PAGE公司檔案管理制度細則.一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度細則。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)、子公司的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.分類管理原則：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進行分類，便于檔案的整理、保管和利用。3.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密，嚴格遵守國家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)。4.方便利用原則：以服務(wù)公司各項工作為宗旨，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司決策、業(yè)務(wù)開展等提供及時有效的支持。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門公司綜合管理部門設(shè)立檔案管理崗位，配備專職檔案管理人員，負責公司檔案的日常管理工作。（二）各部門兼職檔案員各部門指定一名兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，并協(xié)助檔案管理部門開展相關(guān)工作。（三）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定和完善公司檔案管理的各項規(guī)章制度。2.負責公司各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門兼職檔案員的工作，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動。4.負責檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。5.定期對公司檔案管理工作進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施。6.負責公司檔案的安全管理，確保檔案的實體安全和信息安全。（四）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理和分類工作，確保檔案的齊全、完整和準確。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的檔案信息和服務(wù)。4.負責本部門檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。5.及時向檔案管理部門反饋本部門檔案管理工作中存在的問題和建議。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司行政文件、會議紀要、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、證照印章等。2.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、工會工作、共青團工作等方面的文件和資料。3.經(jīng)營管理類：涵蓋公司經(jīng)營戰(zhàn)略、市場營銷、財務(wù)管理、人力資源管理、風險管理等方面的文件。4.生產(chǎn)技術(shù)類：涉及公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制、設(shè)備管理等方面的技術(shù)文件和資料。5.市場營銷類：包括市場調(diào)研、銷售合同、客戶信息、廣告宣傳等方面的文件。6.財務(wù)管理類：包含會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)資料等財務(wù)檔案。7.人力資源類：如員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利、勞動合同等方面的文件。8.法務(wù)合規(guī)類：涉及公司法律事務(wù)、合規(guī)管理、訴訟仲裁等方面的文件和資料。9.項目管理類：針對公司各類項目的立項、規(guī)劃、實施、驗收等過程中形成的文件。10.其他類：不屬于上述各類的其他檔案。（二）編號規(guī)則檔案編號采用“大類代碼+年度+流水號”的方式，具體如下：1.大類代碼：用兩位數(shù)字表示，對應(yīng)上述十大類檔案的類別編號，如“01”表示行政管理類。2.年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。3.流水號：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號。例如，行政管理類檔案中2023年形成的第10份文件，編號為“012023010”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的材料。2.公司對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件。3.公司員工個人在工作中形成的重要業(yè)務(wù)資料、科研成果等。4.公司獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌等實物檔案。5.其他與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的具有保存價值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時收集本部門的檔案材料，確保檔案的完整性和及時性。2.對于重要的檔案材料，應(yīng)實行“雙套制”收集，即同時收集紙質(zhì)檔案和電子檔案。3.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行分類。2.組卷：將同一類別的檔案按照一定的原則和方法組成案卷，一般以問題、時間、名稱等為組卷依據(jù)。3.編目：對每一卷檔案進行編號、編頁、填寫卷內(nèi)目錄、備考表等，形成完整的案卷目錄。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保整齊、牢固。5.裝盒：將裝訂好的案卷裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫相關(guān)信息。五、檔案的保管（一）保管場所公司設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的完整和安全。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。5.嚴格遵守檔案庫房的管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入檔案庫房。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行集中存儲和管理。2.定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。3.對電子檔案的存儲環(huán)境進行監(jiān)控，確保電子檔案的安全。4.按照電子檔案的保管期限，定期對電子檔案進行鑒定和銷毀。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，定期對檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每一份檔案進行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，判斷其保存價值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進行比較，分析其重要性和獨特性，確定其保存價值。（四）保管期限劃分公司檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種：1.永久：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期：凡是反映公司短期工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年至15年。（五）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行審核，提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊存檔。七、檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱公司檔案。外部單位因工作需要查閱公司檔案的，須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準，并辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件供其查閱。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.利用者應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等。2.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出公司。3.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的程序進行復(fù)制。4.利用者查閱、借閱檔案后，應(yīng)及時歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立完善的公司檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對紙質(zhì)檔案進行掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理：對掃描圖像進行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的相關(guān)信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)準確無誤。4.掛接存儲：將數(shù)字化檔案與對應(yīng)的電子目錄進行掛接，并存儲在檔案服務(wù)器上。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實現(xiàn)檔案信息的快速錄入和修改，支持批量錄入和導(dǎo)入功能。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、類別、時間等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理：記錄檔案的借閱情況，包括借閱人、借閱時間、歸還時間等，實現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。5.統(tǒng)計分析：對檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）安全管理1.建立檔案信息化安全管理制度，加強對檔案信息化系統(tǒng)的安全防護，防止數(shù)據(jù)泄露、丟