。4.對(duì)于外來文件，如上級(jí)部門下發(fā)的文件、合作單位提供的文件等，應(yīng)及時(shí)登記、簽收，并按照要求進(jìn)行整理歸檔。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)、時(shí)間順序等進(jìn)行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、醫(yī)療業(yè)務(wù)類、基建項(xiàng)目類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、聲像檔案類、電子檔案類等一級(jí)類目，在一級(jí)類目下再根據(jù)具體情況設(shè)置二級(jí)及以下類目。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案或一組檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。編號(hào)可采用年度類別順序號(hào)的方式，如“2023行政001”表示2023年形成的行政管理類第1份檔案。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目，以便清晰地反映檔案的基本信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）庫房建設(shè)與管理1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房?jī)?nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別和保管期限進(jìn)行合理排列。3.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。4.定期對(duì)庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案庫房的安全和正常使用。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序存放，不同類別的檔案應(yīng)分開存放，便于查找和管理。2.對(duì)于珍貴檔案、重要檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）安全防護(hù)1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的安全管理，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入庫房。2.安裝必要的安全防護(hù)設(shè)備，如防火報(bào)警器、防盜門窗、監(jiān)控系統(tǒng)等，確保檔案庫房的安全。3.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)，掌握安全防范技能，確保檔案管理工作的安全。五、檔案的利用（一）利用范圍1.醫(yī)院內(nèi)部各科室及員工因醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作需要，可查閱、借閱相關(guān)檔案。2.外單位因工作需要，經(jīng)醫(yī)院批準(zhǔn)，可查閱、借閱醫(yī)院相關(guān)檔案，但必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定和利用手續(xù)。3.涉及醫(yī)院重大事項(xiàng)、歷史研究、司法訴訟等特殊情況，需查閱、利用檔案的，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.醫(yī)院內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、用途、期限等，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室辦理查閱或借閱手續(xù)。2.外單位人員查閱、借閱檔案，需持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、用途、期限等，經(jīng)醫(yī)院相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室辦理查閱或借閱手續(xù)。查閱或借閱重要檔案的，還需經(jīng)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的申請(qǐng)，及時(shí)提供檔案資料，并做好查閱、借閱登記工作，記錄查閱或借閱的時(shí)間、人員、檔案名稱、歸還時(shí)間等信息。4.利用者應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和完整性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)查明原因，并按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（三）利用限制1.涉及醫(yī)院機(jī)密的檔案，未經(jīng)醫(yī)院批準(zhǔn)，不得查閱、借閱、復(fù)制，不得向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。機(jī)密檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格按照醫(yī)院保密制度執(zhí)行。2.在查閱、利用檔案過程中，利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等，如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序辦理復(fù)制手續(xù)。3.檔案原件一般不得外借，如有特殊情況確需外借的，應(yīng)經(jīng)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的保護(hù)措施，確保檔案安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限表，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。保管期限分為永久、長(zhǎng)期（16年50年）、短期（15年以下）。2.鑒定檔案價(jià)值時(shí)，應(yīng)考慮檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，重點(diǎn)評(píng)估檔案對(duì)醫(yī)院工作、歷史研究、文化傳承等方面的作用。3.對(duì)于已過保管期限，但仍具有重要憑證作用或查考價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室專家、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)組織銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中應(yīng)指定專人監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為醫(yī)院各科室及員工提供便捷的檔案信息服務(wù)，促進(jìn)醫(yī)院信息化建設(shè)的整體發(fā)展。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)醫(yī)院現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保圖像清晰、完整。2.對(duì)掃描后的電子文件進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、目錄錄入等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)和關(guān)聯(lián)。3.按照檔案分類編號(hào)規(guī)則，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理，建立科學(xué)合理的電子檔案分類體系。（三）系統(tǒng)功能1.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、修改、刪除、查詢、統(tǒng)計(jì)、打印等基本功能，方便檔案管理人員對(duì)檔案信息進(jìn)行操作和管理。2.系統(tǒng)應(yīng)提供靈活的檢索功能，支持按檔案編號(hào)、題名日期、責(zé)任者、關(guān)鍵詞等多種方式進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。3.具備權(quán)限管理功能，根據(jù)不同用戶的職責(zé)和需求，設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。4.能夠?qū)崿F(xiàn)檔案借閱、歸還、利用登記等業(yè)務(wù)流程的信息化管理，提高檔案利用工作的效率和規(guī)范性。5.支持?jǐn)?shù)據(jù)備份和恢復(fù)功能，定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性和穩(wěn)定性。（四）數(shù)據(jù)安全與維護(hù)1.加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的安全防