PAGE開(kāi)發(fā)商工程檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為公司工程建設(shè)、運(yùn)營(yíng)管理、維護(hù)維修以及項(xiàng)目決策提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的工程檔案管理，包括但不限于項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等各個(gè)階段形成的各類(lèi)文件、資料、圖紙等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門(mén)的工程檔案管理部門(mén)，對(duì)所有開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的工程檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則工程檔案應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)的實(shí)際情況，所有文件資料必須是在工程建設(shè)過(guò)程中直接形成的原始記錄，不得偽造、篡改。3.完整性原則涵蓋工程建設(shè)全過(guò)程的各類(lèi)文件資料，包括項(xiàng)目前期文件、施工過(guò)程文件、竣工驗(yàn)收文件等，確保檔案資料的全面性和完整性。4.及時(shí)性原則工程檔案應(yīng)隨工程進(jìn)度同步收集、整理，確保檔案資料的時(shí)效性，避免事后補(bǔ)錄造成信息缺失或不準(zhǔn)確。5.保密性原則對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密以及其他敏感信息的工程檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、工程檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.制定和完善工程檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)工程檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、存儲(chǔ)等日常管理工作。3.對(duì)工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行審核，確保檔案質(zhì)量。4.建立工程檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.定期對(duì)工程檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。6.負(fù)責(zé)工程檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，確保檔案實(shí)體安全。7.按照國(guó)家和地方有關(guān)規(guī)定，及時(shí)向相關(guān)部門(mén)移交工程檔案。（二）項(xiàng)目部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本項(xiàng)目工程檔案的收集、整理和初步審核工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.明確本項(xiàng)目工程檔案管理的責(zé)任人，督促責(zé)任人及時(shí)完成檔案整理工作，并對(duì)檔案質(zhì)量負(fù)責(zé)。3.在工程建設(shè)過(guò)程中，指導(dǎo)各參建單位做好工程文件資料的形成、積累和整理工作，確保檔案資料符合歸檔要求。4.配合檔案管理部門(mén)對(duì)工程檔案進(jìn)行審核、驗(yàn)收，及時(shí)整改存在的問(wèn)題。5.按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)提供工程建設(shè)過(guò)程中的相關(guān)資料和信息。（三）參建單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)各自承擔(dān)工程范圍內(nèi)的文件資料收集、整理和歸檔工作，確保檔案資料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.按照合同要求和公司檔案管理規(guī)定，定期向項(xiàng)目部門(mén)移交工程檔案資料。3.接受項(xiàng)目部門(mén)和檔案管理部門(mén)的指導(dǎo)和監(jiān)督，對(duì)檔案整理工作中存在的問(wèn)題及時(shí)整改。三、工程檔案分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)原則工程檔案按照工程建設(shè)階段和文件資料性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)，確保分類(lèi)科學(xué)合理，便于管理和查詢。（二）分類(lèi)方法1.項(xiàng)目前期文件項(xiàng)目立項(xiàng)文件，包括項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等。建設(shè)用地文件，包括土地出讓合同、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、土地使用證等?？辈煸O(shè)計(jì)文件，包括工程地質(zhì)勘察報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件等。招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)公告、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書(shū)等。合同文件，包括工程總承包合同、監(jiān)理合同、施工合同、材料設(shè)備采購(gòu)合同等。2.施工過(guò)程文件施工管理文件，包括施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程變更通知等。施工技術(shù)文件，包括施工圖紙會(huì)審記錄、技術(shù)核定單、施工日志、工程測(cè)量記錄等。施工質(zhì)量文件，包括原材料、構(gòu)配件、設(shè)備質(zhì)量證明文件、檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。施工安全文件，包括安全生產(chǎn)許可證、安全專項(xiàng)方案、安全檢查記錄、安全事故報(bào)告等。施工進(jìn)度文件，包括工程進(jìn)度計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)表、工程延期報(bào)告等。3.竣工驗(yàn)收文件工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，包括單位工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程竣工驗(yàn)收備案表等。工程質(zhì)量保修書(shū)，明確工程保修范圍、保修期限和保修責(zé)任等。工程竣工結(jié)算文件，包括工程竣工結(jié)算書(shū)、結(jié)算審核報(bào)告等。工程竣工圖，包括建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、暖通等專業(yè)竣工圖。4.其他文件工程聲像資料，包括工程建設(shè)過(guò)程中的照片、錄像等。工程電子文件，包括電子圖紙、電子文檔等。（三）編號(hào)規(guī)則工程檔案編號(hào)采用“項(xiàng)目名稱分類(lèi)代碼順序號(hào)”的形式，確保編號(hào)唯一且具有系統(tǒng)性。例如：[項(xiàng)目名稱][前期01]001，表示該項(xiàng)目前期立項(xiàng)文件中的第1份文件。分類(lèi)代碼如下：1.項(xiàng)目前期文件：前期2.施工過(guò)程文件：施工3.竣工驗(yàn)收文件：驗(yàn)收4.其他文件：其他順序號(hào)按照文件形成時(shí)間或歸檔順序依次編排。四、工程檔案收集與整理（一）收集要求1.項(xiàng)目部門(mén)應(yīng)在工程建設(shè)過(guò)程中，及時(shí)督促各參建單位按照檔案管理要求收集各自工作范圍內(nèi)產(chǎn)生的文件資料，并定期進(jìn)行檢查。2.參建單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，確保文件資料的及時(shí)、完整收集。對(duì)于重要文件資料，應(yīng)進(jìn)行備份保存。3.工程建設(shè)過(guò)程中形成的各類(lèi)文件資料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等，均應(yīng)納入工程檔案收集范圍。（二）整理要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集到的工程檔案進(jìn)行整理，確保文件資料分類(lèi)準(zhǔn)確、排列有序。2.每份文件資料應(yīng)保持完整，不得缺頁(yè)、破損。對(duì)于破損或褪色的文件，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.工程檔案應(yīng)采用A4紙規(guī)格進(jìn)行打印、復(fù)印或折疊，圖紙應(yīng)折疊成A4幅面，并按照要求進(jìn)行標(biāo)注和蓋章。4.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理存儲(chǔ)，確保電子文件的可讀性和可利用性。5.聲像資料應(yīng)進(jìn)行整理編目，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息，并與紙質(zhì)文件或電子文件建立關(guān)聯(lián)。五、工程檔案編目與裝訂（一）編目要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)整理后的工程檔案，編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、文件題名、日期、責(zé)任者、頁(yè)數(shù)等內(nèi)容，確保目錄清晰、準(zhǔn)確。2.對(duì)于成套的文件資料，應(yīng)編制總目錄和分目錄，便于查找和利用。3.檔案目錄應(yīng)采用電子表格形式進(jìn)行編制，并定期進(jìn)行更新維護(hù)。同時(shí)，應(yīng)打印紙質(zhì)目錄裝訂成冊(cè)，與檔案實(shí)體一同保存。（二）裝訂要求1.工程檔案應(yīng)按照分類(lèi)順序進(jìn)行裝訂，每卷厚度不宜超過(guò)20mm。2.裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁(yè)。訂口應(yīng)在左側(cè)，距左邊沿20mm，上下兩端各留20mm。3.對(duì)于幅面較大的圖紙，應(yīng)折疊成A4幅面后再進(jìn)行裝訂。裝訂時(shí)應(yīng)在圖紙左側(cè)裝訂邊加蓋騎縫章。4.裝訂后的檔案應(yīng)在每卷首頁(yè)編制卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄應(yīng)包括序號(hào)、文件題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等內(nèi)容。六、工程檔案存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.工程檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的存儲(chǔ)方式，確保檔案的長(zhǎng)期保存和有效利用。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門(mén)的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施。檔案架應(yīng)按照分類(lèi)順序進(jìn)行排列，便于查找和管理。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案存儲(chǔ)目錄，便于檢索和管理。（二）保管期限工程檔案的保管期限根據(jù)其重要性和使用價(jià)值分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保存的檔案包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、建設(shè)用地文件、工程竣工驗(yàn)收備案表、工程質(zhì)量保修書(shū)等重要文件資料。2.長(zhǎng)期保存的檔案包括工程勘察設(shè)計(jì)文件、招投標(biāo)文件、合同文件、施工過(guò)程中的重要技術(shù)文件、工程竣工圖等，保管期限為50年。3.短期保存的檔案包括工程建設(shè)過(guò)程中的一般性文件資料，保管期限為20年。（三）保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)工程檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案實(shí)體的安全和完整。發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。同時(shí)，應(yīng)做好檔案庫(kù)房的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，確保檔案安全。七、工程檔案利用與借閱（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門(mén)因工程建設(shè)、運(yùn)營(yíng)管理、維護(hù)維修、項(xiàng)目決策等工作需要，可以查閱、利用工程檔案。外部單位因工作需要查閱工程檔案的，應(yīng)按照國(guó)家和地方有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱流程1.公司內(nèi)部人員借閱工程檔案，應(yīng)填寫(xiě)《工程檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱時(shí)間等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門(mén)審核。2.檔案管理部門(mén)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合借閱條件的，予以批準(zhǔn)，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理申請(qǐng)手續(xù)。3.外部單位借閱工程檔案，應(yīng)提交單位介紹信、查閱人身份證明等相關(guān)材料，并填寫(xiě)《工程檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的、查閱時(shí)間等內(nèi)容。檔案管理部門(mén)審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定收取查閱費(fèi)用。查閱人應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。（三）利用要求1.借閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)工程檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記或損壞。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)。2.借閱人不得擅自將工程檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。如需在公司內(nèi)部使用，應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)工程檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案的利用頻率和需求，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。八、工程檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則工程檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織公司成立工程檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)、項(xiàng)目部門(mén)、技術(shù)部門(mén)等相關(guān)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期的工程檔案進(jìn)行鑒定，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的保管期限是否已滿。2.檔案的內(nèi)容是否已失去保存價(jià)值。3.檔案的完整性和準(zhǔn)確性是否符合要求。（四）銷(xiāo)毀程序1.鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的工程檔案進(jìn)行逐一審